La productividad de una empresa no sólo se mide según la cantidad de dinero que produce, sus recursos o su plantilla de empleados. El simple hecho de tener procesos y sistemas ineficientes podría afectar negativamente al rendimiento productivo de cualquier compañía. Además, la productividad experimenta un notable descenso durante el verano. Según la compañía norteamericana Captivate Network, la productividad desciende hasta un 20% durante el periodo estival. Pero, ¿cuáles son las principales causas de una baja productividad?
- Desorganización. La máxima productividad solo puede ser alcanzada por aquellas empresas bien organizadas donde cada individuo entiende qué está haciendo y cuándo lo debe hacer.
- Accesibilidad. Cada vez son más los empleados que trabajan fuera de sus oficinas. Por eso, el no tener accesibilidad a los documentos clave, sistemas o al software desde el lugar donde se encuentre el empleado puede ser un obstáculo que afecte a la productividad.
- Distracción. Las pequeñas distracciones, tales como aquellas causadas por el constante cambio de software y documentos, pueden favorecer la pérdida de productividad. Cuando los empleados tienen que variar con frecuencia de equipo, estos pierden tiempo y la atención de aquello en lo que estaban trabajando.
- Duplicado. Cualquier tarea o proceso que necesita ser duplicado es una potencial fuga de productividad.
Para organizar la carga de trabajo y buscar una mejor manera de compartir los documentos con el personal de la compañía, recomendamos cinco aplicaciones que pueden ser utilizadas para hacer frente a estos impedimentos y mejorar la productividad.
Microsoft OneNote –OneNote de Microsoft es totalmente gratuito. Además de ello, el valor que proporciona a la hora de organizar la información es particularmente alto. Los usuarios pueden almacenar la información más importante, ideas y bocetos, así como los recortes de pantalla y el clipping de páginas webs. Los empleados pueden utilizar OneNote en todos sus dispositivos, compartirlo e interactuar en él con otros miembros del equipo.
Trello – Si OneNote es ideal para organizar la información, Trello es perfecto para clasificar y comunicar tareas. Dentro de su «tablero» de Trello, se pueden crear tantas listas como sean necesarias, en las cuales los usuarios pueden fijar comentarios y las tareas a realizar. Todos esos comentarios pueden ser vistos, movidos, comentados y utilizados individualmente por cada empleado o equipo, o hasta incluso por los grandes departamentos cuando sea necesario gestionar y coordinar tareas.
Google Drive – Se trata de una de las formas más populares de almacenamiento en «nube». Google Drive permite a todos los miembros del equipo acceder y editar archivos desde el lugar en el cual se encuentren, bien sea a través de un dispositivo portátil o móvil.
Power PDF – Si todos en la organización están compartiendo documentos en diferentes formatos, el tiempo necesario para abrirlos y convertirlos en los archivos requeridos puede ser considerable. Nuance Power PDF permite convertir fácilmente la mayoría de los tipos de archivos a PDF, así como escanear a PDF e integrarlos con los sistemas de gestión de documentos existentes.
Slack – Si alguna vez has estado delante de un correo con una interminable cadena de mensajes en la que todos los miembros han dado a “responder a todos”, sabrás cuánto tiempo puede llevar leerlo sobre todo cuando tienes que retroceder al principio de este y ver qué dijo una persona en concreto. Slack permite reunir todas las conversaciones en un solo lugar, buscar a través de ellas y separarlas en “canales” en función de diferentes temas de debate. Además, evita que la bandeja de entrada de correo electrónico se obstruya.
No cabe duda de que el uso de un sistema de software inadecuado puede ralentizar y complicar el trabajo. En la nueva era digital, las organizaciones necesitan contar con las herramientas apropiadas que permitan a los empleados ser lo más productivos posibles en sus puestos de trabajo.
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