Una de las principales tareas del equipo de recursos humanos es atender las consultas y dudas que puedan tener las personas trabajadoras, pues su misión es encargarse de que el engranaje funcione, que los empleados se sientan escuchados y motivados para fidelizar un talento, que cada vez cuesta más encontrar.
Cuántas veces se reciben consultas sobre: ¿Cuántas vacaciones tengo disponibles o cuándo puedo cogerlas? ¿Cuándo debo fichar y qué descansos debo registrar?… Dudas que muchas veces llevan al área de RR.HH a plantearse ¿Cuánto tiempo efectivo del área ocupa la resolución de dudas repetitivas relacionadas con convenios o acuerdos de empresa a empleados y managers?
Se ha comprobado que el área de RRHH dedica gran parte de su tiempo a estas labores que, si estuvieran automatizadas, serían más fáciles de gestionar, de forma que podría dedicarse a realizar tareas de mayor valor y orientadas a la motivación, como gestionar las promociones internas, realizar procesos de selección, el análisis de los puestos de trabajo, la gestión del rendimiento, etc.
Ante esta situación, la solución que han encontrado muchos departamentos de RRHH no es nueva, sino que se trata de tener redactada una Política de Gestión del Tiempo de empresa. Un documento en el que esté centralizada toda la información sobre cómo debe gestionarse la jornada de los empleados y las peticiones a managers o RRHH, realizado según lo que le resulta de aplicación a cada organización en particular.
Aunque suene fácil, no hay que olvidar que para su redacción resulta necesario consultar el estatuto de los trabajadores, el convenio colectivo aplicable, así como los acuerdos de empresa y cualquier otro documento que establezca los parámetros de la gestión del tiempo de los empleados.
Con esta política redactada todo el personal de RRHH y los jefes de equipo tendrán en un único documento la información necesaria para solventar las dudas propias y las de los empleados, ahorrándose así muchas horas de lecturas de textos legales.
Además, si se facilita a los trabajadores un manual escueto, práctico y simple en el que se detalle la información, estos tendrán un documento en el que consultar sus dudas sin tener que recurrir al área de recursos humanos. También es recomendable entregar el manual a las nuevas incorporaciones dentro del on boarding, para que todo el personal que se una a la organización tenga claro cuál es su horario (sea flexible o rígido), cómo debe solicitar y justificar los permisos, cuándo se puede hacer teletrabajo, cuando hay que fichar los desplazamientos y cuando no…
Ello supone que no sea válido alegar un desconocimiento de toda esa información cuando no se cumple con lo previsto.
Así, ante trabajadores que realizan jornadas excesivas sin autorización previa o empleados que no fichan debidamente los descansos, la organización está segura de que tenían conocimiento de las prácticas aprobadas, y llegado el caso, podría amonestarlos por no haber cumplido con ellas.
La correcta gestión de esta batería de tareas debe, además de contar con una Política en Gestión del Tiempo, disponer de un software de gestión que permita trasladar el contenido de esta política a una solución de gestión de RRHH parametrizable, automatizada, y que avise solo de los desvíos, para que el ahorro de tiempo se incremente todavía más.
Hay que aprovechar las ventajas de la digitalización y la automatización, para dedicar nuestro tiempo a esas tareas que realmente aportan valor a la organización.
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