¿Qué es un control de accesos y por qué es importante implantarlo en las empresas?
Un control de accesos es un sistema diseñado para gestionar la entrada y salida a un determinado espacio físico, como un edificio, área o instalación. El objetivo de esta herramienta es autorizar o denegar el acceso a personas o vehículos para mejorar la seguridad y la gestión de registros. Hay varias opciones de sistemas de control de accesos, lo que brinda a cada empresa la posibilidad de encontrar la solución que se ajuste mejor a sus necesidades. La elección adecuada no solo proporciona numerosos beneficios, sino que también permite la integración con otros programas de gestión empresarial.
Implantar un control de acceso en las empresas es crucial por varias razones que contribuyen a la seguridad, eficiencia y protección de los recursos:
- Seguridad física: El control de acceso ayuda a prevenir la entrada no autorizada a las instalaciones. Por tanto, limitar el acceso solo a empleados autorizados reduce el riesgo de robo, vandalismo u otras actividades delictivas.
- Protección de información sensible: En las organizaciones hay información confidencial o datos sensibles que deben protegerse. Un sistema de control de acceso garantiza que solo personas autorizadas tengan acceso a áreas donde se maneja o almacena esta información.
- Seguridad: Garantizar que solo personas autorizadas ingresen a un edificio o área de trabajo también contribuye a la seguridad de los empleados y de la organización. Esto es especialmente importante en entornos donde hay maquinaria peligrosa, sustancias químicas u otros riesgos laborales.
- Cumplimiento normativo: En muchos sectores, existen regulaciones y normativas que requieren el control de acceso para proteger la privacidad y la seguridad. La implementación de medidas de control de acceso puede ayudar a cumplir con estas normativas y evitar posibles sanciones.
- Registro y monitorización: Los sistemas de control de acceso proporcionan registros de entrada y salida, lo que facilita el seguimiento de la actividad dentro de la empresa. En caso de incidentes, estos registros pueden ser útiles para investigaciones internas o para colaborar con autoridades externas.
- Gestión de recursos: El control de acceso también permite una gestión más eficiente de los recursos. Puede restringir el acceso a áreas específicas a ciertos empleados, lo que ayuda a evitar el uso no autorizado de equipos, materiales u otros
- Control de tiempo y asistencia: Algunos sistemas de control de acceso también pueden integrarse con sistemas de gestión de recursos humanos, facilitando el seguimiento preciso del tiempo y asistencia de los empleados.
¿Cómo implantar un control de accesos?
Desde el grupo SPEC, que pertenece a OCTIME junto con aTurnos, establece una serie de funcionalidades para establecer un control de accesos adecuado de forma rápida y sencilla. Gracias a los módulos de netTime one de SPEC permiten a las personas conectarse a aplicaciones basadas en la nube y usarlas fomentando la conectividad entre ellas a través de un sistema adaptable a cualquier requerimiento empresarial en cuanto a la gestión horaria y de accesos. Las principales funcionalidades son las siguientes:
Accesos
Consiste en gestionar los horarios o calendarios de cada empleado dependiendo del tipo de permisos que tengan. Se pueden establecer límites y restringir o asegurar ciertas zonas de accesos o permisos según la zona y trabajador. Se pueden gestionar mediante dos formas:
- Por un lector o entrada específica: configurar los permisos de accesos
- Por un horario específico: configurar los permisos de los horarios
Ficha del empleado
Consiste en establecer la puerta y el calendario de cada trabajador desde el apartado del módulo de accesos. Por cada trabajador se crea un perfil con diferentes variables dentro de cada zona u horario. Una vez creado, en la ficha del trabajador, se asigna la zona y horario a cada empleado y por qué sistema o lector puede fichar (huella o tarjeta). Ej: en una fábrica, Teresa puede acceder a la zona “almacén” los L, X y V y a la zona “muelle” los M y J.
Visor de accesos y marcajes
Controla dónde se encuentra cada trabajador en cada momento y en la zona correspondiente. En la pantalla de movimientos se muestran en detalle los marcajes realizados por el personal al acceder a las distintas zonas. Se puede establecer un límite de aforo, el tiempo máximo de permanencia permitido en una zona determinada o activar el “antipassback”. Para ello, todos los empleados deben fichar correctamente, por lo que es necesario establecer tornos de acceso para obligar al personal a fichar.
Monitor de puertas de acceso
Gracias a esta funcionalidad, el personal de seguridad podrá dar acceso o visualizar cada persona que ficha a través de pantallas. Además, en el caso de que alguna puerta se encuentre mal cerrada, se activará una alarma que avisará del problema.
¿Cómo se configura este sistema?
Gracias a las franjas de acceso autorizado se pueden asignar los permisos de paso directamente a personas o grupos de personas en función de los días, las franjas de acceso y los lectores/zonas o bien a través de perfiles de acceso.
Beneficios de tener un control de accesos implementado
A su vez, el control de accesos proporciona diversos beneficios a las empresas, entre los cuales se destacan los siguientes:
- Seguridad Reforzada: Evita la presencia de personas no autorizadas, fortaleciendo la seguridad de las instalaciones.
- Gestión en Tiempo Real: Proporciona información instantánea sobre quiénes están dentro de las instalaciones, crucial para organizar evacuaciones de emergencia de manera eficiente y saber que los trabajadores se encuentren en su zona de trabajo correspondiente en cada momento.
- Registro Preciso de Entradas y Salidas: Registra de manera exacta las entradas y salidas del personal, funcionando como un sistema efectivo para el control horario y llevando a cabo un control horario de la plantilla de empleados y visitantes.
- Control de Aforo: Facilita el control del número de personas en un lugar específico, útil para situaciones donde es necesario limitar la congregación de individuos.
¿Cómo integrar el control de accesos con la planificación de empleados?
Además, ciertos sistemas de control de acceso tienen la capacidad de conectarse con plataformas y software de recursos humanos, simplificando el proceso de la gestión de tiempos. Esta integración permite una coordinación más eficiente entre la seguridad física y la administración de recursos humanos, garantizando un seguimiento en tiempo real. La integración SPEC – aTurnos permite llevar a cabo un control de accesos adecuado a partir de una planificación de turnos y gestión horaria de los trabajadores.
En lo que respecta a la planificación, gracias a los cuadrantes de turnos de aTurnos, se pueden planificar los turnos de trabajo de cada empleado. Existen diferentes herramientas para la planificación de turnos y plantilla de empleados. Partimos de la creación de los turnos para después generar secuencias de turnos que podemos aplicar a trabajadores que llamamos patrones. La generación de estos patrones puede ser sencilla, es decir, podemos hacerla de forma manual o bien mediante la calculadora de turnos y planificación automática para generar patrones más complejos donde aseguremos una cobertura completa y obligatoria. Además, las restricciones nos permiten controlar limitaciones que tienen los trabajadores a nivel de grupo o a nivel individual para cumplir con la legislación, convenios, contratos o derechos adquiridos de los trabajadores en los distintos ámbitos de la planificación. En aTurnos contamos más de 100 restricciones parametrizables dependiendo de la función deseada. Finalmente, se pueden configurar las distintas localizaciones en un equipo que hacen referencia a los departamentos, áreas o zonas de una empresa que facilitan a los mandos agrupar los trabajadores en los cuadrantes y tablas de cobertura que ofrece el sistema. Una localización puede ser asociada al trabajador y/o a los turnos, horas y absentismos planificados en el cuadrante de trabajo por defecto. A su vez esta será la misma localización que tienen configurada en su perfil del trabajador.
La elaboración de los cuadrantes de trabajo es una tarea significativa para el equipo de Recursos Humanos, así como la gestión horaria de la plantilla. En cuanto al control horario de los trabajadores, se puede administrar el registro de la jornada laboral, gestionar calendarios, sacar reportes y estadísticas de las horas planificadas vs trabajadas, planificar incidencias o ausencias justificadas y controlar el exceso o defecto de horas de forma sencilla. Además se pueden establecer y configurar tolerancias, la duración máxima de la jornada entre un fichaje o descansos en los turnos según las necesidades del equipo de trabajo.
Para llevar el control horario de tus empleados en excel de forma sencilla, te mostramos a continuación una plantilla excel para el control de horas trabajadas básica y el registro del horario de los trabajadores. Este documento gratuito te permitirá realizar un registro diario por cada trabajador que tengas en plantilla y llevar en una plantilla el control de horas adecuado.
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