Las videoconferencias son un elemento indispensable para realizar reuniones profesionales. No en vano, acercan distancias y permiten ahorrar tiempo y dinero. Le explicamos qué debe tener en cuenta para prepararlas correctamente.
Videoconferencias: cómo prepararlas correctamente
Hacer videoconferencias en el trabajo se ha generalizado. Primero, por la dimensión global de las empresas, incluso PYMES. En segundo lugar, porque eventos como la pandemia de 2020 favorecieron el teletrabajo. Y, también, porque, en aras de la conciliación, muchas compañías ofrecen la posibilidad de teletrabajar, total o parcialmente.
Eso sí, las videoconferencias, cuando se plantean, deben cumplir unos requisitos. No en vano, su imagen, o la de tu compañía, está en juego. Tengamos presente que la imagen que se proyecta, no solo la nuestra, es un reflejo hacia afuera de lo que se puede esperar. Estos son los principales elementos a incluir, teniendo en cuenta el tamaño del espacio para mejorar la experiencia:
- Características de la sala para videoconferencias
Cuando hablamos de la sala para videoconferencias, nos referimos al espacio físico, pero también al tipo de sala que permitirá tu software. Como principio general, se debe permitir un espacio mínimo de un metro entre el respaldo del asiento y la pared; se puede incluir el fondo de la estancia o, si desea más privacidad, configurar un fondo “ad hoc” distinto. La mayoría del software de videoconferencia contempla esta opción.
Asimismo, el tamaño, para equipar su sala, tiene importancia, y mucha. Por ejemplo, hay la sala individual (Huddle Room) concebida para un máximo de 3 personas; la sala pequeña, hasta 12 personas, que es la que se utiliza en el 75
% de los casos; la sala mediana está concebida para hasta 12 personas con micrófonos configurados y, finalmente, la sala grande, para más de 20 personas y con más de 20 metros cuadrados.
En definitiva, elegir el espacio adecuadamente es clave para sacar el máximo partido a tus infraestructuras. Y se podrá encontrar la solución adecuada.
1.Soluciones audiovisuales
Elegir el software de videoconferencia es clave a la hora de trabajar con credibilidad. Más allá de programas como Skype o Streamyard, la mayoría de las empresas utilizan soluciones profesionales como Microsoft Teams o Zoom que pueden eliminar interferencias y mejorar el sonido y la resolución de la imagen.
Sin embargo, con el software de Onedirect se va un paso más allá. Es posible hacer reuniones, pero, también, planificar los horarios en las salas virtuales disponibles, orientar a la plantilla y ofrecer diversas salas supervisadas. En definitiva, cuenta con numerosas soluciones audiovisuales profesionales para que el teletrabajo sea sencillo.
2.Hardware y sistemas de videoconferencia
Con independencia del software que elija, es necesario contar con un hardware de buena calidad. Y, a ser posible, que lo pueda utilizar en numerosos contextos distintos. Existen varios sistemas de videoconferencia.
En primer lugar, y obviamente, se necesitan webcams de alta definición. Por otra parte, en muchos casos también es necesario un micrófono externo con altavoz, si se quiere lograr un mejor sonido. En algunos casos, unos auriculares específicos para mejorar la escucha. Y, finalmente, una tableta puede ser ideal para conectarla a una webcam y mantener reuniones en distintos lugares.
Recomendamos que compruebe si estos dispositivos son compatibles con software de reunión como Microsoft Teams o Zoom. Más allá de lo que pueda utilizar en su compañía, son programas de uso recurrente.
Por lo tanto, sea usted profesional o particular, empresa o autónomo, le interesa tener estas partes definidas. Si cuenta con un espacio bien acondicionado, el software necesario y hardware de calidad, conseguirá un buen resultado con sus videoconferencias. ¡Le animamos a pedir asesoramiento profesional!
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