En la era digital, las infraestructuras IT son esenciales para mantener la competitividad y el funcionamiento de cualquier organización. Al igual que el sistema circulatorio mantiene con vida al cuerpo humano, las redes, servidores y sistemas IT son los que permiten el correcto funcionamiento de las empresas. Cuando una infraestructura falla debido a una gestión ineficiente o a una documentación deficiente, las consecuencias pueden ser graves: desde importantes pérdidas financieras y riesgos de seguridad, hasta interrupciones operativas que van más allá de un simple tiempo perdido, afectando directamente la continuidad del negocio.
FNT Software, líder en soluciones de gestión de infraestructuras IT, ha recopilado y analizado cuatro casos reales que muestran los peligros asociados a una documentación inadecuada de los sistemas IT, y cómo esta podría evitar consecuencias catastróficas.
Caso 1: Sobrecarga del sistema y un incendio evitable
En uno de los incidentes más graves abordados por FNT Software, un centro de datos sufrió un incendio debido a la sobrecarga de las regletas eléctricas. Tras la investigación, se determinó que la sobrecarga no se detectó a tiempo por falta de documentación precisa sobre el consumo energético y las conexiones eléctricas. La carencia de esta información impidió que los responsables tomaran medidas preventivas, lo que resultó en daños valorados en cientos de miles de euros.
Caso 2: El alto coste de servidores desconectados
En un fabricante de automóviles, el equipo de FNT Software descubrió que varios servidores estuvieron operando sin conexión a la red durante cinco años, consumiendo recursos sin aportar valor alguno. Este error resultó en un desperdicio de 5.000 euros anuales solo en consumo de electricidad, sin contar los costes adicionales asociados al espacio y refrigeración. Este desperdicio podría haberse evitado con una documentación adecuada que detallara el estado y utilidad de cada servidor.
Caso 3: Equipos olvidados: 25.000 euros tirados al sótano
Durante una auditoría de infraestructura IT, FNT Software encontró una impresora Plotter valorada en 25.000 euros abandonada en un sótano sin ser utilizada ni documentada en el inventario oficial de la empresa. Este equipo de alto coste quedó en desuso durante años debido a la falta de documentación. En el peor de los casos, en estas situaciones, hay que comprar un nuevo aparato para sustituir al que falta por lo que mantener un registro actualizado de la ubicación y estado de los activos tecnológicos puede ahorrar tiempo y dinero.
Caso 4: Dependencia de empleados clave: el riesgo del «monopolio del conocimiento»
Un problema común en muchas organizaciones es la excesiva dependencia de ciertos empleados que son los únicos con un conocimiento profundo y específico sobre la infraestructura IT de la organización. Estos empleados clave a menudo son los únicos que saben cómo funcionan ciertos sistemas críticos o dónde están ubicados los recursos tecnológicos esenciales. La falta de documentación centralizada puede paralizar las operaciones cuando estos empleados están ausentes o en situaciones de emergencia, generando un «monopolio del conocimiento» que pone en riesgo la continuidad del negocio.
«Estos casos reales muestran que una correcta documentación de las infraestructuras IT no solo previene desastres, sino que optimiza el rendimiento y la eficiencia de la empresa. La transparencia y el control sobre los sistemas tecnológicos son fundamentales para tomar decisiones informadas, optimizar recursos y evitar errores costosos. Las empresas que descuidan este aspecto están abriendo la puerta a riesgos que podrían haberse evitado fácilmente», afirma Stefan Kühn, experto tecnológico de FNT Software en España.
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