5 Consejos para organizar con éxito viajes de trabajo

¿Eres uno de los encargados de realizar una de las tareas más importantes en términos de gastos de empresa? ¿Eres el Travel Manager y debes gestionar cada uno de los elementos para que los directivos y demás empleados puedan tener un viaje de negocios excelente y sin contratiempos? Si la respuesta es sí, este artículo es para ti.

En la actualidad los viajes de negocios están supervisados por diversos departamentos, sin embargo a tu departamento en concreto le ha sido asignada dicha tarea. No te agobies. Debes tener en cuenta ciertos elementos esenciales para que la planificación y organización de los viajes empresariales se cumplan a la perfección.

Lo primero, la base económica. Hay múltiples opciones en el mercado para proveer al viajero de negocios el dinero suficiente para sus gastos de estancia, transporte y comidas. Una de las formas más utilizadas por las compañías, es otorgarle al viajero empresarial una tarjeta o facilitarle un adelanto para que pueda efectuar sus gastos. Sin embargo, a la hora de elegir un proveedor de servicios de pago, es importante seleccionar aquellas de gran trayectoria y que estén especializadas en estos servicios exclusivos para viajes de trabajo. Las tarjetas de crédito Diners Club Spain ofrecen una variedad de beneficios y ventajas para este sector, además, como dato interesante esta marca fue la creadora de las tarjetas de crédito, así que experiencia, trayectoria y seguridad, son aspectos que caracterizan a la marca.

Después de garantizar la base económica, es hora de asegurar a los viajeros contra cualquier imprevisto que pueda surgir. Para ello se debe investigar las diferentes coberturas que ofrecen los seguros y que elementos diferenciales poseen. Es de suma importancia que a la hora de contratar un seguro de asistencia en viajes, tengamos la certeza de recibir un trato personalizado y exclusivo, ya que debemos recordar que los directivos que realizan los viajes de negocios, suelen esperar un trato óptimo y la resolución de sus inconvenientes en poco tiempo.

Una vez que has seleccionado de qué forma el viajero empresarial podrá suplir sus gastos y cuál es la cobertura que tendrá ante cualquier incidente, hay que seguir con otros elementos de la organización y planificación del viaje, que van desde la elección del alojamiento, transporte, comida y una breve lista de opciones de ocio.

Cómo elegir el mejor lugar para residir durante el viaje de trabajo

El impulso que ha tenido España en la realización de viajes de trabajo, ha hecho que existan páginas especializadas en hospedaje premium para empresarios, incluyendo además el transporte, lo cual facilitará el traslado de un lugar para otro entre reuniones por parte del viajero, y a nosotros como Travel Manager, nos ahorra un elemento de la lista de cosas que debemos coordinar.

Agenda al día con las tareas a realizar

A fin de poder reaccionar de forma veloz ante cualquier imprevisto, es importante que conozcamos las actividades que tendrá el viajero de negocios, de esta manera podremos contactar con el seguro, el hotel o la empresa para poder solucionar los problemas presentados.

Contar con dispositivos para mantener el contacto con la oficina

En los últimos años, la moda de los accesorios y ‘wearables’ está cogiendo fuerza para realizar actividades físicas como hacer running. Pero en el trabajo también te pueden ayudar a llevar al día cada gestión importante, poniendo alarmas incluso para que recuerdes cada evento importante del cual debes hacer seguimiento.