¿Cuánto cuesta realmente la gestión administrativa de los Recursos Humanos?

Hace más de un año y medio que la pandemia ha trastocado nuestra forma de vida, nuestra forma de relacionarnos y nuestra forma de trabajar. Y en muchas empresas este cambio no sólo ha afectado la salud de sus empleados, sino que también ha modificado, en mayor o menor medida, su modelo de negocio. Además, se ha alterado la forma de realizar las tareas administrativas de los RRHH hasta el punto de que, algunas veces, las compañías se han visto obligadas a cambiar por completo esta gestión.

En este nuevo contexto, los equipos de RRHH tienen que estudiar nuevas estrategias y adaptar sus prioridades para conseguir una gestión eficaz de los costes. Las empresas deben sumar a la lista de tareas nuevas prioridades: garantizar que la nómina se gestiona de forma precisa y puntual, ofrecer servicios administrativos y gestionar el control de los costes. El TCO (Total Cost of Ownership) es un término al que deben prestar más atención e intentar optimizar su cuantía debido a los recortes presupuestarios que ha supuesto el virus.

¿Cuánto cuesta realmente la función administrativa de RRHH? 

Para conocer la situación actual de esta materia, ADP, empresa líder a nivel mundial en el uso de la tecnología para la gestión del Capital Humano (HCM), ha auditado los costes y productividad de los departamentos de administración de Recursos Humanos y Nóminas de 403 empresas en 6 países europeos: España, Alemania, Francia, Inglaterra, Italia y Países Bajos. Para ello, basó la metodología del análisis del TCO en la recomendada por Gartner Group [i], que incorpora todos los elementos constitutivos de un producto manufacturado. Además, para evaluar la productividad administrativa de RR.HH. de la forma más precisa posible, ADP ha aplicado este enfoque al sector de los servicios de RR.HH. y ha creado el «coste operativo total», que utiliza una fórmula que tiene en cuenta el coste total de la función y el del sistema de información de RRHH. 

Entre las conclusiones del análisis destaca cómo en 2020 el coste medio de la gestión de RRHH en España fue de 236 euros al año por empleado – 297 si se incluyen los costes ocultos. También señala que los equipos de RRHH en las empresas de tamaño medio invirtieron casi la mitad de su tiempo (45 %) en actividades administrativas repetitivas, como la administración de nóminas (18 %) y de RR.HH. (14 %) y la gestión de ausencias (13 %). Por último, indica que a los equipos de RRHH les resulta difícil desempeñar sus roles de gestión estratégica, invertir en el aspecto más humano de sus responsabilidades y alcanzar los objetivos de su función principal. 

La importancia del TCO 

El TCO de cada compañía es único ya que está basado en diversos factores. Por ejemplo, el gasto salarial de la compañía y los gastos de nómina, el tamaño y la situación de la empresa en sí y, por supuesto, la legislación laboral del país (incluidos los acuerdos laborales en vigor). La referencia que marca el TCO muestra el verdadero coste medio de la función de administración de RR.HH. ya que incluye los costes ocultos, aquellos que la empresa normalmente desconoce o tiene poco identificados. 

Factores a tener en cuenta

Con el objetivo de ayudar a las empresas a mejorar su TCO y optimizar el coste de la gestión administrativa de RRHH, ADP publica los factores que deben tener en cuenta:

• Crisis sanitaria. Esta crisis ha provocado un impacto económico que, de manera inevitable, está provocando fallos a la hora de pagar los salarios, insolvencias en pequeñas empresas, pérdidas de empleo y, por consiguiente, una disminución del poder adquisitivo en todos los sectores de la sociedad, tanto si se han visto afectados directamente como si no. En un contexto como este, se vuelve crucial evitar que se produzca un colapso organizativo causado, por ejemplo, por sistemas de IT que no funcionan correctamente, por la falta de un gestor de nóminas o incluso por el cierre de las instalaciones.
• Evolución de las funciones de RRHH. Durante años, los servicios de RRHH se han simplificado y optimizado y, además, se han reducido los costes asociados. En todo este tiempo, la demanda por parte del equipo humano ha seguido aumentando, lo que ha supuesto un incremento de la carga administrativa de esta función. En estos tiempos de crisis, la agilidad a menudo es sinónimo de supervivencia empresarial.
• Visibilidad de los costes de RRHH. En el contexto actual es esencial evaluar, de la forma más precisa posible, el coste operativo total de la función administrativa de nóminas y de RRHH. Asimismo, es necesario que se puedan incluir los costes ocultos que no aparecen en el sistema contable. De este modo se podrá analizar el coste real de la gestión de las nóminas, del tiempo y de las actividades, de la administración de los datos de RRHH y sus procesos. Al identificar tanto los costes visibles como los ocultos de los RRHH, se pone de relieve las oportunidades para reducir estos costes, mostrar qué áreas son más productivas y establecer una relación explícita entre las actividades de RRHH y los resultados operativos.
• Tecnologías externalizadas. La externalización disminuye la necesidad de invertir ya que comprar licencias de software, instalar y actualizar un software de administración de nóminas y de RR.HH. es una fórmula cada vez más obsoleta. Así, el coste de administración pasa de ser un coste fijo a uno variable que dependerá del número de empleados e instalaciones. Tanto si la empresa está creciendo como si está atravesando una crisis, la función de administración de RR.HH. se puede adaptar sin tener que gastar más dinero a medida que se progrese hacia la gestión de múltiples instalaciones.
• Regulación y cambios legales. La legislación en materia legal y fiscal cambia cada vez con más frecuencia, lo que la convierte en más compleja y más necesario contar con la ayuda de expertos legales. Los proveedores de servicios tienen equipos completos de expertos legales y en IT que implementan continuamente las nuevas normas y excepciones en materia social y fiscal. A una empresa independiente le puede resultar complicado garantizar el mismo nivel de actualizaciones legales y tecnológicas. 

Según Raúl Sibaja, General Manager de ADP para el sur de Europa, «la gestión de los Recursos Humanos se divide en dos grupos: los que toman las decisiones y los funcionales. La parte que se encarga de la toma de decisiones es el elemento estratégico esencial para la compañía; y la parte funcional integra cada vez más y más servicios y conocimientos especializados complejos. Si esta última es realizada internamente conllevará, inevitablemente, una menor inversión en el negocio principal de la empresa y afectará al nivel de servicio que esperan sus empleados. Por eso la externalización de los servicios de RRHH es el formato idóneo para aquellas empresas que quieren ahorrar en su TCO y aumentar el nivel de conocimiento especializado».