Gestionar las ausencias y vacaciones es realmente complejo si no se dispone de un sistema óptimo. La gestión manual es errática e implica un consumo de tiempo que, la mayoría de las áreas de RR.HH. no tienen. Como explica José Manuel Villaseñor, partner director de Cezanne HR España “cuánto más tiempo dediques a gestionar las vacaciones y todo el papeleo que implica, menos tiempo tendrás para ser productivo y poner el foco en otras iniciativas más estratégicas”.
Aunque el concepto de las vacaciones es sencillo, hay muchas cosas que recursos humanos debe hacer antes de irse de vacaciones porque es un proceso que afecta a muchas áreas de la empresa. Y, es precisamente por eso, por lo que utilizar un buen software de gestión de ausencias y vacaciones puede marcar la diferencia.
Además de las vacaciones, existen otros muchos tipos de ausencias: bajas laborales por enfermedad, maternidad/paternidad, días de asuntos propios, mudanza, cuidado de familiares, etc. Registrar, gestionar y hacer seguimiento correcto de todos ellos evita que impacten negativamente en cualquier área de la organización.
Una gestión errática de las vacaciones puede afectar a los plazos de finalización de determinados proyectos. Pero, además, puede generar cuellos de botella. Y provocar, incluso, distorsiones en las nóminas. Todos estos errores administrativos acabarán teniendo efectos negativos sobre la compañía y su reputación, además de generar confusiones respecto a su política y cultura laboral.
Desde Cezanne HR explican algunas de las principales ventajas de utilizar un software de gestión de ausencias y vacaciones para hacer que todo esté listo, antes, durante y después de las vacaciones. Entre los múltiples beneficios, además de la eficiencia del proceso, en general, señalan:
- Precisión en el seguimiento. Todos los empleados disponen de un número determinado de días libres que tienen un saldo en curso. El seguimiento manual de estos saldos precisa de un esfuerzo constante además de ajustes periódicos según se van consumiendo los días libres. El software de gestión de ausencias y vacaciones automatiza el seguimiento de todas las ausencias relevantes. Y ajusta los salarios conforme lo acordado y la normativa vigente. De esta manera es más fácil disponer de un registro centralizado, 100% fiable de las vacaciones y días libres disfrutados, así como de los que quedarían pendientes.
- Seguimiento de las vacaciones en tiempo real. El seguimiento de las ausencias y vacaciones se puede hacer en tiempo real. Y, compartir automáticamente la información con cualquiera de las áreas implicadas. Esto es una ventaja significativa respecto al procesamiento manual que requiere mucho trabajo y estaría condicionado por una alta probabilidad de cometer errores. El software simplifica el proceso y facilita el acceso a la información en cualquier momento. Con ello, los managers pueden realizar visibilizar la información y hacer ajustes en la planificación de su trabajo en caso de que pudiera verse afectado por ausencias o bajas inesperadas.
- Información precisa a través de informes detallados. Un software de gestión de ausencias y vacaciones permite a los gestores elaborar informes sobre las vacaciones y ausencias de la plantilla. Y, con ello, identificar tendencias y patrones, establecer comparativas respecto a las previsiones y tomar decisiones mejor informadas sobre su política de ausencias y vacaciones. Igualmente, los managers pueden ver fácilmente el saldo de vacaciones pendientes de todo el equipo. Y con ello, entender quién está tomando vacaciones regularmente y quién no para identificar a aquellos profesionales que podrían estar necesitando un descanso antes de “quemarse”.
- Sencillez en la gestión de ausencias y vacaciones. La comunicación entre los empleados y sus managers es un elemento clave dentro del proceso. El software se convierte en el punto central en el que compartir todas las cuestiones relacionadas con las vacaciones. Esto significa que los emails no se pierdan en la bandeja de entrada. Y que sea más fácil aprobar/denegar solicitudes de vacaciones o encontrar cualquier otra comunicación relevante.
- Precisión y eficacia. Cuando el área de contabilidad no tiene en cuenta correctamente las vacaciones y ausencias se generan conflictos en la relación con la plantilla. Conflictos que son difíciles de solventar. Un error en el cálculo salarial puede ser nefasto. Si se pierde la confianza en la fiabilidad de la nómina es posible que la motivación, el compromiso y la productividad de la plantilla se verán afectados. Automatizar los procesos elimina errores potenciales y reduce el 90% de las tareas manuales que implica la gestión de las vacaciones.
- Cumplimiento garantizado. Para las organizaciones que cometen errores de manera reiterada pueden surgir problemas de relacionados con el compliance. La legislación establece los requisitos mínimos sobre los derechos de vacaciones, sueldos y registros que deben mantenerse actualizados. El software de gestión de vacaciones facilita el cumplimiento normativo en materia de ausencias y vacaciones.
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