Eficiencia en el trabajo: cómo mejorar la comunicación entre equipos

Más del 80% de los empleados y ejecutivos de reconocidas empresas mencionan las dificultades de comunicación como uno de los principales problemas de las compañías. Estas dificultades en los equipos traen consecuencias como la desmotivación constante entre trabajadores, un difícil clima laboral, toma de decisiones errática, retraso en la producción y las entregas, disminución de la eficiencia, al igual que grandes pérdidas económicas.

Teniendo en cuenta el factor humano, para que la comunicación entre equipos sea más eficiente, el primer paso es reconocer las causas de la problemática que tienen que ver con la coordinación de las tareas, las relaciones,  las propias personas y el ejercicio del liderazgo.

Algunas de las causas más representativas son:

1. No hay un plan de comunicación efectivo: la comunicación va más allá de enviar correos o tener reuniones, el flujo de información tiene que ser eficiente. Se requiere un plan estructurado que disminuya, lo mejor posible, el cruce de información o su pérdida o duplicidades.
2. Pocos espacios para comunicarse: solo ciertas empresas abren espacios para la comunicación interpersonal de los trabajadores en los que puedan reconocer y mencionar aspectos positivos y aspectos a mejorar del trabajo.
3. Dificultades de los líderes para organizar y ejecutar: los líderes deben ser el mejor ejemplo de comunicación en las empresas. Sin embargo, muchas veces son los que tienen problemas para organizar, distribuir y planear la información. Especialmente, por no conocer las capacidades y tiempos de los miembros de los equipos.
4. La comunicación no es personalizada: en muchas compañías existe una gran cantidad de información centrada en la tarea que se distribuye sin precisión, por lo que muchos trabajadores reciben información que, en realidad, no necesitan conocer.
5. No saber bien “qué” comunicar y “cómo” comunicarse: en ocasiones se terminan generando comunicaciones que no tienen relevancia en ningún departamento o el mensaje que se quiere transmitir no es claro, lo que puede llevar a múltiples interpretaciones y malentendidos.

El segundo paso, después de identificar las posibles causas de los problemas de comunicación, es tomar acciones que puedan favorecer la eficiencia en el trabajo.

A continuación, se presentarán 3 recomendaciones generales.

1. Conocer la compañía y conocer a los trabajadores

Uno de los aspectos estructurales más útiles para mejorar la comunicación es evitar el cruce de información En ciertos sectores empresariales existe mucho flujo de información entre equipos y departamentos que dificulta la adaptación del personal nuevo al trabajo. Incluso, se ha encontrado que la mayoría de empleados desconocen el conducto regular de comunicación. Por tanto, se recomienda dejar explícito y dar a conocer frecuentemente el orden orgánico de comunicación en la empresa. Es decir, que cada empleado conozca, en primer lugar, las funciones de cada equipo y departamento; y, en segundo lugar, conozca el orden interno para saber a quién remitirse frente a una tarea en particular, al igual que con quién hablar si tiene una situación fortuita o una reclamación.

Igualmente, es necesario que todo trabajador conozca a su equipo. Aunque esto parece un poco obvio, es sorprendente lo poco que algunos líderes o encargados de departamentos conocen a sus trabajadores. Más allá del nombre y la función del trabajador, es relevante identificar las características particulares de cada uno, con el fin de poder distribuir mejor las tareas y actividades. Solo en la medida en que exista una adecuada comunicación que permita conocer a cada trabajador, se logrará ser más eficientes. Las tareas, las entregas y las diferentes actividades dependen de las habilidades y aspectos personales de cada individuo. Por ello, se recalca la importancia de tener una comunicación cercana y constante con todos los trabajadores que permitirá repartir mejor las actividades, teniendo en cuenta el factor humano.

2. Tener espacios de retroalimentación bidireccional

Por otro lado, es común observar políticas de “puertas abiertas” en las empresas, donde se promueve la expresión de comentarios por parte de los trabajadores. Sin embargo, también se sabe que esta estrategia no ha demostrado grandes mejoras de la comunicación entre equipos o departamentos. De esta manera, otra estrategia que mejorará la eficiencia en la comunicación es generar espacios específicos para mencionar aspectos positivos y aspectos a mejorar del trabajo o la compañía en general.

Aquella estrategia se puede realizar de diferentes maneras, todo depende de los valores y los objetivos de cada organización. A pesar de esto, algunas recomendaciones pueden ser que, en esos espacios, se dé una retroalimentación bidireccional. En otras palabras, que los líderes puedan retroalimentar a sus trabajadores y estos al líder, al equipo o la empresa como tal. Asimismo, se puede pensar globalmente en dejar un espacio en el calendario en el cual por equipos o departamentos se puedan reunir para conversar abiertamente, no solo de las actividades sino también del clima laboral, por ejemplo.

Adicionalmente, es útil tener un canal anónimo en el cual los trabajadores puedan brindar una retroalimentación general. Es entendible que las personas no quieran expresar cómo se sienten o qué mejorarían del espacio de trabajo cuando se habla en persona. Esto puede deberse a la presión de solo mencionar los aspectos positivos, pues se tiene un temor generalizado a ser despedido por decir algo “incorrecto”. Sin embargo, se ha encontrado que enviar encuestas o tener espacios abiertos de forma anónima permiten la expresión de necesidades y mejoran las retroalimentaciones. Aunque se debe precisar también la forma y las preguntas que se harán anónimamente, para que no se use el espacio en direcciones que puedan hacerle daño intencional a un equipo o persona.

3. Mejorar la asertividad al comunicarse:

Ser asertivo va más allá de expresarse bien. Tiene que ver con tener presente el objetivo de la comunicación, encontrar las mejores palabras para transmitir lo que se quiere decir, usar un tono de voz que no sea ni agresivo ni pasivo, mantener un adecuado lenguaje no verbal y solicitar opiniones al oyente, entre otros elementos. No es necesario ser un experto en el tema para poderlo aplicar, ni tampoco tener claros todos esos elementos. Solo se necesita seguir un par de recomendaciones que se darán a continuación.

El primer aspecto, antes de expresarle algo a una persona, es encontrar el objetivo o el propósito de lo que se quiere transmitir. Algunos objetivos comunicativos más comunes entre personas de equipos y departamentos son:

• Brindar retroalimentación
• Establecer límites
• Expresar una necesidad o queja en particular
• Motivar el desarrollo de actividades
• Aumentar el rendimiento
• Distribuir tareas

Si esto se tiene claro, será mucho más fácil no solo encontrar las mejores palabras, sino también ser enfático en lo que se quiere alcanzar al comunicarlo.

Además, el segundo aspecto a considerar es una estrategia conocida como el “sándwich”, la cual tiene como objetivo transmitir el propósito de la comunicación de la forma más persuasiva posible. Un sándwich, como todos lo conocemos, tiene, por lo general, dos rebanadas de pan y el relleno. Las dos rebanadas de pan harían referencia a mencionar algunos elementos positivos del trabajo de los equipos, departamentos o personas. Mientras que, el relleno será la trasmisión de información importante que se quiere lograr con la comunicación. Para ser ilustrativos con la estrategia, aquí se presenta un ejemplo de una empresa de desarrollo de software:

• Primera rebanada de pan: “El equipo de desarrollo siempre ha cumplido con sus tareas y se ha caracterizado por su buen trabajo”
• Relleno: “Sin embargo, es importante que puedan adelantar ciertas actividades para que el equipo de testing pueda realizar las pruebas de la aplicación” (objetivo: mejorar el rendimiento)
• Segunda rebanada de pan: “Así, seguirán contribuyendo positivamente al trabajo de la empresa y nos podremos apoyar entre todos”

En síntesis, existen múltiples razones por las que se tienen dificultades de comunicación en las empresas. Es importante reconocer las más relevantes para después tener un plan de acción que vaya desde lo estructural hasta lo personal. Para ello, se recomienda tener presente la dimensión de la tarea: conocer a la compañía y sus trabajadores; en segundo lugar, la dimensión de las relaciones y tener espacios abiertos de retroalimentación bidireccional y, en tercer lugar, la dimensión personal y trabajar en la asertividad. Con esto, se aumentará la eficiencia en el trabajo al mejorar la comunicación entre equipos. No obstante, reconocemos que no es un trabajo fácil y por eso, también vale la pena pedir ayuda a profesionales especializados en mejorar la comunicación empresarial cuando se considere necesario.

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