La próxima entrada en vigor de la Ley reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (Ley de Informantes) va a suponer un verdadero reto para las empresas españolas. La influencia decisiva en la forma de gestionar la información que tendrá la norma traerá importantes consecuencias en todo el tejido empresarial español y, no solo, en las empresas de más de cincuenta trabajadores, que son las obligadas por la Ley.
La norma, también, será de obligado cumplimiento para cualquier empresa que dentro de su programa de compliance ya tenga en funcionamiento un canal de denuncias (llamado “Sistema de Información” por la nueva Ley) para prevenir la responsabilidad penal de las personas jurídicas o de prevención de blanqueo de capitales.
Asimismo, la nueva normativa estipula que cualquier empresa, independientemente del número de empleados, deberá cumplir con las cuestiones más novedosas en materia de canales de denuncia que esboza la Directiva de Whistleblowers y que detalla la nueva Ley.
Ante este nuevo escenario, los expertos de Report@, compañía española que ofrece un servicio de gestión integral de los canales de denuncia, recuerdan la importancia de contar con toda la información necesaria para evitar posibles multas. Con ello, destacan cinco aspectos claves que todas las compañías deberán tener en cuenta a la hora de hacer frente a la nueva normativa.
- Anonimato del denunciante: La norma establece la obligatoriedad de aceptar y tramitar denuncias de forma anónima, así como cualquier denuncia no anónima, siempre y cuando se garantice la confidencialidad y privacidad durante toda la investigación. Tanto la Directiva como la Ley de Informantes refuerzan esta obligación, cuyo incumplimiento puede ser sancionado con multas de hasta un millón de euros.
- Necesidad de software de gestión de denuncias: La Ley impone al responsable del canal de denuncias la obligación de mantener contacto con el denunciante de forma anónima. Este contacto sólo podrá realizarse a través de un sistema informático que genere un usuario anónimo y confidencial, con el que los denunciantes puedan acceder al seguimiento de su denuncia.
- Publicidad del canal de denuncias en la página web de la empresa: La nueva normativa no sólo obliga a impartir formación a los empleados sobre el objeto, contenido y alcance del canal de denuncias, sino que establece la obligación de que el sistema de información sea accesible desde la página de inicio de la web de la empresa, incluyendo también el protocolo de funcionamiento del mismo.
- Abierto a terceros: El canal de denuncias debe estar, siguiendo la Ley, abierto no sólo a cualquier empleado, sino a clientes, proveedores, incluso, terceros que tengan conocimiento de la comisión de cualquier ilícito penal, administrativo o laboral y quieran comunicarlo a la empresa a través del sistema de información.
- Prohibición de represalias contra el denunciante: Se trata de una de las cuestiones fundamentales de la norma. Este elemento intenta evitar cualquier intento de represalia al denunciante; sea empleado, proveedor o un tercero, con la imposición de elevadas multas.
Estas novedades, sin duda, generarán más trabajo a los departamentos de compliance y de asesoría jurídica de las empresas. Ante el previsible crecimiento exponencial del número de denuncias tras la aprobación de la Ley, ésta prevé en el artículo 6, para cualquier entidad, la gestión externa del canal por empresas especializadas, a fin de garantizar el cumplimiento de la norma que establece plazos y requisitos sumamente estrictos y, también, como garante de independencia en el curso de las investigaciones.
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