La nueva normativa europea sobre la Protección de Datos Personales nos plantea un cambio de escenario y un cambio de mentalidad, es una realidad y una necesidad a la que se enfrentan las empresas que manejan datos de particulares y que, por tanto, les lleva a cuestionarse la pregunta: ¿Cómo cumplir y poner en práctica el Reglamento General de Protección de Datos -RGPD- y evitar ser penalizados?
Teamleader ha organizado el Webinars #WorkSmarter ‘Prepara tu negocio para el nuevo Reglamento General de Protección de Datos de la UE (RGPD) ’para ayudar a las pymes a saber cómo tienen que adaptarse a la nueva ley que entrará oficialmente en vigor el próximo 25 de mayo de 2018, momento a partir del cual las empresas deberán informar exactamente de la recogida de datos con procedimientos nuevos y solicitar una autorización expresa e inequívoca si tratan y/o gestionan datos personales.
El webinar impartido por Daniel Santos, abogado y especialista en Protección de Datos y GDPR en Santos Abogados Asociados, junto a María Abad, directora de Marketing de Teamelader, se ha dirigido a todas las empresas que procesen datos personales cuyos sujetos sean de la UE.
Daniel Santos ha explicado a los asistentes que estamos en un cambio de contexto radical en el ámbito legal y tenemos que tener claro cuál es el punto de partida para ajustarnos a la ley. En este sentido, Daniel Santos ha comentado que el punto de partida para cumplir con la GRPD sería tener en cuenta estos 5 puntos clave:
- Petición de consentimiento que incluya cláusulas de información
- Cuidado de los datos personales de los clientes con medidas de seguridad
- Plazo de conservación de datos
- Confidencialidad por parte de los trabajadores
- Contrato de acceso a los datos de los clientes y firma del mismo.
En base a la petición de consentimiento, el abogado especialista puntualiza: “Las empresas tendrán que conservar el contrato porque se lo pedirá la Agencia de Protección de Datos. Además, es necesario que las compañías cuenten con medidas de seguridad e informen a todos sus clientes al respecto. La RGPD necesita acreditar que las empresas cumplen con el reglamento, su responsabilidad es proactiva o demostrable”.
También ha subrayado la existencia de herramientas que ayudan a cumplir con la normativa y son totalmente compatibles como por ejemplo la incorporación de un CRM como el de Teamleader que desempeña un papel dual: por un lado, como procesador de datos y por otro como controlador de datos.
El CRM de Teamleader se está preparando para recibir el RGPD para que a partir del 25 de mayo en su app aparezca el contrato de acceso a los datos. Mediante la aceptación de este contrato se le da la forma escrita que requiere el reglamento.
Daniel Santos ha puesto especial énfasis en explicar por qué es necesario firmar el contrato del RGPD: “La firma del contrato le da una forma escrita y validez al documento, si no existe firma, no hay un reconocimiento escrito que reconozca el cumplimiento”.
El contrato de acceso que pone a disposición Teamleader incluye una nueva política de privacidad, formularios de baja, acuerdos de procesamiento de datos, medidas de seguridad, resumen de datos personales, términos de almacenamiento, lista detallada de seguridad, etc.
María Abad, directora de Marketing de la compañía aclara: “El RGPD implica un cambio importante para todas aquellas empresas que traten datos personales. Teamleader les ayuda a cumplir la normativa ofreciendo la información necesaria, pero el responsable es la empresa y solamente la empresa decide qué hacer y cómo utilizar los datos”.
El RGPD permite compartir las mismas normas de privacidad con Europa, ayudar a establecer estrategias más sostenibles en el procesamiento de los datos, así como mejorar la confianza de los clientes. Estas son algunas de las ventajas y beneficios que ofrece esta nueva situación para las empresas y que en el seminario online se han puesto de manifiesto.
Durante el webinar se han subrayado las distintas sanciones administrativas que sufrirán aquellas empresas que no obedezcan la ley. “El incumplimiento de la regla puede llegar a costar desde un 2% hasta un 4% del volumen de negocio total anual del ejercicio anterior. Debemos adoptar una actitud proactiva y responsable ante la llegada del RGPD”, explica Daniel.
María Abad declara: “Además de las distintas penalizaciones económicas, las empresas corren el riesgo de perder la confianza de sus clientes y perjudicar su reputación si trasgreden la normativa. Aplicar el RGPD reflejará seguridad y confianza a tus clientes. Teamleader se involucra para cumplir cuanto antes con el RGPD y ayudar a las Pymes a estar preparadas ante la llegada del 25 de mayo. Desde esta fecha aparecerá en la App de Teamleader el Contrato de Acceso a los Datos, mediante la aceptación de este contrato se le da la forma escrita que requiere el reglamento”.
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