Los modelos híbridos de trabajo se han convertido tras la pandemia en la nueva realidad de las organizaciones. La pregunta es: Si los trabajadores pueden elegir dónde, cómo y cuándo trabajan, ¿por qué irán las personas a la oficina?
Según el director general de Ofita, Camilo Agromayor, los días en la oficina son para el trabajo en equipo, para trabajar con metodologías colaborativas como el design thinking o simplemente para intercambiar impresiones o resolver dudas con nuestros compañeros. También para lograr la privacidad o concentración que muchas personas no consiguen en sus casas. «Y, especialmente, la oficina es el único escenario posible para crear en las plantillas sentido de pertenencia y comunidad y para conectar a los empleados con la cultura, el propósito y los valores de la compañía».
«Estamos, por todo ello, ante una increíble oportunidad para reinventar el lugar de trabajo para que facilite a los trabajadores herramientas idóneas para su desempeño», señala Camilo Agromayor, director general de Ofita, empresa de diseño y mobiliario de oficina.
En su opinión, en las nuevas oficinas veremos menos espacios de trabajo al uso y muchas más áreas que fomenten las relaciones sociales, la innovación y el engagement con la organización.
Según Ofita, hay cuatro tendencias claras en el nuevo diseño de oficinas: la no territorialidad (es decir, la reducción de puestos asignados a personas concretas), el absoluto protagonismo de las zonas colaborativas y sociales, con diferentes tipologías de espacios, la flexibilidad / versatilidad de los espacios y su equipamiento y la humanización de los entornos laborales.
«Esto significa que pasamos de un modelo en el que cada empleado tiene asignado un espacio fijo de trabajo –el típico escritorio con la foto familiar y nuestros recuerdos -, a otro en el que un mismo puesto de trabajo es utilizado por diferentes personas en distintos momentos».
Una parte de los ahorros que se consiguen mediante la eliminación de los puestos de trabajo personalmente asignados se reinvierte cada vez más en un aumento de zonas de ocio y relajación y de espacios alternativos de trabajo y comunicación, cada uno pensado para un tipo de trabajo o dinámica de trabajo en concreto.
«Ni mesa asignada ni un mismo espacio para todos»
Dejamos atrás la asignación de puestos para cada persona y también el concepto de «un mismo espacio para todos», explica Camilo Agromayor, director general de Ofita. «La clave de la efectividad radica en disponer de diferentes espacios para que los trabajadores puedan elegir dónde quieren trabajar según la actividad que estén realizando». Y, sobre todo, un entorno que vive en torno a sus personas, diseñado pensando en su bienestar. «Un espacio en el que buscamos socializar con otros, pero en el que siempre encontramos nuestro refugio más privado».
La elección de un espacio u otro depende de su uso: concentración, colaboración, (¿remota o presencial? ¿agendada o espontánea?) aprendizaje, socialización o conexión con la marca, por ejemplo, y de los distintos perfiles profesionales que conviven en la oficina. «Hay trabajadores que pasan la mayor parte del tiempo en su puesto de trabajo, otros que van a la oficina frecuentemente para tareas específicas que no pueden hacerse en remoto, y cuando acuden a ella, se mueven por los distintos espacios dependiendo de la tarea que tengan entre manos. Y luego están los nómadas digitales, que en raras ocasiones usan la oficina, únicamente acuden al centro de trabajo para intercambiar información y asistir a reuniones», explica el director general de Ofita, Camilo Agromayor.
En su opinión, los espacios colaborativos son sin duda los protagonistas en las nuevas oficinas, especialmente las áreas más informales. Con diseños cálidos y acogedores, cada día más cercanos al mundo del hogar. En muchas de estas áreas, las sobrias mesas de antaño son sustituidas por sofás, sillones, gradas o puffs, «mucho más amigables y probablemente más productivos al crear entornos más humanos que motivan a las personas».
El auge de los coworkings, el tercer espacio y las oficinas satélites
En este ecosistema flexible no existe un único espacio laboral sino diferentes «escenarios de trabajo» que se complementan buscando el bienestar y la máxima productividad de las plantillas: espacios para el aprendizaje, para colaborar, para socializar, para concentrarse o para hacer una pausa.
Según Ofita, este kit de escenarios será cada día más habitual en el interior de las oficinas, pero los empleados también podrán encontrarlos fuera de ellas, según sus necesidades puntuales. Por este motivo, cada día son más los trabajadores que optan por trabajar desde el llamado «tercer espacio», ese espacio público y social fuera del hogar y del trabajo, al tiempo que se extienden otros conceptos como el teletrabajo en oficinas satélite o en coworkings.
Existen varios tipos de oficina satélite. Una modalidad es la «oficina de vecindad» (neighborhood office): personas que viven cerca y que trabajan para empresas distintas crean una oficina conjunta. Comparten espacio, recursos y gastos.
En otra variante son las propias empresas las que crean empresas satélites en lugares estratégicos en los que residen bastantes empleados (drop-in-centers). Otra modalidad son los centros de negocios (business centres), en los que se pueden alquilar tanto despachos o salas de reunión por horas, días o meses.
También son cada vez más los entornos comerciales que destinan una parte de su área pública a ese tercer espacio de trabajo eventual. Desde hoteles hasta bibliotecas pasando por cafeterías y librerías, la oferta aumenta cada día y permite plantear el trabajo fuera del entorno laboral cotidiano.
¿Qué tienen en común todos estos entornos? «Buscan favorecer la interacción entre diferentes profesionales, en muchos casos externos a la compañía. La configuración colaborativa de este tipo de espacios permite conectar, colaborar y socializar fácilmente con otras. Es una forma de promover la creatividad e intercambio de ideas».
Por otra parte, señala Agromayor que desde el inicio de la pandemia, en todo momento, la prioridad siempre ha sido la protección y seguridad de los empleados. Por ello, por ejemplo, el mobiliario de oficina post-covid incluye pantallas de protección que garantizan la separación entre usuarios.
Igualmente, eficaz es el mobiliario zero covid, con tratamientos en sus superficies para evitar el contagio por contacto, o las cabinas insonorizadas, cada día más habituales en las oficinas.
Respecto al mobiliario, añade que si el entorno de trabajo es flexible, móvil y polivalente, también debe serlo el mobiliario de oficina post-covid para permitir la transformación del espacio, según las diferentes actividades o proyectos que vayan a ejecutarse en cada momento o el número de personas.
La oficina en un mundo post-covid debe tener todos los componentes esenciales para ser un espacio de trabajo seguro, sostenible y saludable y, a la vez, generar un ambiente que inspire, motive y fomente la interacción.
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