La comunicación interna es esencial para que la compañía comparta la misma misión, visión, valores y objetivos. Además, se trata de un aspecto clave para poder crear un buen clima laboral y evitar malentendidos en la compañía y pérdida de talentos.
La teoría parece muy clara, pero ¿la práctica? En este artículo te damos las claves para crear un plan de comunicación interna paso a paso. Porque un diálogo es cosa de dos y, por tanto, el rol de la empresa es crucial para esta acción comunicativa.
Comunicación interna: definición
La comunicación interna responde al conjunto de acciones comunicativas que se realizan entre los distintos trabajadores de una empresa. De esta forma, se incentiva la verticalidad entre superiores y subalternos, impulsando la creatividad y el intercambio de ideas.
La comunicación interna es el medio más eficaz para conseguir una cohesión de grupo y, por ende, que todos los trabajadores desempeñen sus tareas al unísono.
¿Qué es un plan de comunicación interna?
Un plan de comunicación interna es una herramienta estratégica fundamental para cualquier organización, enfocada en estructurar cómo y de qué manera se llevará a cabo la comunicación interna. Este plan implica definir claramente los objetivos, estrategias, y métricas necesarias para alinear las expectativas y metas de los empleados con las de la empresa.
La importancia de un plan de comunicación interna radica en su capacidad para mejorar la gestión organizacional y proporcionar una guía coherente para todas las acciones que buscan optimizar la comunicación dentro de la empresa.
Las fases clave de un plan de comunicación interna incluyen:
- Evaluación de la situación actual: Analizar las prácticas de comunicación existentes en la empresa y determinar áreas de mejora.
- Definición de objetivos organizacionales: Establecer metas claras y específicas que la comunicación interna debe ayudar a alcanzar.
- Identificación del público objetivo: Comprender a quién va dirigido el plan y cómo puede afectar a diferentes grupos dentro de la empresa.
- Desarrollo de estrategias y acciones: Planificar las acciones específicas y las estrategias de comunicación para alcanzar los objetivos propuestos.
- Implementación del plan: Poner en práctica las estrategias y acciones definidas dentro de la organización.
- Evaluación y seguimiento: Medir la efectividad del plan a lo largo del tiempo y realizar ajustes según sea necesario.
Un plan de comunicación interna efectivo debe ser coherente con la estrategia general y reflejar los valores de la empresa. Puede ser diseñado para atender necesidades específicas en un momento dado o integrarse como un componente esencial en el plan de negocio de la compañía. Además, recoger y analizar las opiniones de los empleados es un aspecto crucial para garantizar que el plan sea relevante y efectivo.
La importancia de un buen plan de comunicación interna
Sentirse parte de un ‘todo’ es fundamental para cualquier trabajador. Ese sentimiento de pertenencia favorece la productividad, ya que el empleado realiza su labor con motivación e interés.
De este modo, instaurar un plan en el que marcar los objetivos y la estrategia de comunicación corporativa interna se vuelve imprescindible. En los planes de comunicación interna se establecen los fines colectivos de la empresa.
Un plan de comunicación interna es una herramienta corporativa muy importante. Sin una comunicación interna cuidada, el rendimiento de los trabajadores es peor. No hay ningún tipo de compromiso y no se recibe ‘feedback’ sobre su trabajo.
Por consiguiente, es necesario por parte de la organización emplear las herramientas comunicativas idóneas para mejorar la comunicación interna como:
- Intranet: pilar fundamental para alcanzar los objetivos de la comunicación interna de una organización, actuando como un centro de información accesible para todos los empleados de la empresa. Es el lugar ideal para compartir noticias corporativas, recursos y actualizaciones de valor, siendo parte integral de un buen plan de comunicación interna.
- Blog corporativo: no solo fomenta la comunicación empresarial, sino que también ofrece un espacio para destacar historias, logros y perspectivas únicas de la organización. Permite una comunicación bidireccional, donde los empleados pueden interactuar y compartir sus ideas, contribuyendo activamente al plan de comunicación.
- Buzón de sugerencias: es una táctica excelente para promover la comunicación informal y constructiva. Anima a los empleados a compartir sus ideas y retroalimentación de manera anónima, asegurando que todos los miembros sientan que su voz es escuchada y valorada como parte del plan de comunicación.
- Newsletter: es una herramienta eficaz para mantener a todos informados sobre los desarrollos recientes y los próximos eventos. Refleja los objetivos de la comunicación interna de una organización, consolidando la información clave en un formato fácil de leer y distribuir.
- Eventos fuera de la oficina: organizar eventos fuera de la oficina es una estrategia fantástica para fortalecer lazos entre los empleados y mejorar la cohesión del equipo. Estos eventos, que deben ser considerados como una extensión del plan de comunicación interna, ofrecen una oportunidad única para la interacción personal y la construcción de una comunidad empresarial más fuerte.
- Formación: es crucial para asegurar que todos los empleados estén al tanto de las mejores prácticas de comunicación interna y externa. Proporciona las habilidades y el conocimiento necesarios para participar efectivamente en la comunicación empresarial, siendo un componente esencial de un buen plan.
Y, por supuesto, crear un plan de comunicación interna.
5 pasos para elaborar un plan de comunicación interna para tu empresa
Si te preguntas cómo elaborar un plan de comunicación interna paso a paso, aquí te contamos un ejemplo paso a paso:
1. Analiza la situación actual
Diagnóstico colaborativo: Comienza con una reunión inclusiva donde cada departamento exprese sus necesidades y percepciones actuales de la comunicación interna. Utiliza herramientas como encuestas laborales para saber en qué punto se encuentra tu empresa y obtener una visión completa de las fortalezas y áreas de mejora.
Auditoría externa: Contrata a expertos para realizar un análisis objetivo. Esto ayuda a identificar brechas y oportunidades desde una perspectiva externa, brindando una visión imparcial y profesional.
2. Establece objetivos reales
Identificación de metas específicas: Una vez obtenida la información, debes saber cómo se va a implantar. Es decir, con qué cometido vamos a llevar a cabo el plan de comunicación interna de la empresa. Para ello, es interesante responder a cuestiones como “¿cómo mejorarían los resultados?” o “¿necesitamos eliminar reuniones semanales?”. Debemos ser capaces de establecer metas claras y medibles.
Transparencia y compromiso: Debemos asegurarnos de que todos los niveles de la organización entiendan y se comprometan con los objetivos. La claridad en los objetivos contribuye a una mayor alineación y compromiso del equipo. Se comunicarán los objetivos establecidos al equipo humano, con el propósito de ofrecer toda la información necesaria y que ellos sean conscientes de todo el proceso.
Porque, si algo caracteriza a la comunicación interna de una empresa, es su transparencia.
3. Planifica tu estrategia
Una vez realizado el análisis de la compañía, y determinados los objetivos que esta quiere alcanzar, debemos pensar cómo vamos a conseguirlo: qué estrategia seguiremos y las acciones concretas que llevaremos a cabo para ello.
Además, habrá que planificar los canales: ¿a través de qué herramientas vamos a desplegar el plan de comunicación? En este apartado es fundamental hacer uso de los nuevos canales de comunicación interna.
Antes ya te hemos dado alguna pista sobre ello. Incidir en el uso de las nuevas tecnologías porque sí: son sinónimo de progreso.
Por consiguiente, emplear un software especializado en Recursos Humanos que facilite la implantación del plan de comunicación interna es una opción muy interesante.
4. Puesta en marcha
¡Manos a la obra! Con todo lo anterior puesto sobre la mesa, es hora de llevar a cabo el plan con las acciones pertinentes.
Lanzamiento y adaptación: Implementa el plan comunicándolo de manera integral a toda la organización. Prepárate para ajustar y adaptar el plan basándote en la respuesta inicial y la receptividad del equipo.
De nuevo, cabe subrayar la importancia de la comunicación. Una vez que se implante el plan de comunicación interna, es importante informar a todos los trabajadores con el objeto de que lo lleven a cabo.
Capacitación y apoyo: Proporciona formación y recursos necesarios para facilitar la adopción de nuevas prácticas y herramientas de comunicación.
5. Monitorización y seguimiento
Por último, con el fin de garantizar su funcionamiento, se recomienda llevar adelante una evaluación. Tan importante es planificar el plan de comunicación y llevarlo a cabo, como analizar sus resultados. Saber si se están cumpliendo los objetivos y, por tanto, si hay que realizar o no modificaciones.
Confiar en profesionales para realizar un plan de comunicación interna es un éxito asegurado. Del mismo modo que utilizar la tecnología más de vanguardia para su implantación. En Endalia disponemos del software más avanzado en Recursos Humanos.
Estrategias de comunicación interna
Para complementar la estructura de un plan de comunicación interna, es crucial incorporar estrategias específicas que potencien su efectividad. Estas estrategias deben alinearse con los objetivos y la cultura de la empresa, garantizando una comunicación eficiente y constructiva entre todos los niveles de la organización.
1. Personalización de la comunicación
Identificación del perfil de los colaboradores: Entender las características únicas de cada miembro del equipo para adaptar la comunicación a sus necesidades y preferencias.
2. Diversificación de canales
Uso de múltiples plataformas: Incorporar una variedad de canales como las mencionadas intranets y newsletters, o reuniones virtuales y tablones de anuncios para garantizar que la información llegue a todos.
3. Creación de eventos y reconocimientos
Eventos periódicos y reconocimiento del Trabajo: Organizar eventos regulares para fomentar la integración y reconocer públicamente los logros del equipo.
4. Integración y participación
Dinámicas de integración y participación en proyectos con propósito: Involucrar a los empleados en actividades y proyectos que reflejen los valores y objetivos de la empresa.
5. Ambiente lúdico y capacitación
Implementación de juegos y planes de capacitación: Fomentar un ambiente lúdico y ofrecer formación continua para el desarrollo de habilidades y conocimientos.
6. Evaluación y retroalimentación
Comprobación de la efectividad de los mensajes y evaluaciones proactivas: Asegurarse de que la comunicación es clara y efectiva, y aplicar métodos de feedback para mejorar continuamente.
7. Fomento de la cultura corporativa
Difusión de la cultura y el proyecto de la empresa: Reforzar constantemente los valores y la misión de la empresa para fortalecer el sentido de pertenencia y compromiso.
8. Gestión de crisis y formación en comunicación
Establecimiento de protocolos de crisis y capacitación en comunicación: Preparar al equipo para manejar situaciones adversas y mejorar sus habilidades comunicativas.
9. Digitalización y tecnología
Impulso a la digitalización: Adoptar herramientas tecnológicas avanzadas para facilitar y modernizar la comunicación interna.
Implementando estas estrategias, tu empresa podrá no solo tener un plan de comunicación interna robusto, sino también garantizar su efectividad y adaptabilidad a las cambiantes necesidades del entorno laboral. Estas acciones contribuyen a crear un ambiente de trabajo más integrado, motivado y eficiente, donde la comunicación se convierte en un pilar clave para el éxito organizacional.
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