Toda organización ha sido creada con la intención de ser exitosa, sin embargo esto no siempre ocurre de forma instantánea, requiere de planificación, esfuerzo en conjunto y una gerencia comprometida con una forma de trabajo específica para que funcionen de manera coordinada.

Todo el proceso que mencionamos anteriormente se puede resumir en BPM o Business Process Management que refiere a toda una metodología de trabajo que busca la optimización en el proceso de gestión de una empresa.

Esta se divide en 4 pasos: modelado, automatización, medición y optimización. En este momento vamos a enfocarnos en el primer paso, el modelado para hablar de una herramienta fundamental: El mapa de procesos de la organización. 

Qué es un mapa de procesos

Un mapa de procesos, como su nombre, indica una ruta de trabajo que sirve de guía para todos los involucrados dentro de la organización. Adicionalmente, es una forma gráfica de explicar la labor que cada departamento tiene que cumplir.

La mejor forma de realizar este mapa cuando no sabes cómo, es contratar un software bpm en la nube el cual te permite ahorrarte el esfuerzo de planificación en vivo y realizar todo de forma remota, algo muy preciado en estos días.

Tipos de mapas

Los mapas están diseñados para guiar distintos procesos, dependiendo de la naturaleza de la empresa, estos irán dirigidos a la atención al cliente, entendiéndose como la forma en la que se manejan los servicios de la misma.

Otros mapas se diseñan para describir y optimizar el flujo de trabajo de la misma organización, por lo que describen los elementos esenciales para que la organización funcione y por último, los mapas de apoyo describen las áreas de valor que sostienen y dan soporte a estos departamentos esenciales.

Hacer un mapa de procesos

En primer lugar se debe realizar un proceso de delimitación de las funciones que cada departamento de la empresa debe cumplir, también con el objetivo de equilibrar la carga de trabajo entre los empleados y mejorar el flujo.

Relación interdepartamental

De igual forma, se debe conocer cuáles son los departamentos que tienen mayor relación entre sí y así conocer en qué momento del proceso de gestión hay conexión entre un área y otro, o cuándo es que se depende del factor humano o si se puede automatizar el proceso.

Entender los símbolos y figuras

Adicionalmente, se debe tener en cuenta la nomenclatura de los símbolos usados en los mapas para que puedan entenderse con claridad, cómo las flechas que indican la dirección del flujo, los rectángulos que señalas las áreas de trabajo y los óvalos que marcan el inicio y el final de un mapa.

No olvidar señalar los elementos negativos

Es fundamental en el proceso de creación del mapa de procesos, tener en cuenta los elementos que pueden afectar el flujo correcto de trabajo, para tener conocimiento de acción en caso de presentarse una eventualidad. De esta forma se busca reducir las probabilidades de un quiebre de la cadena de gestión de una organización.

En resumen, los mapas son elementos que permiten diseñar formas de trabajo eficiente para cualquier organización, lógicamente funcionan para empresas tradicionales como aquellas de forma remota con el uso de un software bpm en la nube, por lo tanto se entiende que toda planificación efectiva aumenta las posibilidades de resultados positivos.