Cuánto tiempo se pierde en el trabajo en las pymes

Estar más horas trabajando no significa hacer un buen trabajo. Los emails, las llamadas y las reuniones interrumpen la jornada y hace que perdamos tiempo. Según un estudio de Harris Interactive, el 14% de nuestro tiempo en el trabajo lo dedicamos a gestionar el correo electrónico, un 16% a reuniones y un 11% a interrupciones como llamadas. En total, más del 40% de nuestra jornada la dedicamos a estas tres tareas. 

Es bastante común intentar tener cero emails en la bandeja de entrada sin conseguirlo, las reuniones a veces son largas pero poco productivas y las interrupciones con llamadas o preguntas de compañeros nos impiden avanzar en nuestras tareas. La empresa australiana Atlassian asegura que un trabajador recibe de media 304 emails a la semana, consulta su bandeja de entrada 36 veces cada hora e invierte 16 minutos en volver a concentrarse tras mirar su email. 

Las cifras son similares con las reuniones e interrupciones. Tenemos de media 62 reuniones al mes de las que solo aprovechamos la mitad del tiempo por lo que 31 horas mensuales son improductivas. Nos interrumpen 56 veces al día y a cada interrupción dedicamos una media de 3 minutos, lo que hace un total de 2 horas al día. El 80% de estas interrupciones son consideradas triviales.

Algunas empresas están buscando herramientas que les ayude a minimizar el tiempo perdido y así ganar en productividad. Este es el caso de la agencia de marketing online española Bocetos.com. Su director, Manuel Fernández de Cañete, asegura que para luchar contra esta pérdida de tiempo han confiado en un CRM. “Llevamos casi un año trabajando con SumaCRM.com, un CRM super sencillo, en español y muy útil ya que está enfocado y diseñado para ayudar a PYMES y microempresas. Nos lo dieron a probar gratis, sin pagar nada, y nos dimos cuenta que ganamos productividad. Ya estamos viendo los resultados”, explica Fernández de Cañete. 

Un CRM contiene toda la información y conversaciones (emails, llamadas o reuniones) con un cliente en una misma ficha compartida por toda la empresa lo que reduce las búsquedas en emails o documentos y disminuye el número de llamadas o reuniones para recabar información. Esta practicidad ha hecho que en España haya crecido el uso de esta herramienta. Según Eurostat, en 2014 se registró un crecimiento del 10% que en 2015 y 2016 va en aumento.