La mitad de los viajes de negocios podrían evitarse mediante videoconferencias

La mitad de los viajes de negocios podrían evitarse gracias al uso de la tecnología, y en especial de las soluciones de videoconferencia, según se desprende de un estudio llevado a cabo por la consultora Quocirca en colaboración con Tandberg. Las nuevas tecnologías están ganando terreno frente a las formas tradicionales de comunicación gracias a su comodidad, eficiencia y un precio cada vez más asequible.

Hasta el momento los viajes de negocios parecían la alternativa más convincente para las empresas, pero el fuerte desarrollo de las nuevas tecnologías está cambiando el concepto. Los desplazamientos implican necesariamente un coste económico y temporal, pudiendo incidir negativamente en la productividad, el equilibrio trabajo-vida privada e incluso en el medioambiente.

Los desplazamientos físicos se están viendo compensados de forma reciente por el fuerte desarrollo de las nuevas tecnologías: e-mail, VoIP, Internet y sobre todo la videoconferencia son los posibles sucesores de los desplazamientos y viajes de negocios. De hecho, más del 70% por ciento de las empresas encuestadas comienza a demandar soluciones tecnológicas para relacionarse de forma más eficiente y cómoda con sus clientes.

Entre las soluciones disponibles en el mercado, el uso del e-mail es el que más crecerá en los próximos años. Según la encuesta, el 95% de los profesionales afirma incrementar el uso del correo electrónico en un futuro próximo.

Los resultados del estudio dejan patente la necesidad de cambio en las formas de comunicación utilizadas. Cerca del 50% de los encuestados cree que es necesario cambiar el modus operandi a nivel interno, mientras que más del 60% ven imprescindible los mismos cambios a nivel externo. La reducción del coste y disminución de la complejidad técnica, sumados a factores de productividad, serán decisivos en un futuro para el cambio de métodos.

A pesar de que cerca de un 40% de los encuestados señala decantarse por las reuniones presenciales, la tecnología es considerada por muchos como una alternativa a los desplazamientos. En el caso de las reuniones externas, los empleados prefieren una llamada telefónica (60%) o comunicación via mail (40%).

Entre los encuestados que disponían en su lugar de trabajo de sistemas de videoconferencia, un 80% ha confirmado su eficacia como alternativa a los desplazamientos y ha declarado que es un tipo de comunicación que refuerza las relaciones entre interlocutores y acelera las reuniones, ahorrando tiempo gastado en desplazamientos.

Entre las organizaciones que se han decantado por las comunicaciones visuales, más de un 40% declaró haber implementado este tipo de soluciones porque contribuyen a aumentar la productividad y ahorran tiempo. En segundo lugar, la videoconferencia disminuye el estrés de los empleados al sustituir los desplazamientos físicos: cerca de un 20% de las señala esta razón como decisiva.

Otra de las razones a favor de la videoconferencia es el ahorro de costes. Las comunicaciones visuales permiten reducir los presupuestos destinados a desplazamientos y dietas. Al mismo tiempo, la reducción de viajes implica una reducción de emisiones de CO2 derivados de los desplazamientos en coche o avión.