¿Cómo poner en marcha el canal de denuncias y evitar sanciones?

El pasado 13 de marzo de 2023 entró en vigor la Ley 2/2023 (más conocida como Ley de Informantes o Normativa Whistlebowing) con el objetivo de proteger a todas aquellas personas que informen sobre corrupción o fraudes en el ámbito de la empresa y la Administración pública. Para ello, y dentro del ámbito empresarial, la norma impone la obligación de implantar un sistema interno de denuncias de irregularidades a empresas con 50 o más empleados antes del 1 de diciembre de 2023, y prohíbe cualquier represalia contra los denunciantes. Ante este contexto, muchas empresas se encuentran con la delicada situación de instaurar de forma correcta y operativa este canal. Desde Woffu, empresa especializada en el control horario de los empleados, se destacan algunas recomendaciones para garantizar una correcta aplicación de esta norma en las organizaciones.

¿Qué es el canal de denuncias en una empresa?

Mediante la citada legislación, este nuevo decreto, que ya está en vigor en nuestro país, tiene la finalidad de «proteger a las personas que en un contexto laboral o profesional detecten infracciones penales o administrativas graves o muy graves».

Así pues, el canal de denuncias funciona como una herramienta que permite a empleados y proveedores informar sobre una infracción que se haya producido dentro del entorno laboral. Estas comunicaciones deben ser totalmente anónimas y confidenciales. Un gestor (aquel que se haya habilitado) será el encargado de recibir estas informaciones. La base sobre la que se rige el funcionamiento de un canal de denuncias es, sin duda alguna, la confidencialidad. Ha de ser un sistema que garantice la seguridad de las personas (denunciante y cualquiera de las mencionadas en la denuncia) y al que solo tengan acceso el gestor autorizado.

El canal de denuncias es una norma que conlleva una serie de consecuencias muy beneficiosas para la empresa. Por ejemplo, promueve un ambiente de trabajo más ético, transparente, respetuoso y facilita la detección temprana de conductas indebidas o actos ilícitos entre proveedores y empleados. Del mismo modo, hace que la organización sea un lugar seguro, fortalece la transparencia, mejora el bienestar y estimula la confianza del equipo.

Sanciones

Incumplir la ley puede acarrear sanciones para empresas y personas físicas. Estas sanciones van de 30.001 hasta 300.000 € si se trata de personas físicas y de 600.001 hasta 1.000.000 € en caso de empresas. También serán objeto de sanción todas aquellas personas que presenten denuncias falsas y habrá multas, lógicamente, si son reveladas denuncias, información y documentación confidencial.

¿Cómo implementar de forma óptima y eficiente el canal de denuncias en tu empresa? ¿Qué debemos tener en cuenta?

Algunas recomendaciones clave para garantizar una correcta aplicación son:

1. Decidir qué medio se utilizará para gestionar las denuncias: la primera decisión que hay que tomar es con qué herramienta se va a implementar el canal. Lo más recomendable es contar con un software específico o complementario que te garantice cumplir con la normativa. Desde Woffu se ha habilitado la nueva funcionalidad del canal de denuncias que permite el cumplimiento total de la normativa Whistlebowing y transformar el entorno laboral con un software anónimo y seguro.
2. Asignar un responsable para el canal de denuncias: no hace falta que sea un puesto exclusivo, porque el profesional puede desempeñar otras funciones dentro de la empresa. Esta figura debe comprometerse a gestionar la situación denunciada de forma imparcial.
3. Crear una norma que regule el canal de denuncias: es fundamental tener elaborado el procedimiento a seguir y compartirlo con el equipo, para que las personas de la empresa sepan exactamente para qué sirve el canal de denuncias. Así sabrán quiénes pueden utilizarlo, a través de qué vías, cómo deben presentarse las denuncias, qué tipo de cuestiones se pueden denunciar y cuál será el paso a paso para resolver cada situación. La ISO 37002 es el estándar internacional que regula la denuncia de irregularidades en las empresas.
4. El registro de las denuncias: es fundamental para llevar el control de todas las denuncias que se hayan realizado y, por supuesto, de la resolución y medidas. Se debe guardar el registro por un periodo de 10 años.
5. La comunicación de la existencia de un canal de denuncias: después de haber dado todos estos pasos, los empleados y proveedores tendrán que ser informados sobre la existencia del canal de denuncias, su funcionamiento y normativa.