Diez trucos para gestionar de forma efectiva el tiempo en el trabajo

En la actualidad vivimos en un ambiente de trabajo frenético en el que la cultura del cortoplacismo, la hiperconectividad y la multitarea marcan el ritmo de nuestro día a día. Lo queremos todo para ya, sin pararnos a pensar en la repercusión que esto tiene sobre la productividad del empleado que debe, además, gestionar varias tareas a la vez sin poder centrarse al 100% en ninguna.

Según un reciente estudio elaborado por Harvard Business School, el 45% de los trabajadores afirma que, en el último año, su tareas laborales han aumentado, entre otras cosas debido a las nuevas tecnologías que permiten trabajar en remoto, repartir el trabajo o crear nuevos canales de comunicaciones. Sin embargo, lejos de suponer una mejora en el rendimiento de las compañías, que un trabajador esté expuesto a la conocida multitarea puede suponer una reducción de hasta el 40% de su productividad.

El tiempo es el gran damnificado por esta realidad. Se trata de uno de nuestros activos más valiosos, pero en muchas ocasiones nos perdemos en tareas que aportan muy poco valor o no finalizamos ninguna. Esto nos lleva a no realizar el trabajo verdaderamente importante o alcanzar plazos, lo que tiene resultados como bajo rendimiento, estrés o frustración. Por ello, es de suma importancia aprender a priorizar y a gestionar el tiempo.

Execoach, consultora especializada en la transformación cultural de las empresas, ha elaborado un decálogo con recomendaciones para interiorizar y convertir en una realidad la correcta gestión del tiempo:

1. No abarcarlo todo. Toda persona que haya alcanzado el éxito sabe que es imposible abarcar todas nuestras actividades y, sobre todo, hacerlas bien. Debemos aprender a priorizar las actividades que son más importantes para nuestro puesto y organización, y el resto del tiempo dejarlo para aquellas que tienen una importancia menor.
2. Dedicar 10 minutos diarios a la planificación. Con este pequeño ejercicio podemos evitar que el tsunami de tareas diarias nos desborde. Lo más recomendable es, no solo hacer una planificación diaria, sino también semanal y mensual. En este sentido, nos puede resultar de gran ayuda contar con una agenda.
3. Marcar objetivos ambiciosos a largo plazo. Para conseguir que nuestra mente esté lo más focalizada posible, y evitar entrar en la rutina del cortoplacismo, tenemos que tener claros cuáles son nuestros objetivos a largo plazo, en un periodo de 5 a 10 años, consiguiendo así ir construyendo un camino con una meta definida.
4. Definir objetivos diarios. Para conseguir una sensación de control y autoconfianza, es importante determinar un par de objetivos al día que sean poco ambiciosos y concretos, que podamos cumplir. Estos objetivos tiene que ir alineados con nuestros objetivos a largo plazo. El observar que día a día vamos cumpliendo con lo establecido generará una gran motivación.
5. Evitar la multitarea. Nuestro cerebro no está preparado para la multitarea: al aplicarla hacemos que nuestro foco de atención se divida con cada una de las actividades que estemos realizando y que no estamos centrados al 100% en ninguna de ellas, por lo que la calidad de las mismas se ve disminuida.
6. Contar con los imprevistos. Cuando organizamos nuestra agenda con las tareas diarias, es un gran error hacerlo contando con el total de horas de trabajo ya que, inevitablemente, durante nuestra jornada laboral surgen imprevistos que harán que nos sintamos frustrados e incompetentes al no poder cumplir lo programado. Tenemos que contar con ellos y aprender a manejarlos con realismo.
7. Aprender a decir no. En muchas ocasiones, ya sea por cultura o por miedo, tendemos a no establecer límites a aquellos jefes o compañeros que irrumpen en nuestro trabajo con otras tareas de menor importancia, a las que establecen una fecha de entrega inmediata. Tenemos que aprender a marcar unos límites razonables y entender que, por hacerlo, no va a ocurrir nada malo, sino que las personas que trabajan con nosotros comenzarán a conocer nuestros límites y a valorarnos y respetarnos más.
8. Dedicar un 30% a tareas importantes y no urgentes. Por lo general, se suele dedicar un mayor porcentaje de tiempo a aquellas tareas urgentes que tienen un deadline marcado. Una de las principales claves para obtener una mayor eficiencia es dedicar tiempo a aquellas tareas importantes y no urgentes, que son las que van a contribuir a alcanzar nuestros objetivos a largo plazo, y que nadie nos va a presionar por ejecutarlas. Si no lo hacemos, con el tiempo se pueden volver urgentes y ya sea demasiado tarde. 
9. Delegar las cosas de menor importancia. Saber derivar tareas no es nada fácil, y pensar que realizándolas nosotros mismos tardaremos menos tiempo es un error que incrementará nuestra carga de trabajo y nuestros niveles de estrés. Sentirse cómodo no teniendo el control de todo es algo que se tiene que trabajar.
10. No posponer las tareas difíciles. Es muy común que tendamos a retrasar aquellas actividades que tienen una mayor complejidad o que nos exigen un esfuerzo extra. Si por el contrario, abordamos estas tareas en corto periodo de tiempo, evitarán que suframos de estrés y ansiedad al estar continuamente recordando estas tareas.