¿Eres una persona matutina o vespertina? Un tipo de trabajo para cada momento del día

Los estudiantes de oposiciones suelen autoclasificarse como ‘alondras’ o ‘búhos’ según el momento del día en el que su rendimiento de estudio es mayor. Aquellos que retienen mejor los temas por las mañanas son alondras, mientras que los que se concentran mejor en las horas de la tarde o la noche son búhos. Diversos factores influyen en el hecho de pertenecer a una u otra categoría, como la edad, aunque la mayoría de ellos están directamente relacionados con la cantidad y calidad del descanso nocturno. En particular, con los llamados ritmos circadianos u oscilaciones de las variables biológicas que suceden en intervalos regulares de tiempo, como el sueño y la vigilia.

En el mundo del trabajo también es posible realizar esta distinción. Un reciente estudio de la Universidad de Granada utilizaba estos parámetros para distinguir entre personas matutinas y personas vespertinas, y llegaba a sugerir que dichos ritmos circadianos fueran tenidos en cuenta a la hora de establecer turnos de trabajo en las empresas.

Aceptando que cada persona tiene un momento del día en el que su rendimiento es mayor, tendría todo el sentido del mundo adaptar la distribución de tareas a ese calendario vital, especialmente en esta época de máxima flexibilidad horaria y laboral. No obstante, según la empresa española especializada en aplicaciones de medición del tiempo, de productividad y de registro horario, WorkMeter, sí podría hablarse de un calendario estándar seguido por una gran mayoría de trabajadores. «Cada persona es un mundo, y por eso es esencial tener un profundo autoconocimiento de las propias capacidades y ritmos vitales a la hora de planificar una jornada laboral. Sin embargo, es posible identificar ciertos patrones de comportamiento compartidos por un amplio número de trabajadores», destaca Joan Pons, CEO de WorkMeter.

WorkMeter ha identificado estos patrones a partir de las métricas y datos objetivos que proporciona la herramienta de medición de productividad EffiWork. Este sería, para la empresa, una distribución estándar de tareas en función de los diferentes momentos del día.

• Primera hora. Con el primer café de la mañana, es el momento de hacer una primera aproximación pausada de lo que será el resto de la jornada. Un espacio adecuado para chequear el calendario, rehacer la agenda, responder e-mails o aligerarla lista de tareas pendientes completando alguna que pueda solucionarse de una manera corta y sencilla.
• 9:30 – 11. Una vez ya nos hemos puesto en marcha y nuestra mente empieza a despejarse y a coger velocidad de crucero. Ya estamos en disposición de acometer tareas de mayor envergadura. Es un buen momento para interactuar con compañeros y clientes; celebrar reuniones de seguimiento o arranque de proyectos y recopilar o consultar documentación que necesitaremos para el desarrollo de los mismos.
• 11 – 13. Por lo general son las horas en las que nuestra mente está en disposición de ofrecer sus mejores prestaciones y mayores niveles de concentración. Hay que aprovechar el momento para acometer las tareas principales, más laboriosas y que requieran mayores esfuerzos, ya sean físicos o mentales, especialmente, en equipo. Lo mejor de nosotros mismos suele llegar en esta franja.
• 13 – 14. El esfuerzo sostenido de la etapa anterior comienza a pasarnos factura. Ya no estamos tan frescos ni las tareas avanzan con la misma fluidez. Baja nuestro rendimiento, por lo que, si las urgencias del día lo permiten, puede ser un buen momento para cambiar de tercio y realizar otro tipo de actividades. Por ejemplo, realizar llamadas o consultas rápidas pendientes con compañeros o proveedores.
• 15 – 16. La pausa para comer trae el merecido descanso, pero también un descenso de los biorritmos. Tras el parón, resulta muy difícil volver «a tope». Es mucho más plausible que la recuperación de la productividad sea gradual. Por esa razón, es un momento de la jornada propicio para dedicarse a tareas mecánicas o que no requieran de mucha concentración ni dar lo mejor de nosotros mismos, por ejemplo, las de carácter administrativo.
• 16 – 17:30. Recuperado el ritmo óptimo de trabajo, ya podemos retomar tareas más complejas o de largo alcance; las mismas de la mañana, o bien otras diferentes que nos permitan renovar enfoques y poner en juego habilidades distintas. Es un buen momento para afrontar tareas que requieran altas prestaciones de trabajo individual.
• 17:30 – Fin de jornada. Las últimas horas del día son para la recapitulación y la interacción social. Por ejemplo, pueden destinarse a preparar la siguiente jornada, a una última (y breve) reunión de equipo o a asistir a eventos de networking fuera de la empresa.
• Mini-breaks. Por último, los expertos de Workmeter puntualizan que a lo largo de toda esta jornada conviene realizar pequeñas pausas de 3-5 minutos para tomar un café, mantener una charla informal -idealmente, no de trabajo- con los compañeros, realizar pequeños estiramientos o dar breves paseos. Estas actividades permiten al trabajador despejarse, reactivarse y retomar sus tareas en la mejor disposición posible.

Para cumplir estas pautas es importante contar con soluciones que dispongan de funcionalidades dedicadas a la salud y a la desconexión digital. Ya sea a través de avisos emergentes que recomienden a los trabajadores tomar pausas activas, relajar la vista para retomar la actividad laboral con mayor energía y concentración; o les avisen cuando llega el fin de su jornada. Fomentando así, un mejor rendimiento y garantizando el cumplimiento de la Ley de Teletrabajo y la Desconexión Digital.