Son muchas las empresas que están preocupadas por la formación de los mandos a la hora de que estos aporten Feedback Constructivo a sus equipos de trabajo.
Hay que tener en cuenta que es uno de los aspectos fundamentales para generar mayor compromiso de las personas de la organización y para ello hay que hacerlo de una forma abierta y sencilla, pero con una buena preparación.
En la misma índole, ayuda a identificar puntos ciegos y áreas de mejora, así como reconocer el trabajo y desempeño óptimo de los colaboradores.
Pero no nos engañemos, dar feedback a compañeros y compañeras de trabajo no resulta fácil si no nos hemos entrenado para dicha situación y somos conscientes de la importancia del mismo.
¿Por qué es tan importante el feedback constructivo?
El Feedback Constructivo es fundamental para ayudar a tus equipos a desarrollarse dentro de la empresa con el fin de mejorar tanto el desempeño como la satisfacción de las personas que conforman tu equipo de trabajo.
En muchas ocasiones se ha visto el feedback como el momento en que se dicen las cosas buenas y malas a corregir, en ocasiones el estereotipo de decir las cosas malas ha imperado en exceso.
Pero es mucho más que eso, ya que el momento de dar feedback es un encuentro para dar oportunidades, herramientas y recursos para mejorar, no solo destacar los aspectos positivos y negativos, sino ir un poco más allá brindando a las personas carreras profesionales que satisfagan sus expectativas y vayan alineadas con los objetivos de la organización.
El problema es que dar un feedback constructivo en muchas ocasiones no es bien recibido porque no se ha solicitado.
Por lo que la forma de darlo, las palabras a utilizar, así como la puesta en escena son aspectos fundamentales para romper con las resistencias de algunas personas.
Por tanto nos encontramos con dos retos diferenciales: el manager que debe entrenar para dar ese feedback y con el evaluado y/o valorado rompiendo los estereotipos negativos con respecto a estos encuentros.
Me he encontrado en muchas ocasiones con evaluados que dicen frases como: “es un mero trámite para conseguir el bonus” o “en realidad ya sé lo que me va a decir” o otra como “no sirve para nada, al final no dejamos nada en claro”.
¿Qué beneficios aporta a las personas?
El hecho de generar el Feedback Constructivo como un hábito dentro de la empresa tiene beneficios importantes sobre las personas como pueden ser:
- Ayuda a entender cuáles son las expectativas en el puesto de trabajo.
- Destacar las zonas ciegas y las potencialidades de las personas.
- Brinda la posibilidad de aumentar la autoestima y autoconcepto de las personas que reciben el feedback.
- Te ayuda a ti como manager, a reflexionar sobre las personas que tienes a tu cargo y a tomarte un tiempo para pensar en el desarrollo de los mismos.
El Feedback Constructivo y continuado en la empresa aumenta la satisfacción de los empleados y empleadas, incrementa la creación de ambientes laborales positivos y mejora la eficiencia y productividad de las personas en el puesto de trabajo, mejorando las relaciones interpersonales entre supervisor/jefe y personas al cargo.
¿Qué tipos de feedback podemos ofrecer?
Aun así, a la hora de dar feedback constructivo, no debes olvidar que hay varios tipos de feedback:
Feedback positivo: Es un tipo de feedback que se concentra en las fortalezas, talentos y logros de los empleados.
Dar feedback positivo es la mejor forma de reconocer aspectos como el esfuerzo, la buena actitud o el gran liderazgo a los colaboradores.
Es el momento de mirar también hacia el futuro y analizar sus aspiraciones profesionales y el potencial que tiene la persona.
El feedback negativo: tiene como foco principal las áreas de mejora y los errores cometidos, expuestos de alguna forma por un mal rendimiento por parte del colaborador.
Debemos tener mucha tolerancia al error, pero poco con la actitud y el compromiso, pues estás determinarán en gran medida el desempeño de la persona.
¿Por dónde empiezo a ofrecer feedback constructivo?
Independientemente del feedback, es imprescindible que seamos conscientes que es un momento complicado y que requiere de un enfoque cuidadoso y muy bien planificado.
La improvisación no está invitada en estos momentos, pues como hemos dicho anteriormente es tiempo para reflexionar y pensar conjuntamente sobre el futuro de las personas en la empresa.
Para asegurar que el feedback es útil, prestemos atención a estos puntos que te servirán de guía:
1. Prepara el feedback:
¿Conoces en profundidad el desempeño de la persona a la cual le vas a dar feedback?
Antes de dar el feedback constructivo, asegúrate de estar bien informado acerca del desempeño del empleado. Revisa su trabajo, sus objetivos y las expectativas marcadas.
También es importante que tengas claro lo que quieres decirle al empleado y cómo lo vas a decir. Lee con atención a los acuerdos que llegaste en la última evaluación para saber el cumplimiento de los mismos o en qué porcentaje se han cumplido.
2. Busca un buen momento:
Es importante elegir un lugar y momento adecuado para dar feedback constructivo.
Cítalo con antelación y explícale para que es la reunión.
Busca un espacio privado y tranquilo donde podáis hablar sin interrupciones. Encuentra un momento en que tanto tú como el empleado estéis relajados y tengáis tiempo suficiente para hablar.
Evita dar feedback en momentos de estrés o prisa, ya que esto puede aumentar la tensión y generar una respuesta negativa. Es un momento para los dos y así planificar de forma conjunta un plan de desarrollo.
3. Empieza con lo positivo:
Comienza por resaltar los logros, habilidades y aspectos positivos del desempeño del empleado.
Esto establecerá un tono positivo y mejorará la disposición del empleado para escuchar un feedback más crítico. En todo momento utiliza la asertividad y no hagas juicios de valor que no te llevarán a ningún sitio.
Por supuesto, no hagas comparaciones ni hables en tercera persona, esto de nuevo confundirá y la persona podrá responderte de forma poco asertiva.
4. Describe el comportamiento específico:
Explica el comportamiento o la situación en cuestión. Describe la situación de manera clara y objetiva, y evita hacer juicios de valor o suposiciones. En lugar de decir “tu trabajo no es lo suficientemente bueno”, por ejemplo, es mejor decir “tu trabajo en este proyecto concreto no cumplió con los objetivos que se establecieron”.
Evita en todo momento percepciones subjetivas que puedan generar malos entendidos. Debes abandonar el concepto de castigo y acoger el concepto de ayuda y guía. Pregúntale qué ocurrió, por qué cree que sucedió, y sobre todo en qué se le puede ayudar para mejorar.
5. Usa un tono constructivo:
A la hora de dar feedback constructivo es muy probable que el empleado no lo acoja de la forma que esperas. Es importante recalcar que no es una crítica personal, sino una oportunidad para ayudar al empleado a mejorar su desempeño. Usa un tono constructivo, enfocado en el comportamiento y no en la persona.
6. Escucha lo que el empleado tenga que decir:
La escucha es una de las mejores herramientas que puedes poner en marcha para dar un feedback constructivo.
Escucha la respuesta del empleado y trata de entender su punto de vista. Es posible que el empleado tenga una explicación para su comportamiento que cambie el rumbo de la conversación.
Escúchala con atención y trata de entender su perspectiva. Utiliza el método socrático de preguntas para que la persona tenga la confianza de poder hablar sin tapujos y de esta forma se le podrá ayudar de la mejor manera posible.
7. Ofrece sugerencias de mejora:
Una parte importante a la hora de dar feedback constructivo es orientar a los empleados en cómo resolver esa situación. Puedes, por ejemplo, hacer un plan de acción con el empleado.
Establece objetivos claros y realistas, y define un plazo para su cumplimiento. Asegúrate de que el empleado entienda lo que se espera y que sepa cómo lograrlo.
8. Haz seguimiento:
Después de dar feedback, es importante hacer seguimiento del progreso del empleado. Agenda reuniones periódicas para revisar los objetivos establecidos y el progreso del empleado.
También puedes organizar reuniones “one to one” para hablar de cómo se siente desde que se implementaron los cambios. Reconoce los logros y brinda apoyo en caso de ser necesario.
Más allá de este paso a paso, para dar un feedback constructivo que realmente sea significativo tienes que asegurarte de que esas sugerencias van a ayudar a mejorar la productividad del empleado y el equipo.
Para lograrlo, de lo más importante es ser específico, claro y dar las razones por las cuales esa acción debería mejorar.
El feedback se debe convertir en un hábito cotidiano como puede ser el comer, el tomar un café de buena mañana, etc. Para ello debes prestar atención a determinados comportamientos de las personas y dejar claro las reglas del juego del trabajo.
Frases como “siempre llegas tarde”, no ayudan a obtener un cambio de comportamiento. Mejor si decimos, “he observado que los miércoles y jueves siempre te retrasas. ¿Te puedo ayudar en algo?”. El fondo de la cuestión es el mismo, pero existen claros matices.
No es necesario esperarte a la evaluación del desempeño para poder ofrecer feedback continuo. En el momento que tengas que reconocer una labor, hazlo, no lo dudes.
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