¿Cómo se gestionan las vacaciones y la ausencia de empleados en España?

En España, para un manager de recursos humanos, una de las tareas más complicadas es la gestión eficiente de vacaciones y ausencia de empleados. Y es que, crear y mantener actualizado un calendario en el que se reflejen todas las ausencias de los trabajadores, no es tarea fácil y en muchas empresas provoca caos y enfrentamientos entre la plantilla. Esto se debe a que a día de hoy las estructuras están obsoletas porque establecen todavía antiguas rutinas que poco hacen para adaptarse a la situación individual de cada empleado.

Las vacaciones en la pyme española. Del caos a la gestión eficiente

Para comprender mejor el proceso de gestión de las vacaciones es necesario conocer un poco más cómo se gestiona este periodo de descanso o cómo se regulan las ausencias laborales en el país.

Por ello, la startup española Factorial, con sede en Barcelona y que permite gestionar el equipo de trabajadores desde las ausencias, vacaciones y bajas médicas entre otros documentos, ha elaborado un estudio con datos anónimos de más de 1.000 empresas españolas y que actualmente gestionan las ausencias de sus empleados con la herramienta de recursos humanos que ofrece el grupo. Con este estudio es posible entender las diferentes políticas de vacaciones en España y el comportamiento de los trabajadores.

Lo ideal sería que el empleado tuviera acceso a la información y que las vacaciones quedasen registradas en un software de gestión de ausencias para evitar malentendidos. De hecho, uno de los objetivos de Factorial es dejar atrás el antiguo Excel para gestionar las vacaciones de los empleados y el email para las peticiones, y centralizarlo todo en una misma plataforma.

Según explica Pao Ramón, Fundador de Factorial, “las nuevas generaciones de empleados van a cambiar por completo la estructura de las vacaciones dentro de la pyme española. Vamos hacia un modelo de vacaciones con menos limitaciones en el que los empleados combinan trabajo con viajes a lo largo de todo el año. Frente al modelo actual que limita los días y se inclina por la estacionalidad.”

Frente a esta necesidad, Factorial ofrece una herramienta completa de recursos humanos para pymes al nivel de las que utilizan las grandes empresas. Una solución que permite al responsable de la empresa automatizar todo el trabajo que la tecnología puede hacer para dedicar tiempo a quien realmente importa, los empleados. Gran parte de la propuesta del grupo se centra pues en empoderar al manager de recursos humanos con herramientas que le admitan extraer datos de valor para la empresa y tomar la decisión correcta.

Desde el inicio de Factorial, el gestor de vacaciones ha sido una de las funcionalidades estrellas del programa. Existe una necesidad latente por parte de las empresas de establecer procesos eficientes en la gestión de ausencias y vacaciones de los empleados. Independientemente de la política de cada negocio, en todos ellos existe la necesidad de coordinar estas ausencias con los diferentes departamentos o compañeros de equipo.

Volviendo al análisis, datos de este estudio, con un total de 7,089 peticiones de ausencia generadas de las cuales, 5.989 son peticiones de vacaciones (excluyendo días por motivos personales, bajas médicas y similares), muestran que la media es de 1 a 5 días de vacaciones por solicitud. En general, la tendencia es que los empleados soliciten menos de una semana y repartan esos 22 días de vacaciones en pequeñas fracciones a lo largo del año.

Duración de las vacaciones

● Los meses que concentran más personas fuera de la oficina son junio, julio y agosto, en plena temporada alta. Después de agosto se aprecia el efecto vuelta al “trabajo” hasta noviembre. Los meses con menos personas fuera de la oficina por vacaciones son Septiembre, Octubre y Noviembre.

● Los empleados sin trabajadores a su cargo, situados al final del organigrama de empresa solicitan menos vacaciones en comparación con los managers o mid-managers con 1 o 2 personas a su cargo.

● Por su parte, los millennials en comparación con otras generaciones anteriores reparten sus vacaciones durante todo el año mientras que las generaciones previas escogen fechas señaladas como Semana Santa, o las semanas previas a Agosto.

Factorial, que recientemente ha cerrado su primera ronda de inversión externa por un valor de 500.000€ para abrir negocio en mercados exteriores, especialmente en el europeo, está experimentando un rápido crecimiento gracias a las prestaciones de su software que, además, es totalmente gratuito. El programa permite gestionar el equipo de trabajadores, desde las ausencias, los beneficios, vacaciones, hasta contratos y otros documentos. Todo ello con la facilidad de almacenarlo en la nube. Los fundadores emplean a 15 personas trabajando en Barcelona y el servicio ha tenido gran acogida, con más de 2.000 pymes y startups en tan solo tres meses, como Ulabox, Glovo o Holaluz.