Las empresas que no sean capaces de diseñar un plan de retorno a la oficina híbrido y flexible asumirán graves riesgos

Poly ha publicado el informe A Reset for Return to the Office? The Journey to Hybrid Working que señala que las empresas que no son capaces de diseñar un plan de retorno a la oficina acorde con la emergente cultura del trabajo híbrido y flexible verán mermar su competitividad. Este documento de análisis, que Poly ha realizado en colaboración con WORKTECH Academy, la plataforma de investigación sobre el lugar de trabajo, toma como base encuestas recientes sobre las dificultades que muchas empresas de todo el mundo están encontrando para que sus empleados vuelvan a la oficina y pretende contribuir a una mejor comprensión del propósito de este espacio de trabajo como parte de la trasformación hacia modelos híbridos.

El informe resalta que el concepto de «lugar de trabajo» se ha desdibujado a raíz de la pandemia y que hoy en día la oficina tradicional, entendida como un amplio espacio diáfano con mesas distribuidas, está siendo redefinida para convertirse en un punto de encuentro de los profesionales que los expertos denominan «the espresso office»; en referencia a un lugar más pequeño y recogido, y que al mismo tiempo es capaz de proporcionar a los empleados una experiencia mucho más eficiente, cómoda y enriquecedora. Bajo este nuevo enfoque, el proceso de regreso a la presencialidad se convierte en una pieza clave para implementar una estrategia empresarial realmente flexible, que ofrezca a los empleados la posibilidad de combinar correctamente diferentes formas y lugares de desempeño.

En este contexto, el análisis de Poly y WORKTECH Academy aboga por el replanteamiento de lo que subyace en el concepto «regreso a la oficina» como parte de una hoja de ruta para el desarrollo progresivo de un modelo híbrido y no de forma aislada. Con todo, el documento marca cuatro consideraciones principales:

Es necesario reconocer la existencia de una «reticencia a la vuelta a la oficina» y entender las expectativas cambiantes de los diferentes perfiles de empleados. Investigaciones realizadas en EE.UU. y Europa sugieren que cuanto más grande es la empresa, más lento es el proceso regreso a la oficina. Un 64% de los trabajadores en Europa —un 65% en España— no están dispuestos a volver a la presencialidad, señalando diversas razones como temor por su seguridad, tiempos de desplazamiento, inquietud por las tareas de cuidado y conciliación, pérdida de productividad.

• Es fundamental fomentar la colaboración interfuncional entre los diferentes departamentos y equipos: El trabajo híbrido requerirá que las organizaciones rompan los habituales silos de la empresa en áreas de TI, RR.HH. e instalaciones para propiciar que los equipos cooperen entre sí en la creación de experiencias mejores, más saludables y productivas en el lugar común de trabajo.

• Es necesario acometer una adaptación digital de los espacios: Menos de tres de cada diez empresas han creado espacios nuevos de colaboración con equipos de videoconferencia o han reacomodado las salas de reuniones para el trabajo distribuido.

• Construir una cultura que aliente el espacio común de trabajo. Para poner en marcha una estrategia de retorno a la oficina, las empresas deben explorar cómo «cuidar» de su propia cultura y comunicarla eficazmente en el entorno de la oficina. Las empresas pueden aprender más sobre sus plantillas y buscar un mayor ajuste entre los puestos de trabajo y las diferentes opciones dentro del modelo híbrido.

Por su parte, Paul Clark, vicepresidente senior para la región EMEA de Poly, comenta: «Conseguir que los trabajadores híbridos regresen con motivación a la oficina es fundamental para el buen funcionamiento de un modelo de trabajo híbrido. Volver porque sí no es razón suficiente. El empleado necesita una razón convincente para regresar que haga que merezca la pena destinar su tiempo y dinero. Para esto, las empresas necesitan profundizar en su cultura de trabajo y conseguir que el atractivo de volver resida en la experiencia total que se recibe. Una experiencia que sea diferente a la que conocía y en la que el empleado obtenga un valor. Por ejemplo, a través de la interacción con otros perfiles de empleados y departamentos mediante espacios versátiles y dotados de alta tecnología. Esto ayudará a atraer a los empleados a la oficina, en lugar de imponerles el regreso o utilizar tácticas que servirán solo en el corto plazo. En esencia, los retos en torno a la vuelta a la oficina son tanto culturales como técnicos».

Jeremy Myerson, director de WORKTECH Academy, afirma: «La verdadera flexibilidad laboral resulta de una combinación de las modalidades de trabajo. La gestión del «regreso a la oficina» es una parte esencial de esta conjunción. Si las organizaciones quieren implantar correctamente un modelo de trabajo híbrido, tienen que avanzar más rápido y con más alcance en la incorporación de al menos una parte de su personal a la oficina parte del tiempo».

El informe Reset for Return to Office? The Journey to Hybrid Working se enmarca dentro del observatorio de investigación que Poly y WORKTECH Academy tienen en marcha para crear nuevas ideas, identificar los retos y explorar las oportunidades emergentes en torno al trabajo híbrido. En esta ocasión, para la elaboración del análisis Poly y WORKTECH Academy han tomado como base los estudios y encuestas más recientes en este campo, así como las reflexiones obtenidas de un grupo de discusión integrado por responsables de la experiencia del empleado o puestos equivalentes de grandes empresas.