Administrar una empresa requiere de mucho tiempo y dedicación para garantizar un correcto manejo de todos los procesos comerciales y contables. Tener un programa de gestión puede facilitar la realización de estas tareas ahorrando tiempo y mejorando la productividad general.
¿Qué es un programa de gestión y por qué lo necesitas?
Una empresa, incluso la más pequeña de las pymes está confirmada por diversas áreas como contabilidad, ventas, marketing o recursos humanos. Cada una de ellas tiene una serie de protocolos que seguir y responsabilidades que atender para que la empresa funcione correctamente.
Algunos de estos protocolos son engorrosos, toman tiempo o resultan complejos para los equipos de trabajo. Como resultado, se pueden crear retrasos en las asignaciones que lleguen a cometer errores y esto termine afectando el desempeño general.
Es por eso que muchas empresas deciden invertir en programas especializados para gestionar los distintos procesos empresariales.
Un programa de gestión es un software enfocado en la optimización de las actividades que se realizan en las distintas áreas de una empresa. Su función es proporcionar recursos avanzados que faciliten los procesos y permitan realizarlos de forma más rápida y ordenada.
Por ejemplo, en lugar de llenar formatos contables de forma manual, con un programa de gestión se pueden rellenar automáticamente ciertos datos o realizar cálculos matemáticos de forma independiente.
De esta forma, el usuario tiene que realizar menos procesos repetitivos que le tomen más tiempo del necesario.
Este mismo ejemplo se puede llevar a otros campos de la empresa. Por ejemplo, un programa de gestión del stock permite controlar mejor la mercancía que entra y sale, hacer seguimiento de las líneas de producción y procesar pedidos.
Principales ventajas de un programa de gestión frente a métodos convencionales
Muchas empresas todavía realizan todos los procesos empresariales de forma manual. Esto implica imprimir formatos, llenarlos, registrarlos y almacenarlos en carpetas o archivadores.
Este proceso no solo roba tiempo valioso, sino que implica un mayor gasto en equipos de oficina y en almacenamiento.
Además, la información que no está digitalizada puede perderse o deteriorarse con el tiempo.
Incluso las empresas que usan programas básicos para registrar sus procesos internos, como Excel, se ven muy limitadas.
Muchas veces terminan creando cientos o miles de archivos que no están respaldados y que pueden duplicarse o perderse fácilmente. Además, encontrar una información específica entre tantos archivos puede resultar agobiante.
Los programas de gestión no tienen ninguna de estas limitantes. Son capaces de llevar un mejor registro de las actividades empresariales y almacenarlas en una sola base de datos segmentada.
Los archivos de la empresa se respaldan en la nube, evitando pérdida de datos por daños en equipos locales.
Estos softwares también permiten el acceso desde cualquier dispositivo; esto significa que los trabajadores pueden acceder a los mismos datos siempre que lo requieran sin tener que enviarlos de un equipo a otro.
Sin duda, hay muchas razones para invertir en un software de gestión para pymes como el de Alegra.
Este potente programa de gestión te ayuda a optimizar tus procesos contables en minutos gracias a sus avanzadas funciones. También te permite controlar el stock de tu empresa y automatizar la emisión de facturas y cobros.
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