A lo largo de 40 años de carrera, el tiempo que un trabajador puede invertir en la preparación y asistencia a reuniones equivale a un total de 17.470 horas, es decir, dos años enteros de la vida de una persona o 10 años de tiempo de trabajo. En definitiva, las horas que se invierten en reuniones pueden alcanzar el 25% del tiempo de trabajo, según un reciente estudio realizado en Reino Unido por eShare, compañía creadora de BoardPacks, software de Gobernanza Empresarial.
En el mundo de los negocios, los trabajadores asisten a una media de 3,7 reuniones cada semana, invirtiendo una hora y nueve minutos en la preparación de cada una de ellas y una hora y 22 minutos en la reunión propiamente dicha. En una semana de trabajo corriente, esto significa que los trabajadores gastan más de un día entero tanto en el trabajo previo como en la celebración de las reuniones.
El estudio revela que el papel sigue siendo el principal soporte de la información para muchos trabajadores (uno de cada cinco), así mismo indica que hay una gran falta de diligencia a la hora de compartir las informaciones derivadas de la reunión cuando ésta termina. De hecho, el 11 por ciento de los encuestados confiesa que, tras la reunión, se deshace de la agenda y los materiales impresos, lo que puede tener implicaciones relacionadas con la seguridad en el tratamiento de la información.
“Cuando alguien acude a una reunión, debe tener los e-mails relevantes, los documentos y la agenda disponibles en sus dispositivos y debe tener la posibilidad de anotar y compartir la información, las conclusiones y las tareas con facilidad”, afirma Alister Esam, CEO de eShare. “Además, las conclusiones deben ser registradas de manera que nadie pueda alegar que ha olvidado lo tratado en la misma. Otras áreas de negocios han sido capaces de integrar la tecnología en sus procesos y es hora de que las reuniones hagan lo mismo”.
Las soluciones de software destinadas a la gestión de reuniones tienen como objetivo ganar tiempo y eficacia gracias a la facilidad de compartir la misma información en tiempo real –incluyendo los cambios sobre documentos abiertos-, de posibilitar el seguimiento de las tareas asignadas a los asistentes a la reunión y, además, de constituir un elemento de cumplimiento normativo y buen gobierno al dejar constancia de las personas que intervienen en la toma de decisiones y ejecución de las mismas.
El estudio indica que el 40 por ciento de los trabajadores que organizan o acuden a reuniones sienten que, al menos, la mitad de las mismas son innecesarias, mientras que el 30 por ciento cree que la mayoría son ineficaces y podrían ser mucho más cortas. Por su parte, casi la mitad de los encuestados (el 45,7%) dice que, a menudo, piensa en otras cosas durante el desarrollo de la reunión, lo que refuerza la idea de que las mismas deben ser mejor dirigidas y orientadas a objetivos concretos.
“Con estos datos, está claro que el proceso completo de la reunión necesita ser revisado”, concluye Alister Esam. “Tanto en una gran compañía como en una PYME, recursos muy valiosos, que podrían utilizarse de una manera más productiva, son gastados en reuniones ineficaces. El cambio debe dirigirse hacia un nuevo enfoque de las reuniones de trabajo en el mundo de los negocios; el primer paso puede ser el uso de herramientas digitales apropiadas para cambiar las reuniones tradicionalmente basadas en el uso del papel como herramienta para compartir información”.
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