El onboarding en remoto, caballo de batalla de los RRHH: once consejos para incorporar a un nuevo empleado a distancia

A medida que continua la pandemia del COVID-19, las empresas han actuado rápidamente, requiriendo a sus empleados que trabajen desde sus casas para mitigar el riesgo de propagación del virus. Si bien aún no conocemos el impacto total que tendrá el coronavirus, aquellas organizaciones que siguen realizando contrataciones se enfrentan ahora al desafío de incorporar talento de manera remota.

“En estos tiempos de incertidumbre y de inestabilidad económica y laboral, los profesionales dudan a la hora de cambiar de empleo. Hay que procurar que desde la primera semana el nuevo integrante se sienta involucrado en el equipo, mantener una comunicación constante con él, abrir espacios para la retroalimentación empleado-empresa, así como “contagiarle” los valores y la cultura de la organización”, comenta Marco Laveda, Managing Director Spain & Portugal en el Grupo Robert Walters.

En la nueva guía Cómo incorporar talento con éxito de manera remota de la consultora global en búsqueda y selección especializada, Robert Walters, se ofrecen 11 recomendaciones para que los nuevos integrantes de la compañía se mantengan comprometidos, se integren con éxito y aporten valor a la organización desde un inicio:

1. Crear un video de presentación del equipo: A falta de interacciones “cara a cara”, un video puede ayudar a mostrar el entusiasmo de la empresa por su reciente incorporación. En este video se puede hablar sobre la cultura corporativa y la organización en sí, así como incluir una presentación ante la cámara de cada uno de los miembros del equipo para que se familiarice con ellos.
2. Transmitir tranquilidad y confianza: En el entorno actual, la seguridad y la tranquilidad son esenciales para mitigar los miedos ante la incertidumbre de empezar un nuevo trabajo de manera remota. Hay que generar espacios para la comunicación a través de videollamadas individuales y grupales. Además se pueden implementar newsletters digitales y comunicados internos con el fin de mantener al nuevo integrante del equipo -así como a la plantilla en general- informada y al tanto de las últimas novedades de la organización.
3. Facilitar su integración en “la comunidad”: Ayuda a que se sienta parte del equipo incluyéndole en grupos de comunicación donde se generen oportunidades para compartir experiencias e intereses más allá del trabajo, tales como grupos de mensajería instantánea.
4. Crear un kit de bienvenida: Elabora un pack de bienvenida online donde el nuevo miembro pueda encontrar todo lo que necesita para realizar sus funciones y resolver toda sus dudas desde un inicio: información sobre la compañía, sobre los procesos de trabajo, las sesiones de formación/capacitación que se le van a impartir…Trata de hacerlo lo más dinámico posible para que sea ameno y memorable.
5. Compartir el organigrama de la compañía: Saber quién es quién en la organización, destacando a los que serán sus contactos de referencia, le ayudará a familiarizarse con la empresa y a obtener una mayor confianza de tal manera que se desenvolverá e interactuará con los diferentes miembros de la organización más rápida y fácilmente.
6. Evitar trámites burocráticos: Digitaliza todos los trámites y documentos que impliquen al nuevo integrante del equipo, utiliza herramientas de firma digital con el fin de agilizar estos procedimientos.
7. Asegurarse de que cuenta con el mobiliario y herramientas tecnológicas adecuadas: Evita que el profesional se sienta frustrado porque no cuenta con el mobiliario, los dispositivos y programas necesarios para trabajar. Comprueba que todo esté disponible y funcione correctamente de manera previa a su incorporación.
8. Desarrollar un programa de capacitación: Incluye en las diferentes sesiones de formación online los procesos de trabajo que deberá aprender, y los conocimientos y habilidades que necesitará adquirir para desempeñar sus funciones de la manera más óptima y eficiente. Organiza esta información en entregables para que pueda completar cada acción por sí mismo en un período de tiempo determinado.
9. Retroalimentación mutua: El proceso de inducción remoto ha de resultar una curva de aprendizaje ascendente para ambas partes, nuevo empleado y empresa empleadora. Asegúrate de preguntarle cómo se siente de manera regular y si hay algo en lo se pueda mejorar desde la organización.
10. Ser paciente: Es normal experimentar fallas de comunicación y dificultades durante un proceso de incorporación, sea presencial, semipresencial o puramente digital. Ser empátic@ y paciente a la hora de apoyar a este nuevo miembro del equipo, ayudarle a crecer profesionalmente, y a convertir los errores en oportunidades serán claves para su éxito dentro de la compañía.
11. Priorizar su bienestar: el nuevo integrante querrá impresionar y mostrar a la organización que se puede confiar en él extralimitándose de su horario laboral en la mayoría de las ocasiones, pero hay que considerar los peligros del agotamiento físico y mental. Asegúrate de transmitirle la importancia de mantener un balance óptimo entre vida y trabajo.