Tal y como establece la Ley 2/2023, si tu empresa cuenta con más de 50 trabajadores y menos de 250, el próximo 1 de diciembre deberá contar con un canal de denuncias de forma obligatoria. Mientras que, en el caso de aquellas plantillas que estén compuestas por más de 250 trabajadores, el plazo máximo para implantar esta medida finalizó el pasado mes de junio.
Conscientes de que es una medida desconocida y que genera muchas dudas, en este post te vamos a contar qué es un canal de denuncias para empresas y cómo implementarlo de la forma correcta. De modo que si tienes más de 50 trabajadores, toma nota porque esta información te interesa.
¿Qué es un canal de denuncias para empresas?
El canal de denuncias para empresas es un mecanismo fundamental para prevenir delitos en las organizaciones y mejorar el clima laboral entre los trabajadores, así como para garantizar el cumplimiento de la normativa Whistleblower.
Establecido en la Ley 2/2023, todas las empresas con más de 50 trabajadores deben implementar un canal de denuncias interno de forma obligatoria, independientemente de su tipología o ámbito de actuación.
El objetivo de este canal de denuncias es que cualquier empleado, cliente o proveedor pueda denunciar una irregularidad cometida por la empresa de forma anónima, por lo que se desconocerá el origen de dicha denuncia, lo que es una tranquilidad para todas aquellas personas que quieran denunciar.
Se estima que serán más de 21.000 las pymes que deberán cumplir con esta medida antes del próximo 1 de diciembre, cuyo principal objetivo es combatir la corrupción en el mundo empresarial, fomentando la denuncia de infracciones por parte de trabajadores o personas relacionadas con la empresa, que al poder denunciar de manera anónima, evitarán consecuencias negativas como el despedido, traslado, degradación o intimidación.
Aquellas empresas que estando obligadas a implantar un canal de denuncias, no cumplan o lo hagan de manera inadecuada, podrán enfrentarse a sanciones de entre 600.000 y 1.000.000 de euros, dependiendo de si son sanciones leves, graves o muy graves.
Cómo implantar un canal de denuncias interno en tu empresa
Al implementar un canal de denuncias interno en tu empresa, lo primero es establecer los canales o vías de comunicación en los que se van a poner las denuncias, que puede ser un correo electrónico, un software interno que cuente con esta función, un número de teléfono, correo ordinario, etc.
En este sentido, hay softwares especializados en RRHH que ya cuentan con la función de canal de denuncias, como el de Sesame HR, que se ensalzan como una opción sencilla, rápida y eficaz para que cualquier persona interesada pueda denunciar, garantizando su total anonimato y discreción.
Una vez establecido el canal de comunicación, es importante seleccionar a una persona responsable del canal de denuncias, que será la encargada de diseñar el reglamento, así como el protocolo de actuación en caso de recibir una denuncia. Así mismo, esta persona también será responsable de llevar el registro de todas las denuncias recibidas, así como de las actuaciones realizadas en cada caso.
Y, por último y no menos importante, hay que destacar la obligación de informar a los empleados de la existencia de este canal de denuncias, así como de explicar su reglamento y funcionamiento, con el objetivo de que puedan conocerlo y resuelvan cualquier posible duda.
¿Es posible que el canal de denuncias los gestione una persona ajena a la empresa?
Tal y como establece el artículo 6 de la Ley de Protección del Informante, el canal de denuncias interno puede ser gestionado por una tercera persona ajena a la empresa sin ningún problema, como podría ser un despacho de abogados o una consultoría especializada.
Pero, independientemente de quién se encargue de la gestión, es fundamental garantizar la independencia, confidencialidad, protección de datos y el secreto de las comunicaciones y, en caso de que sea una persona o entidad ajena a la empresa, automáticamente, se le considerará como el encargado del tratamiento de datos personales.
Y es que, en aquellos casos de denuncias de hechos que puedan ser constitutivos de delito, si la denuncia no es anónima, es necesario cumplir con la normativa sobre protección de datos, ya que es posible transmitir datos personales tanto del denunciante como de los denunciados.
Por ello, al informar a los trabajadores acerca del funcionamiento del canal de denuncias, también hay que informar sobre el tratamiento de datos que supone la presentación de una denuncia, indicando qué personas tendrán acceso a los datos, que los datos podrán ser cedidos a la autoridad judicial correspondiente si fuera necesario, así como el plazo de conservación de los datos.
Ya lo sabes, si tu empresa tiene más de 50 trabajadores y menos de 250, antes del 1 de diciembre de 2023 deberás implantar un canal de denuncias interno, lo que te permitirá cumplir con la legalidad, evitar sanciones y ofrecer una mayor transparencia.
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