Aunque parece algo sencillo y sin dificultad, el hecho real es que según Hexagone, la consultora de formación de idiomas, 4 de cada 5 emails que se escriben en inglés tienen fallos de sintaxis y de estructura demasiado evidentes. El uso de frases recurrentes ayuda a elaborar estos textos.
El fallo más habitual a la hora de escribir un email en inglés consiste en cometer errores de ortografía (spellingmistakes). El segundo error más habitual es el uso de lenguaje informal para correos formales. Por último, los signos de puntuación.
Según Hexagone, el 65% de los españoles que afirman hablar inglés se manejan mejor por escrito que en idioma hablado, sin embargo, de este porcentaje sólo el 19% sabría escribir textos sin errores, un porcentaje que baja a la hora de enviar un email. El principal problema es el correcto uso del estilo más formal del idioma.
Gaëlle Schaefer, Directora de Hexagone explica, “Existen 4 partes fundamentales en la redacción de un email. El saludo, el cuerpo del email, el agradecimiento y el cierre. Si bien puede parecer muy similar a los correos que se escriben en español, cuando se va a escribir en inglés hay que cuidar el protocolo”.
El saludo (salutationorgreeting): Dependiendo de quien vaya a recibir el email se podrá optar por un estilo más formal o más informal. “El saludo es uno de los elementos más distintivos de los emails formales (Dear Ms Scully) con respecto a los informales (Hi John)”, explica Gaëlle Schaefer.
Por ejemplo, cuando se está enviando un currículum,se deberá comenzar con expresiones del estilo “To WhomItMayConcern” que se traduce como “A quien corresponda”. Se trata de un formalismo muy protocolario.
Si el saludo está dirigidoa una personaa la que ya se le conoce, entonces la fórmula “DearPhilippe” será la adecuada. Si no hay un trato habitual, lo recomendable es recurrir al apellido “DearMrStark”.
El cuerpo del email (email body):En esta parte del email se deberá explicar el motivo del mensaje de la forma más ordenada y clara posible. Cuanto más breve y conciso mejor.
“Si haymuchas cosas que exponer, se deberá preparar un guion previo para no olvidar nada y que las ideas sigan un orden lógico. Hay que tratar de limitarse a una idea por frase y no extenderse demasiado.Se aconseja que los emails tengan como máximo 5 párrafos con 5 líneas cada uno, aunque esto depende mucho de la situación”, explica la directora de Hexagone.
El cuerpo del email es la parte central del correo y por lo tanto del mensaje en cuestión. En esta sección hay que ser correctos y educados. Dependiendo del motivo del email se podrá iniciar con las siguientes frases:
- I am writting in reference to: Le escribo en referencia a.
- Thankyouforcontactingus: Gracias por contactar con nosotros.
- Thankyouforyourprompt response: Gracias por su rápida respuesta.
Agradecimientos(thanking): Es una norma de cortesía. Altamente recomendable antes de despedirse agradecer la atención prestada al correo. Se pueden utilizar frases del tipo:
- Thankyouforyourconsideration: gracias por su consideración
- Shouldyouhaveanyquestions, please do nothesitate tocontact me: si tiene alguna pregunta, no dude en contactar conmigo.
La despedida (closing): Se trata de una duda muy frecuente. Una fórmula formal de despedida es “Yourssincerely” o “Yoursfaithfully” que se traduce como “le saludo atentamente”. “KindRegards” también se usa en el mundo corporativo en un entorno menos formaly significa “un cordial saludo”.Esta última es la más habitual dentro de los correos de empresa y trabajo.
“La despedida que escojas deberá encajar bien con el saludo y, al igual que este, lleva una coma después”, explica Gaëlle Schaefer.
Desde Hexagone se aconseja revisar siempre el texto varias veces para evitar spellingmistakes. Copiar el texto del email en Word, y marcar el texto como inglés (en el menú “Herramientas”) para pasar el correcto ortográfico puede ser una buena idea.
Otro dato importante según Hexagone es que la mitad de los usuarios de email no saben deletrear su correo electrónico personal. Es importante aprender a deletrear tu dirección de email. El problema no viene tanto a la hora de conocer el alfabeto sino los signos o símbolos en inglés:
@ = At
. = Dot
_ = Underscore
– = Hyphen
/ = Slash, forward slash
“Si alguien te pide tu dirección de email o página web por teléfono o en persona, es mejor que lo tengas preparado”, concluye Gaëlle Schaefer.
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