Llevar toda la vida haciendo algo no quiere decir que lo hayamos estado haciendo bien. Y las reuniones, bien sean presenciales, virtuales o híbridas, no escapan a esta incómoda verdad.
Comencemos por el principio: la palabra reunir proviene del latín reunire que representa la acción de “volver a ser uno”. El origen etimológico de las palabras siempre resulta útil para ayudarnos a comprender el pasado, presente y, por qué no, el futuro de las acciones que representan.
Hoy esta definición cobra más significado aún, ya que los entornos de trabajo híbrido (combinando momentos de trabajo presencial con momentos de trabajo remoto, bien sea de forma síncrona o asíncrona) suponen un desafío y, por tanto, una oportunidad, para re-pensar el concepto y los objetivos de nuestras reuniones.
Desde Rebel Talent estamos convencidos de que lograr un equilibrio entre el trabajo síncrono y el trabajo asíncrono es uno de los factores claves para mejorar nuestras formas de trabajar en este presente-futuro cambiante.
¿Qué es el trabajo síncrono y asíncrono?
Con el apoyo de esta gráfica desarrollada a partir de los estudios de Gartner, podemos comprender de un vistazo las diferencias entre formatos de trabajo colaborativo en función al lugar y momento en el que lo realicemos.
Con esta aclaración sobre el trabajo síncrono y el trabajo asíncrono, queremos ayudar a tomar conciencia sobre las diferentes opciones que existen para lograr los objetivos que tradicionalmente intentamos abordar convocando una reunión.
Por tanto, la primera pregunta que debemos hacernos cuando nuestro tradicional y acomodado cerebro nos incite a convocar una reunión es: ¿es imprescindible contar con personas en el mismo momento y mismo lugar para lograr el objetivo?
Si la respuesta es afirmativa, aquí van diez claves para maximizar su éxito.
Claves para maximizar el éxito en reuniones en el nuevo entorno de trabajo híbrido
1. Prepara tu reunión. Es muy habitual pensar que las reuniones empiezan en el momento en el que estamos reunidos alrededor de una mesa o en una sala de zoom, craso error. El trabajo previo tanto de la persona que convoca la reunión como de los asistentes es fundamental. ¿Necesitan leerse o trabajarse algún material previo?
Rebel Mantra: “No se hacen reuniones de +15 min para compartir información». La información se envía en asíncrono utilizando herramientas como Loom.
2. Define objetivos claros. Debe existir un objetivo claro de la reunión y este, debe ser conocido por todos los asistentes, a no ser que queramos ser los reyes del misterio (en algunas ocasiones es una opción, pero no debe ser lo habitual). Es recomendable no tener más de 5 temas a tratar y si salen temas nuevos apuntarlos para otra reunión de equipo.
Rebel Mantra: “¿Cuál es el propósito de esa reunión? ¿Cuáles son los objetivos?”
3. Escoge el lugar deliberadamente. El lugar, bien sea en presencial o virtual, ha de ser decidido en función al objetivo. ¿Sala privada, aire libre, Teams, Zoom, alrededor de una mesa, sentados en forma de U? Esta elección de lugar y distribución de la sala puede condicionar factores tan relevantes como la participación o la confianza.
4. Conoce los ritmos y horarios de tu equipo. ¿Es nuestro equipo más alondra o más lechuza? No, no hemos perdido la cabeza. Los ritmos circadianos (cómo se comporta nuestro cuerpo en las diferentes horas del día) afectan a nuestra productividad y forma de relacionarnos. Se identifican con “alondra” aquellas personas que desarrollan mejor sus tareas a primeras horas del día y con “lechuzas” las que prefieren horas finales del día. En el caso de que tengamos un horario de trabajo definido, evitaremos convocar reuniones cercanas al final de la jornada, por respeto y conciliación, pero también por el bien de la reunión, a todos nos entran las prisas cuando la hora del recreo está cerca.
Rebel Mantra: “Se empiezan y se acaban las reuniones puntuales”
5. Haz una buena convocatoria. Triste pero cierto: algunas reuniones están condenadas al fracaso desde el momento en el que se convocan, mejor dicho, desde el momento en el “cómo” se convocan. Utilizar las herramientas digitales de forma adecuada a la hora de enviar la convocatoria puede ser determinante. ¿Cuántas veces os ha pasado lo de “disculpad el retraso, no encontraba la convocatoria”? Herramientas como Calendly, Calendario Outlook o Google Calendar, nos ayudan a garantizar el envío correcto de la convocatoria y permite incluir en ella: participantes, objetivos, horario y lugar (físico o digital).
6. Que esté quien tenga que estar, nadie más. ¿Por qué estoy en esta reunión? Seguro que cualquier persona que lea esta pregunta se siente identificada. Más no es mejor. Elegir las personas adecuadas en función al objetivo de la reunión nos permite un enorme ahorro de costes y tiempo; y aumenta la participación de los asistentes necesarios.
7. Recurre a los acuerdos de equipo. ¿Todas las personas que participan en la reunión tienen un “idioma” común? Y no, no nos referimos a si tienen un B1 o C1, nos referimos a si hay un entendimiento común sobre la forma de desarrollar una reunión. Desde Rebel Talent ponemos mucha importancia en los acuerdos de equipo porque es fundamental definir cómo se participa, qué está permitido y qué no, qué rol tiene cada participante, cómo garantizamos la “seguridad psicológica” para fomentar la participación, uso de otros dispositivos distractores, cámara encendida, micrófono abierto, etc.
Rebel Mantra: “Ponte la cámara»
8. Utiliza la tecnología a tu favor. ¿Qué es más relevante la mentalidad o la tecnología? Nosotros lo tenemos claro, todo empieza por el mindset. La tecnología es un gran aliado en los entornos de trabajo y especialmente en los entornos híbridos, pero de nada sirve si no está acompañado de un cambio de mentalidad. Tenemos que garantizar que los equipos han integrado las formas de trabajo, competencias y habilidades necesarias para la implementación de la tecnología en nuestras reuniones. Os compartimos algunas de las herramientas de las que nos declaramos auténticos fans.
- Gadgets de video: existen tantas opciones cómo cantidad de presupuesto queramos invertir, pero como decíamos al principio, no es cuestión de tecnología, sino de mindset. En cualquier caso, si tuviésemos que elegir un gadget de video, nos quedamos con la Owl Cam, una cámara 360º que permite visualizar a todos los miembros de la reunión en un plano panorámico, así como destacar a la persona que tiene el turno de palabra y seguir su voz automáticamente.
- Herramientas de trabajo síncronas: sobra decir que Zoom sigue teniendo la corona en este reino por su solidez, garantía y funcionalidades. Pero hay vida más allá. Por ejemplo, nosotros usamos Wonder para dinamizar reuniones síncronas en entornos más lúdicos y evitar la fatiga de formato.
- Herramientas de trabajo asíncronas: aquí se abre un mundo de posibilidades; desde herramientas visuales como las pizarras colaborativas, Mural o Miro, hasta herramientas de videollamadas asíncronas con grabación de pantalla y cámara como Loom.
Rebel Mantra: “No seas el beduino de Indiana Jones” ¿Sabes a quién nos referimos? Hu-ha
9. Facilita (y no te dejes facilitar). Como en cualquier buen concierto, debe existir un maestro de ceremonias, una persona que se encargue de velar por el respeto de los acuerdos de equipo y facilitar la consecución del objetivo de la reunión. En Rebel Talent siempre usamos “Estructuras Liberadoras” en nuestras reuniones, son 33 dinámicas que nos permiten extraer el máximo potencial colaborativo de los participantes en la reunión. Nos gusta mucho utilizar una llamada “1,2,4, All”, con esta estructura liberadora, conseguimos generar pensamiento individual (1), compartirlo en parejas y cuartetos e integrar aprendizajes (4) y finalmente compartirlo en plenaria con todo el grupo para generar conocimiento colaborativo sin caer en el “group thinking”, el pensamiento de grupo por condicionamiento de ideas.
Rebel Mantra: “No te dejes facilitar ”
10. Haz que las cosas pasen. Y para terminar, si queremos hacer que las cosas pasen, tenemos que reflejar los acuerdos alcanzados en la reunión, los próximos pasos y los compromisos individuales de los asistentes tras su paso por la reunión. Quien nos conoce sabe que hemos olvidado como es la vida sin usar Mural, en esta fase es una herramienta súper útil donde poder dejar reflejado de forma visual estos acuerdos e incluso, exportarlos de forma sencilla a un documento estructurado tipo Excel.
En definitiva, las reuniones guardan un potencial increíble de mejora en todas las organizaciones y aplicando algunas de estas recomendaciones estamos seguros de que conseguiréis crear un antes y un después en la manera de reuniros con vuestros equipos.
Para poder digerir y sintetizar toda la información que hemos tratado en este post, te facilitamos un Canvas donde, de forma visual y práctica, podrás mejorar en la planificación y ejecución de tus reuniones en formato híbrido.
Go Rebels, go!
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