Las empresas tendrán que abonar a los empleados los gastos relacionados con los medios técnicos y las herramientas necesarias para llevar a cabo su actividad laboral de forma remota.
Así lo establece la recién aprobada Ley del Teletrabajo en España, que regula las bases de una actividad que la pandemia ha impuesto a marchas forzadas. Esta digitalización acelerada del puesto de trabajo requiere también nuevos modelos de gestión de gastos.
Según los datos de Pleo, startup fintech creada para simplificar la administración y gestión de los gastos de las compañías, si el control se realiza de forma manual implica a una media de tres personas y seis etapas, desde que llega un ticket hasta que se introducen los datos en el software de cuentas. En una compañía de 1.000 trabajadores, esto supone un coste estimado de 2.832 euros al mes (casi 3 euros por persona).
“El teletrabajo podría demorar aún más este proceso, incrementando los costes y el tiempo dedicado”, apunta Aiyana Moorhead, Country Manager para España de Pleo. “La automatización, la transparencia y la confianza son las claves para garantizar el control efectivo y sencillo de los gastos tanto en entornos presenciales como remotos”.
Automatización del proceso
El confinamiento no ha reducido los gastos. Sólo cambia el apunte contable: los viajes de trabajo (que han caído un 78%) se han sustituido por software y dispositivos informáticos (aumento del 42%), material de oficina (incremento del 74%) y gastos de Internet y teléfono, que han crecido en un 193%.
Con la continuidad del teletrabajo, estos gastos seguirán incrementándose y, al igual que en otros procesos de negocio, la digitalización permite agilizar las operaciones, ahorrar tiempo y costes innecesarios y disminuir errores. Además, con Pleo, el reporte se hace de manera automática, mediante una foto del ticket desde la aplicación móvil, eliminando el papel. Y las empresas pueden consultar el total de los gastos en tiempo real y acceder a los recibos, que se clasifican por categorías de forma automatizada.
Transparencia, productividad y confianza
Esta automatización aporta a las compañías una mayor visibilidad sobre sus gastos y los movimientos realizados por los empleados en todo momento. Siete de cada diez empresas usuarias consideran que Pleo incrementa la transparencia en su organización.
Por otra parte, los administradores consultados afirman ahorrar 11,5 horas semanales con la solución automatizada de Pleo, por lo que tres de cada cuatro (el 75%) señalan un aumento de productividad para su compañía.
La confianza también es fundamental para gestionar los gastos de forma eficiente. Las tarjetas -físicas y virtuales- evitan a los trabajadores adelantar pagos, y la aplicación digital elimina los tediosos formularios de papel. Así, el 51% de los consultados consideran que la solución ayuda a reforzar la relación de confianza con la empresa.
“El modelo de trabajo flexible aporta muchas ventajas, incluyendo ahorro en costes de infraestructura, impacto medioambiental casi cero y conciliación entre vida laboral y personal. Esta evolución requiere igualmente una solución digital, ágil y eficiente para facilitar el día a día de la empresa y de los empleados”, concluye Moorhead.
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