A medida que vamos avanzando hacia la normalidad, la pregunta que nos hacemos todos es cuándo volveremos a la oficina. Ha quedado atrás la noción de que el teletrabajo era algo temporal; no hay duda, pero, sin embargo, la mayoría de las compañías insisten en que su personal deberá presentarse a la oficina dos o tres días por semana cuando termine la pandemia.
«La principal razón es que la oficina genera un espíritu de equipo que facilita y fomenta la creación e innovación, que probablemente no se hubieran dado si todos trabajan aislados», asegura Camilo Agromayor, director general de Ofita, empresa de diseño y mobiliario de oficina.
«Si bien en estos últimos meses muchas empresas han comprobado que es posible trabajar desde casa, también se ha puesto de manifiesto el valor real de la oficina, como único escenario que posibilita la conexión e interacción entre las personas. La interacción social que no pueden tener lugar en casa», añade el director general de Ofita.
Todas las empresas priorizan en su retorno a los centros de trabajo la salud y la seguridad de sus empleados. Está claro. Por su parte, además, los empleados exigen flexibilidad, con respecto a cuándo y dónde trabajan. Por ello, la oficina debe rediseñarse para posibilitar la actividad laboral y esa interacción social que no puede tener lugar en casa.
Con un modelo de trabajo híbrido, la oficina pierde protagonismo como lugar fijo asignado a una persona para realizar una tarea concreta y lo gana como espacio de cocreación y relación entre compañeros.
«Las oficinas además conservan su papel de conexión corporativa, de espacio de relación con el cliente y escaparate de su marca y su cultura», afirma Camilo Agromayor.
La funcionalidad de la oficina está cambiando, pero también su diseño. Según Agromayor, «para atraer y motivar a una plantilla acostumbrada a trabajar desde casa, la oficina debe tener atributos que contribuyan a la motivación y bienestar de los empleados. Los trabajadores demandan oficinas seguras, más humanas y con espacios informales».
Los protocolos de higiene y las medidas de distanciamiento son claves para que los trabajadores se sientan seguros. Por ello, guían el diseño de las nuevas oficinas. «En este reto, contamos con la ayuda de la tecnología que nos permite, por ejemplo, la reserva y gestión de los espacios para un uso seguro de la oficina».
Pero, además, la pandemia ha puesto sobre la mesa el debate de la gestión emocional en el entorno laboral y la necesidad de que las empresas ayuden a mejorar la salud psicológica de unas plantillas emocionalmente impactadas por la crisis sanitaria. «La oficina puede ser un buen aliado de estas políticas al facilitar a los empleados un entorno seguro y en el que se sientan a gusto», opina el director general de Ofita. En este sentido, la oficina debe ser un lugar atractivo, que invite a la colaboración y la comunicación espontánea. También es importante que facilite espacios con tecnología para quienes tengan reuniones virtuales y/o necesiten privacidad o áreas de concentración.
Por lo tanto, ¿cómo deben ser las nuevas oficinas? Tres tendencias claves
1. Puestos de trabajo o espacios «calientes»
El teletrabajo ha venido para quedarse, y esto se traduce en un nuevo concepto de oficina, con una clara tendencia hacia los espacios no territoriales, en los que los empleados nos tienen puestos fijos asignados en la oficina. Por lo tanto, desaparecen los espacios de uno para pasar a ser de todos.
La eliminación de los puestos de trabajo personalmente asignados se reinvierte cada vez más en un aumento de diferentes zonas compartidas que son de todos. Cada una pensado para un tipo de trabajo en concreto (hay espacios compartidos para el trabajo concentrado, en equipo, para la comunicación informal, para las conexiones en remoto…).
2. Se multiplican los espacios colaborativos, principalmente los informales y los pensados para la innovación
A la oficina no iremos ya a enviar e-mails o a rellenar formularios, sino a hacer tareas colaborativas y creativas y a socializar, y eso obliga a cambiar los espacios de trabajo. Se han multiplicado los espacios colaborativos en las oficinas, que ya antes de la pandemia ocupaban más del 60% de las oficinas, según el estudio de Ofita «More tan one».
Dentro de estos espacios colaborativos, están en auge dos tipologías: los espacios informales y los espacios para la innovación.
«A medida que las personas se han vuelto más móviles, los espacios de trabajo se han vuelto cada vez más diversos e informales», afirma Camilo Agromayor. «Tras estos meses aislados y trabajando en remoto, precisamos retomar el contacto personal y sentir que formamos parte de algo. De ahí, el valor del concepto de «oficina vecinal», con la multiplicación de break spaces, espacios de relajación y el encuentro informal».
Cafeterías, bibliotecas, zonas de estar o espacios lúdicos han sustituido a las tradicionales salas de reunión, con el objetivo de ofrecer espacios más confortables a sus plantillas y al mismo tiempo promover la colaboración espontánea y la socialización.
«En estos espacios el empleado puede tanto hacer una pausa como seguir trabajando, pero de una forma más distendida, bien de forma individual o con otros compañeros». Son espacios de diseño mucho más acogedor y divertido, «y estos es importante porque el entorno nos influye y mucho en nuestra motivación y en la productividad de nuestro trabajo diario», señala el director general de Ofita.
Además de tener un diseño agradable y bonito, estos espacios informales deben ser también productivos. En este reto, hay muchos puntos que deben ser abordados a la hora de ponerlos en práctica. Deben estar dotados de los mismos servicios que un puesto de trabajo convencional, principalmente el acceso a las comunicaciones, la energía y la tecnología, al igual que disponer de superficies diseñadas para trabajar.
Por su parte, los nuevos espacios de trabajo para la innovación -perfectos para las metodologías ágiles- también están cambiando la imagen de las oficinas. El concepto tradicional de puesto de trabajo, con mesa, archivador y silla, aquel en el que pasamos toda la jornada laboral sentados, está dando paso a espacios totalmente diferentes: mesas y pizarras móviles, gradas, muebles para trabajar de pie…
3. Humanización de la oficina
Puede que la pandemia plantee muchos retos relacionados con los nuevos espacios de trabajo, pero también está favoreciendo un cambio hacia un diseño de espacios laborales mucho más humanos. Ha vuelto a poner a las personas en el centro de las organizaciones. «Aprovechemos este momento para repensar nuestras oficinas», afirma Camilo Agromayor.
En un contexto como el actual, con una plantilla en su peor momento emocional, las prácticas de fomento del bienestar son un mecanismo prioritario en las organizaciones. De hecho, las áreas de RRHH y Prevención de las empresas han planificado el retorno de sus empleados a sus centros de trabajo con diferentes políticas orientadas a velar por la salud tanto física, como emocional y social de los trabajadores.
Esas políticas de bienestar deben ir acompañadas de un espacio de trabajo alineado también con ese cuidado de las personas.
Diseñar oficinas humanas en tiempos de la Covid pasa por crear centros saludables. Significa también por ejemplo incluir plantas y espacios, diseños, mobiliario de oficina y elementos que rompen las barreras entre el mundo del hogar y el del trabajo creando entornos cómodos, amenos y estéticamente agradables, pero va más allá.
Según Camilo Agromayor, «pensar en oficinas humanas implica un cambio de concepto; interpretar los centros de trabajo y el mobiliario de oficina no como contenedores ni una superficie donde apoyarse o sentarse sino como herramientas facilitadoras al servicio del talento. Significa diseñar los espacios pensando en las personas».
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