Viajar, en general, supone una infinidad de elementos a tener en cuenta: tiempo, ubicación, documentación, escalas, dispositivos tecnológicos… pero si además le añadimos el sufijo trabajo, viaje de trabajo, los elementos a tener en cuenta se magnifican, hasta tal punto que puede convertirse en una actividad molesta. Por ello, es de especial importancia, dominar todos los factores en este juego con tal de viajar de forma tranquila, ordenada y sin necesidad de estresarse.
Conscientes de todo ello, los expertos de BizAway, scaleup especializada en viajes de negocios, te proponen su decálogo de consejos para Corporate Travelers.
Gracias a su experiencia y trato con viajeros de negocios a diario, la compañía ha logrado definir en diez puntos todos aquellos consejos y trucos que te ayudarán en tu viaje de negocio, prestando atención a cada pequeño detalle para hacer de tu traslado, estancia y compromisos empresariales, una tarea sin demasiada complejidad:
- Sigue la política de viajes de tu empresa: los protocolos empresariales son fundamentales en las grandes compañías, pero también las más pequeñas que buscan crear estructura y cultura corporativa. Por ello, es primordial que previamente a la organización de cualquier viaje de negocios, debes cerciorarte de leer y comprender tu política de viajes. En la política de viajes encontrarás la información necesaria para saber dónde reservar, a quién solicitar la aprobación del viaje, cómo funcionan los pagos y los reembolsos. Todos estos detalles son imprescindibles con tal de asegurar cumplir los timings de la agenda durante el viaje de negocios.
- El protocolo del business: el formalismo en el sector de los negocios es muy importante con tal de evitar costumbres que no se asocien en otros países, y que en consecuencia puedan desencadenar situaciones incómodas y poco protocolarias que afecten a la reunión y se trasladen a un nivel personal. Por ello, informarse al respecto y respetar las tradiciones y culturas locales del país al que se viaja, es un aspecto esencial. El trabajo previo de documentación debe ser un paso ineludible ante cualquier traslado corporativo.
- Botiquín de primeros auxilios: aunque pueda parecer un elemento innecesario, lo cierto es que puede suponer un auténtico salvavidas en cualquier circunstancia. Más allá de sus funciones básicas en la salud personal, lo cierto es que, con el foco puesto en la actividad empresarial, el botiquín puede ayudarnos ante una situación donde sangremos y manchemos nuestro atuendo, o bien debamos colocar una tirita para evitar una rozadura de zapatos. Como vemos, el botiquín no debe usarse solamente en situaciones de extrema urgencia, sino que con acciones cotidianas puede sernos de gran ayuda, con tal de evitar incomodidades.
- Lleva ropa elegante y a la vez cómoda: llevar en la maleta un conjunto de ropa elegante y otro de ropa casual es sustancial por si surge algún imprevisto: puede que tengas que ir elegante para una reunión importante e informal para una cena. Además, hay que tener en cuenta que si se trata de un viaje de muchas horas, combinar el estilo cómodo, pero ejecutivo es fundamental para estas situaciones, ya que no se debe olvidar que aunque viajemos, trabajamos.
- Programa de fidelidad: si eres miembro de un programa de fidelización, no olvides comprobar si dispones de alguna ventaja que te permita mejorar tu viaje. Especialmente para los viajeros de negocios, se ofrecen múltiples acciones que facilitan el viaje. Por ello, la recomendación del equipo de BizAway es que si aún no formas parte del programa de fidelidad, apúntate para acumular puntos y aprovechar todas las ofertas.
- Banco de energía y carga de dispositivos: asegúrate siempre de tener cargados todos los dispositivos que necesites mientras viajas, de este modo podrás aprovechar cualquier tiempo y traslado para ir avanzando o preparando el trabajo de la reunión. Además, un gadget que recomendamos y mucho, es contar con bancos de energía para llevar contigo, es ideal para situaciones de emergencia.
- Solicita una habitación cerca del ascensor: la regla no escrita es que las habitaciones de los pisos más altos son menos propensas a los robos. Además de ello, te recomendamos que solicites una habitación cerca del ascensor para no tener que recorrer solo los pasillos en plena noche. También, es ideal mantener la lleva de la habitación siempre cerca para abrir con agilidad y rápidamente nuestra sala durante la noche o madrugada, evitando así tiempos solos en medio del hotel.
- Adaptadores de enchufe: no todos los países utilizan los mismos enchufes, por ello es recomendable contar con adaptadores con tal de poder cargarlos, evitando un coste extra y pérdida de tiempo.
- Guarda los recibos y comunica tus gastos: si tu empresa no dispone de un software para la gestión de gastos automatizada, como lo es BizAway, te recomendamos que guardes en una carpeta aparte los recibos y comprobantes, ya que los necesitarás más adelante para reclamar el reembolso a tu lugar de trabajo. Para mayor comodidad, también puedes hacer una foto de todas tus facturas para no arriesgarse a perderlas.
- Piensa en términos de control de seguridad: los controles son el sinónimo de desesperación para cualquier viajero, por ello, y con tal de agilizar este proceso, te recomendamos que guardes los objetos como los líquidos, los dispositivos electrónicos y los cargadores juntos para poder sacarlos rápidamente en el control de seguridad. Lo mismo ocurre con las pulseras, los relojes y los cinturones, que en algunos controles, tendrás que sacarlos de tu maleta o bolsa
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