Cinco errores a la hora de gestionar el tiempo en el trabajo

Los españoles malgastan un 30% del tiempo en su trabajo. Así se desprende de un estudio de Steelcase. Sin embargo, muchos empleados no son conscientes de esa falta de buena gestión del tiempo y cometen una serie de errores que les lleva a ser menos eficaces. Woffu, la startup que ha revolucionado el mercado con su suite de Recursos Humanos, analiza los más comunes.

Gestión del correo electrónico

Un estudio de la Carleton University en Canadá concluye que los empleados pasan un tercio de su tiempo en la oficina leyendo y respondiendo e-mails, con la consecuente carga de trabajo y generación de estrés. El principal problema del correo es que es muy difícil separar el grano de la paja e identificar los que realmente necesitan nuestra acción.

“Una buena solución es aportar lógica al correo electrónico. En cualquier comunicación el destinatario puede que deba una respuesta o puede que sencillamente tenga que darse por informado. Lo más eficaz es distinguir a los destinatarios por este criterio, utilizando las herramientas que ya tenemos a nuestra disposición: Por ejemplo, las personas que están en el “Para” del e-mail, son aquellas que deben actuar y responder. Las que están en copia (CC:) sólo tienen que leer. Si además añadimos en el sujeto del correo indicaciones tipo “Necesita respuesta” o “Sólo para tu información” o “No urgente” podemos ayudar a que las personas creen reglas en sus gestores de correo que les permitan filtrar los mensajes relevantes y su prioridad”, apuntan desde Woffu.

Respondo y respondo

Al tener el correo abierto, se opta por responder de forma constante a cada correo que entra, interrumpiendo, una y otra vez, lo que se estaba haciendo. “Muchas veces es conveniente cerrar el programa de gestión del correo, para concentrarse en la tarea que se esté llevando a cabo y no se esté esperando un mail en concreto. El método Pomodoro, desarrollado por Francesco Cirillo, que propone ciclos de máxima concentración de 25 minutos, puede ser una manera de concentrarse evitando todo tipo de distracciones.”, afirman desde Woffu. El estar de continuamente consultando el correo y respondiendo a mails, hace que se pierda en eficiencia. Lo óptimo es planificarse y responder de forma prioritaria.

Reunión: ¿realmente es necesaria?

Existe un amplio consenso sobre cómo es de habitual verse en reuniones improductivas. Una buena práctica es determinar el objetivo de la reunión, el tiempo máximo dedicado y el rol de cada persona, antes de convocarla. Habrá personas que tendrán que informar, unas tendrán que ser informadas y otras tendrán que debatir y construir con el resto una solución o una propuesta. Identificar cuál es el resultado esperado de la reunión y el rol de cada uno de antemano permite darse cuenta que, a menudo, no es necesario convocar a todos los que en un principio podrían haber asistido. Desde Woffu afirman: “Si el rol de alguien no está claro, no se le convoca y nadie se ofende ni se siente excluído, al contrario, es una señal de respeto a su tiempo”. Si además, cuando acaba alguien se encarga de escribir un pequeño resumen y circularlo, el resto del equipo puede quedar informado sin haber dedicado su tiempo a la reunión.

No saber parar

Una pausa a tiempo, en un momento de sobrecarga, pese a lo que parece, puede generar en un corto plazo una mayor productividad. En muchas ocasiones, se dan situaciones en el trabajo en las que el trabajador se ofusca y no encuentra la solución. Pararse, salir, “airearse”, es vital para volver totalmente renovado y reanudar el trabajo de una forma eficaz.

Herramientas adecuadas para cada actividad

La tecnología nos permite usar herramientas hechas a medida prácticamente para cada necesidad del día a día en el trabajo. Saber seleccionar las mejores soluciones para ahorrar tiempo de los empleados es crítico. Software de chat corporativo, vídeo llamadas, gestión de tareas, coordinación de proyectos… Prácticamente hay un software a medida para cada utilidad, y todos ellos buscan la eficiencia y el ahorro de tiempo para sus usuarios. Woffu es un ejemplo más. Como suite de Recursos Humanos permite la gestión de las vacaciones y ausencias, la planificación de turnos, el control horario y la distribución de documentos de Recursos Humanos entre el equipo, ahorrando hasta un 80% de tiempo de gestión a estas tareas.