El pasado mes de marzo, ha entrado en vigor la Ley reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, también conocida como Ley de Informantes. Esta nueva regulación obliga a las empresas de más de 50 empleados a contar con plataformas y canales para la gestión denuncias por parte de estos, garantizando su anonimato y habilitando el acceso a terceros.
Las plataformas recogidas bajo esta Ley deben de desenvolverse a través de una serie de procesos que garantice la confidencialidad, el anonimato y la protección de represalias a las personas que informen. Aquellas compañías que no cumplan con estos requisitos se enfrentan a graves sanciones de entre 300.000 y 1 millón de euros.
Ante esta situación, los expertos de Report@, compañía que ofrece un servicio de gestión externa de los canales de denuncia, recuerdan las diferentes fases que debe poseer un “sistema de información” para que este cumpla con la nueva ley.
- Soporte de software:
Una de las cuestiones novedosas respecto a los antiguos canales de denuncia que consistían en un buzón de correo electrónico o un número de teléfono, es el protagonismo que han tomado los softwares de gestión de canales de denuncia, que ayudan a la creación del canal y facilitan la gestión del mismo, sobre todo, desde el punto de vista de la tramitación de comunicaciones anónimas y de la elaboración del libro de registro exigidos por la Ley.
- Triaje jurídico y la inadmisión de las denuncias:
El ámbito objetivo de las denuncias que se pueden recibir a través del canal, establecido por la legislación española, es mucho más amplio que el delimitado por la Directiva de Whistleblowers, en nuestro país se amplía a cualquier infracción normativa administrativa o penal. Esto implica que deberá realizarse una estricta labor de triaje jurídico (clasificación, separación) a la recepción de cada denuncia.
En los supuestos en los que la materia no sea objeto del canal de denuncias o los casos en los que los hechos denunciados sean inverosímiles, la propia Ley establece el modo y la forma en la que se podrá proceder.
- Investigación
Una vez admitida a trámite la denuncia, se debe de proceder a la comprobación de los hechos. En los casos en los que la propia regulación interna del canal (protocolos o políticas establecidas en la empresa) ya se designe al personal investigador, será más fácil proceder directamente con la investigación.
Debe tenerse en cuenta que muchas de las diligencias a practicar afectan a derechos fundamentales, por lo que habrá que ser sumamente cuidadoso en los supuestos en los que se proceda a acceder al ordenador de un empleado, o a su teléfono móvil de empresa, entre otros escenarios, que podrían provocar la nulidad de las pruebas obtenidas en la investigación.
- Resolución
La investigación deberá concluir con un informe elaborado por los investigadores que tendrá un especial componente de carácter jurídico, pues podrá provocar el despido de un empleado o la resolución de un contrato con un proveedor.
La respuesta que se dé al informante podrá ser aportada en la Autoridad Pública de Protección del Informante, A.A.I., por lo que la calidad jurídica de la misma tendrá una importancia clara por la influencia que pueda tener en la tramitación de una denuncia ante la Autoridad Pública de Protección del Informante.
Asimismo, desde Report@ recuerdan que el trabajo de compliance se debe de desempeñar de forma exclusiva para cada empresa en concreto, lo cual exige un diseño exclusivo del canal para la propia compañía, que tenga en cuenta el número de empleados a los que se dirige y las funciones que realizan. Los canales de denuncia, o más bien su regulación, han de tener en cuenta el modelo de negocio y la organización interna de los equipos.
“Es importante que las compañías tengan en cuenta todos los puntos que deben darse en un proceso de denuncia para asegurar su correcto desarrollo y evitar multas” explica Manuel Quintanar, Director de Investigaciones de Report@ “Desde Report@, consideramos que la forma más efectiva de evitar unas graves sanciones que pueden hacer peligrar el futuro de la compañía es la implementación de un canal de denuncia externalizado, con el objetivo de asegurar el anonimato y la confidencialidad”, concluye Quintanar.
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