Antes de ir a la oficina… ¡reserva tu mesa! Descubre el novedoso concepto de ‘hoteling’

Cuando “vas a la oficina” se sobreentiende que trabajarás en la misma mesa todos los días. Es tu sitio, con tu silla y tus recuerdos personales.

Sin embargo, en las oficinas de “la nueva normalidad” cada día hay menos mesas asignadas. Hemos perdido “la propiedad” de los puestos de trabajo. En su lugar, los empleados deben reservar un espacio cada día – ya sea una mesa, un área de concentración o una sala de reuniones – que sirva al tipo de trabajo que tienen que realizar ese día. Este concepto se llama hoteling, y cada día está más extendido, según Ofita. 

Ofita, empresa de diseño y mobiliario de oficina, y Condeco, referente mundial en esta tecnología, han llegado a un acuerdo para implantar conjuntamente sistemas de gestión y reservas del espacio en sedes corporativas.

“La pandemia ha acelerado nuevas formas de trabajo, como el teletrabajo, que traen consigo nuevos diseños y usos de la oficina. Destacan 4 atributos de las nuevas oficinas: flexibles, móviles, colectivas y no asignadas. El hecho de que nos replanteemos para qué vamos y cuándo vamos a la oficina, con gran parte de la plantilla que solo acudirá a sus centros de trabajo en momentos o días puntuales, obliga  a las empresas a reformular el uso de sus espacios y si es necesario o no que cada persona tenga su propio puesto de trabajo”, explica Camilo Agromayor, director general de Ofita. 

“Las empresas están recurriendo a alternativas a los puestos de trabajo personalmente asignados. Estas nuevas soluciones les permiten una utilización más racional del espacio, que se diseña y distribuye en función de la presencia real de los trabajadores y no de su número absoluto”, señala. 

La  tendencia es ir hacia sistemas en los que los empleados tienen acceso a un variado menú de espacios de trabajo, que eligen según sus necesidades de cada momento. Este tipo de oficina plantea un interrogante: ¿Cómo se gestionan estos espacios? “Pueden ser totalmente libres y utilizarse según una lógica del “primero que llega, primero servido”, o bien se implanta un sistema de reservas, que es la opción más demandada y eficiente”, según Camilo Agromayor.  

Tener que caminar por el edificio en busca de un lugar viable para trabajar puede resultar frustrante y hasta el área diseñada de forma más eficiente puede terminar siendo poco efectiva si no es posible localizar con facilidad los espacios  disponibles de trabajo. Con estos sistemas, los usuarios pueden reservar el espacio en la web, mediante una aplicación móvil, en una cabina, en pantallas digitales de salas y puestos de trabajo o en el calendario de Outlook: “hay una opción adecuada para todos”.