¿Es aún relevante el control horario en las organizaciones?

En tiempos post pandemia, en donde se demostró que no es necesario estar visiblemente en la oficina, cumplir con una hora de entrada y salida para ser productivos y llegar a los objetivos, el registro horario perdió cierta relevancia para algunas organizaciones, sobre todo en las áreas administrativas.

Sin embargo, hay otras áreas en las cuales sí es relevante y es la parte operativa, donde hay cadenas de producción que trabajan con tiempos muy medidos para poder sacar todo en tiempo y forma.

En estas áreas se trabajan por roles de turnos, se establecen horarios de comedor, entradas puntuales y pagos de horas extras, incluso primas dominicales si llega a ser el caso, por lo que contar con un control horario es de vital importancia, sobre todo, para un pago justo a los colaboradores.

Entonces, el control de tiempos son una serie de procesos que ayudan a maximizar la productividad de los colaboradores y como consecuencia, la de toda la organización. Algo que no se mide, se pierde el control. Si no se está llegando a las metas de producción, y adicional a ello, se están pagando tiempos extras, significa que la planeación no fue la correcta o incluso las instalaciones pueden no ser las correctas o puede ser que esté faltando personal.

“Como se puede notar, la gestión de tiempos no sólo es gestionar incidencias (faltas, retardos, incapacidades, etc); también sirve para la toma de decisiones directivas a través de datos duros. Por ejemplo, es posible sacar estadísticas de por qué hay tantas faltas, quizás se deba a factores que la misma empresa puede corregir.” Dijo Mirelle Kamis, Directora de Transformación Digital de VenturesSoft.

Relacionado con el párrafo anterior, la cultura empresarial permea de arriba hacia abajo, es decir de los mandos altos hacia el resto del organigrama. Si existen supervisores buenos, harán que el trabajo en todos los equipos sea mejor. No se trata de ser un tirano, sino de tomar acciones en beneficio de las metas corporativas. De nada sirve supervisar si no se toman acciones.

Por otro lado, administrar los tiempos, permiten reducir las horas extras trabajadas y con ello reducir costos. Al manejar el trabajo de forma eficiente y eficaz,  se tiene tiempo para planear nuevas cosas e innovar en cada área.

En muchas compañías, es común “apagar fuegos» es decir ir resolviendo los asuntos más urgentes, pero sin tiempo de ver todo el panorama completo o cómo poder mejorar. Por lo tanto, al estar conscientes en qué se invierten las horas de trabajo, incluyendo, los tiempos perdidos (que no son el descanso u horas de comida) el impacto será grande y benéfico.

¿Cómo impacta la falta de una buena administración de tiempos en las empresas?

• Los operadores y oficinistas comienzan a trabajar tarde
• Toman más tiempo durante los descansos
• Terminan temprano y se demoran más de lo que deberían en regresar a sus actividades
• Concluye su jornada antes de lo establecido.

“Estos puntos traducidos en horas hombre representan pérdidas en cada turno, pero sólo conociendo de manera objetiva los tiempos destinados a cada actividad, se podrá conocer la magnitud del problema.” Dijo la directora de Transformación Digital de VenturesSoft.

¿Cómo se pueden administrar los tiempos del personal?

Con las herramientas que se encuentran disponibles en la actualidad es posible saber si se están respetando los horarios de trabajo, aunque el supervisor no esté en el mismo lugar físico del resto de trabajadores. Las soluciones son softwares especializados, como Human Gestión de Tiempos para la gestión y control de tiempos, se pueden recabar los datos de los checadores instalados en los centros laborales.

Para aquellas personas que desempeñan sus actividades de manera remota, también es posible supervisarlas. Basta con que descarguen una app de registro de entradas y salidas en sus dispositivos móviles, en ambos casos, dicha información llega automáticamente al sistema, en el cual los supervisores pueden visualizarla en tiempo real y tomar acciones al momento.

Para este aspecto, la incorporación de tecnología es de vital importancia, ya que ayuda a la mejora en las tomas de decisiones, automatizar procesos, autorizaciones, agilizar los flujos de trabajo y eficientar el pago de nómina.