Planificando con éxito la gestión horaria

“La excelencia en la gestión de tiempos no se consigue en un proyecto de 3 meses”

Durante más de 10 años el objetivo de aTurnos y el mío personal ha sido llevar a nuestros clientes a un nuevo grado de excelencia en su gestión de tiempos. La gestión de tiempos es vital para mejorar la productividad de la empresa y la satisfacción de los trabajadores, pero puede ser un proceso complejo de implantar por diversos motivos. Algunos ejemplos de Stoppers para mejorar la gestión de tiempos son: la disponibilidad de recursos de la propia empresa al proyecto, la visión de la dirección, que no entienda el valor del tiempo de sus empleados y procesos, no agitar procesos existentes que puedan generar problemas o confrontaciones o no entender de donde se parte para fasear la implantación con un objetivo realista. En este último punto me quiero centrar para contar mi experiencia.

Las empresas, no puede pasar de planificar turnos en hoja de papel a automatizar la planificación por la producción, los pacientes o las habitaciones, hacer presupuestos por futuras planificaciones, analizar las skills de empleados y la calidad de servicio ofrecida, estimar cuándo lanzar futuras nuevas contrataciones, obtener datos de absentismos estimados y volcar los datos de variables a nómina en 6 meses. Es algo importante que el cliente entienda hasta dónde puede llegar. Es bastante común que un cliente piense que se aplican en su empresa procedimientos en la gestión de tiempos que luego no existen o no se ejecutan correctamente.

Esto implica una implantación creciente, por diferentes grados funcionales de la gestión de tiempos, adaptada a la situación de la empresa. Además, no todas las empresas quieren o pueden llegar a un nivel máximo de excelencia per se. Con toda nuestra experiencia, hemos detectado y proponemos estos niveles de excelencia en la gestión de tiempos. Es importante aclarar esto al inicio con nuestros clientes, dónde estamos y hacia dónde pueden avanzar con el uso de aTurnos en los diferentes grados o niveles funcionales:

• Grado 1. Control horario

Este nivel básico implica la definición de un horario teórico generalista para todos los trabajadores y el inicio de la recogida del inicio y fin de la jornada mediante algún dispositivo biométrico, tarjeta o en el entorno Web/App de aTurnos. No se planifica ni se tiene visión de futuro. Lo que sí podemos obtener son los conceptos variables de nómina para enviarlos de vuelta a pago.

Muchas veces, se puede acompañar por un pequeño portal de gestión de tiempos donde el trabajador puede solicitar vacaciones, absentismos o revisar su información de tiempos.

No se tiene una visión de la situación futura de forma ajustada, ni la disponibilidad real de recursos humanos que tiene la empresa, pero es una buena forma de arrancar obtener la información sobre la jornada real de los trabajadores. En este escenario cualquier acción que se realiza ya es correctiva y no existe la posibilidad de tomar decisiones de situaciones futuras porque no tengo esa información.

• Grado 2. Planificación básica

Siempre incluyendo el grado anterior. Ahora es necesario tener una visión futura de si tenemos los recursos humanos disponibles para las necesidades previamente definidas. Se planifican los turnos, horas extras, las vacaciones, los permisos y los absentismos por parte de los managers a los trabajadores. Se pueden definir patrones de turnos o estos pueden ser generados por aTurnos. Las necesidades de personal se basan en necesidades de turnos previamente definidas, por ejemplo, 3 trabajadores de mañana, 3 de tarde y 2 de noche. Los trabajadores acceden para visualizar la información de planificación, realizar cambios de turnos, apuntarse a ofertas, lanzar peticiones de permisos y vacaciones. Además, los managers planifican a los trabajadores y validan las peticiones dentro de un flujo definido, revisan las tablas de cobertura, añaden horas extras, asignan turnos en localizaciones o puestos específicos. Después, toda esta información de planificación se compara con la información del control horario de forma automática, para detectar desviaciones.   Si existe control de presencia, los trabajadores registran los marcajes y los administradores validan las desviaciones.

Es muy importante esa visión futura que tiene la planificación, para ver si se cumplen los convenios, se realizan las horas de contrato definidas y se cumple a futuro con las necesidades para el negocio. Cuando las empresas no tienen esa visión, deriva en gastos extra por mala gestión, un decremento en la calidad de servicio a los clientes y la saturación de los empleados. Permite adelantar futuros problemas que afectan a los trabajadores, a los mandos y a la cuenta de resultados.

• Grado 3. Planificación Avanzada

Ahora ya no se planifica mirando las necesidades de personal por día, ahora la planificación de los trabajadores se realiza por variables de negocio, como pueden ser clientes, facturación, tickets, etc. Estas variables las llamamos “Drivers”, son las que guían al negocio para ofrecer la mejor calidad de servicio disponible. Se consigue una estandarización en la planificación que automatiza procesos, por ejemplo, 1 trabajador cada 20 clientes en tienda. Aunque puede ser necesario definir requerimientos mínimos que pueden ser de personal por puestos específicos.

Esto ayuda a dimensionar a más largo plazo, mirando las necesidades de personal con variables de negocio estimadas y tener una mejor visión de las necesidades de personal por especialidad o puesto. Detectar tendencias de necesidades o puestos críticos es vital en muchas empresas, por ejemplo, lanzando formaciones o nuevas contrataciones.

Hacer planificaciones más ajustadas a las necesidades y establecer criterios como calidad de servicio para generar planificaciones, automatizar un proceso que es muy manual por parte de los mandos. Además de estandarizar y ofrecer criterios claros para todos sobre cómo se planifica. Antes de aplicar este grado de excelencia en la empresa, estos perfiles tan valiosos están detrás de un Excel, con un conocimiento muy concentrado en ellos. Después, en la operativa diaria, de igual manera, cualquier cambio tiene que ser mantenido por ellos de forma manual. Por ejemplo, esta tarde no puede venir un técnico comercial por motivos personales y el mando tiene que buscar quién con esa experiencia puede hacer ese turno. Todas estas situaciones del día a día que no son solo planificación a largo plazo generan una carga de trabajo para mandos intermedios.

• Grado 4. Planificación de Tareas

Este es el último paso, ahora planificamos tareas en vez de turnos. Esto implica una digitalización de los procesos de negocio con una asignación de estos procesos dentro de la disponibilidad de tiempos, se profundiza en cómo funcionan las empresas. Ya no es solo una cuestión de tiempos o turnos sino de tareas asignadas. Todas esas tareas de la operativa pasan a asignarse de forma automática o manual desde el sistema de aTurnos en un proceso validado y controlado que reduce los errores.  Por ejemplo, por esta tonelada de producción de hoy se tiene que asignar 3 horas tareas de mozo de almacén en el dock 3 del centro de Madrid.

Ya no solo se asignan turnos y horas, sino que se asignan tareas dentro de la operativa como, pedidos, vuelos, limpiar unas habitaciones, hacer unos servicios de mantenimiento, tener una cita o cualquier otra actividad. Esto permite validar a nivel de tareas que se cumplen las necesidades de personal. Antes teníamos drivers de negocio que nos decían cuántos empleados, ahora generamos tareas por el negocio real y las asignamos a trabajadores.

Los clientes pueden generar tareas a los trabajadores, en caso de necesidad en el backoffice, las incidencias que ocurren en el día a día son generadas dentro de aTurnos y los tiempos de atención y los trabajadores asignados según criterios de optimización.

Ejemplo

Un ejemplo para aclarar esta propuesta, pueden ser las operaciones dentro de un hotel para las camareras de piso. Cada grado de la digitalización de las operaciones con RH puede incluir los siguientes ejemplos:

1. Las camareras tienen un horario teórico de mañana, y les recogemos el inicio y fin de la jornada. Aunque si tiene turnos rotativos no voy a saber con anterioridad cuando tiene que ir o no a su puesto. Este proceso se haría por fuera.
2. La asignación de turnos y horas para un trabajador, por un patrón creado por el mando. También, por ejemplo, añadir dos horas más complementarias por necesidades del servicio, validar una petición de vacaciones o modificar un turno de mañana a tarde. El mando tiene visión futura de cuantas camareras de piso tiene por turno. Aquí depende de la habilidad de la gobernanta para saber cuántas camareras necesita por turno y día.
3. La planificación automática de turnos pero analizado la cantidad de habitaciones reservadas (Entradas/Salidas/Limpias) para la semana que viene y hacer la planificación ajustada de turnos lo antes posible. Se define el ratio de habitaciones por camarera y automáticamente se calcula la necesidad. También realizar la planificación a largo plazo, ver las necesidades de personal o cuando se puede solicitar vacaciones por reducción de la cantidad de trabajo.
4. Asignar a los trabajadores que se encuentran planificados, la limpieza de cada una de las habitaciones y validar si existen habitaciones que no están limpias o se puede mover al día siguiente. Ahora, la camarera de piso tiene que hacer las habitaciones de las 100 a la 108. Se entra más en el negocio, pero aporta más detalle para mejoras en planificaciones y conocimiento de los trabajadores sobre el campo.

Conclusión

La digitalización de la gestión del tiempo automatiza de forma exponencial los procesos de mandos, recursos humanos y trabajadores, pero requiere una gestión profunda del cambio y una revisión de los procesos de gestión de tiempos de las empresas. Muchas veces, no sabemos de dónde partimos y hasta dónde queremos llegar, por ello es importante controlar las expectativas y tener claro que podemos llegar a conseguir una mejora que aporte valor a toda la empresa. Sin duda, no se puede pasar del papel a lo digital sin un análisis previo, un proyecto correctamente faseado, incluso en muchas ocasiones, no se podrá llegar hasta la mejor gestión posible. Lejos de dar una visión negativa, lo que trato de exponer, es una realidad que actualmente viven las empresas, y que, con un buen análisis previo y la herramienta adecuada, como es aTurnos, se puede controlar para cumplir con los objetivos de forma eficaz y saludable.