¿Se puede ser más productivo trabajando desde la cafetería de la empresa?

En EEUU, el 31% de los empleados abandona regularmente sus oficinas en busca de más tranquilidad, concentración y de una atmósfera más creativa e inspiradora. No sólo en EEUU, cuna de las tendencias, sino en todo el mundo, cada vez son más las personas que, gracias a las facilidades que ofrecen las nuevas tecnologías, trabajar es una actividad que podemos hacer a todas horas y, prácticamente, desde cualquier lugar (cafeterías, bibliotecas, centros de coworking…). Son los llamados terceros espacios, lugares que combinan la atmósfera acogedora del hogar (primer espacio) con la eficacia de las oficinas (segundo espacio). 

Los terceros espacios por excelencia son las cafeterías, como los Starbucks, en las que es frecuente encontrar personas leyendo o trabajando con sus dispositivos electrónicos en un entorno tranquilo y estimulante tomando una taza de café. Sin embargo, esa atmósfera “hogareña” no es cien por cien efectiva, ya que trabajar en una cafetería conlleva algunos riesgos, como estar expuesto a miradas indiscretas o al bullicio de otras personas, y algunas deficiencias como la falta de un mobiliario ergonómica, la carencia de óptimas prestaciones tecnológicas o la desconexión con la empresa y los compañeros.

Steelcase, multinacional especializada en el equipamiento y optimización de espacios de trabajo, ha resuelto esta disyuntiva con la creación del WorkCafé, una tendencia que ya están aplicando en numerosas empresas y que consiste en habilitar esos terceros espacios en las propias instalaciones de la empresa.

El secreto de estos espacios es que combinan la atmósfera estimulante y relajante de una cafetería con el alto grado de tecnología y confort que se espera de una oficina. Se trata de que los trabajadores no tengan que salir de sus oficinas para obtener ese momento de relax y que utilicen esas instalaciones más acogedoras e informales, para actividades relacionadas con el trabajo. Para ello, el WorkCafé combina varias zonas de trabajo que aportan diferentes espacios para las actividades individuales y en grupo y permite a los empleados elegir un entorno de trabajo alternativo de acuerdo a sus tareas. De hecho, las investigaciones realizadas por Steelcase evidencian que poder elegir el lugar donde se quiere trabajar incrementa el bienestar de los trabajadores y aumenta la motivación y la productividad. Los WorkCafés apoyan esta tendencia.

“En el Workcafé o en otros terceros espacios corporativos, las personas pueden ser más productivas y eficientes porque disponen de las herramientas necesarias para hacer su trabajo y del ambiente más óptimo para que tanto la creatividad como la colaboración fluyan de forma natural. El espacio no solo fomenta las interacciones sociales, crucial para aumenta el nivel de compromiso de los empleados, sino que también hace que sea fácil reunirse y colaborar con otras personas sin dejar de disfrutar del vigorizante bullicio del entorno”, comenta Alejandro Pociña, presidente de Steelcase.

CLAVES PARA CREAR UN TERCER ESPACIO CORPORATIVO EFICAZ

Para crear un tercer espacio corporativo que resulte realmente eficaz, es necesario algo más que ofrecer un buen café o una red Wifi: es importante que proporcione diferentes espacios desde los que los trabajadores pueden decidir trabajar basándose en su estado de ánimo y la tarea que tengan que llevar a cabo.

Integración de la tecnología: en estos espacios es fundamental que los trabajadores dispongan de determinados servicios como el acceso a la red eléctrica y a la red Wifi de alta calidad, soporte para las presentaciones, sistemas de reserva electrónica y herramientas para compartir información, crear contenido y colaborar eficazmente.

Atributos de diseño: el objetivo de un WorkCafé es hacer que el trabajador se sienta como en casa, por lo tanto, el diseño, la iluminación, el mobiliario, los colores, materiales, el aroma e, incluso, la música, deben ayudar a conseguir esa atmósfera relajante y acogedora que cada uno encuentra en su propia casa. Al igual que en las cafeterías tradicionales, también debería haber revistas, periódicos y un tablón de anuncios que puede ser sustituido por un panel multimedia que informe sobre las noticias más recientes de la empresa. Esto último puede ayudar a los empleados a sentirse conectados al estar al tanto sobre lo que hacen sus compañeros y, como resultado, sentir que pertenecen a la marca.

Servicios de soporte: acceso a impresoras, material de oficina, servicio de consigna, asistencia técnica, alimentos, bebidas y conserje in situ son elementos que ayudan a que los empleados puedan trabajar en este entorno.

La experiencia del WorkCafé de Steelcase

Steelcase ha aplicado estas ideas en dos de sus oficinas centrales. La antigua cafetería de las oficinas de Rosenheim (Alemania) ha sido transformada en una atmósfera de cafetería con el VIVA Café. También en sus oficinas centrales de Grand Rapids (Michigan) dispone de un área de 1.860 m² para su WorkCafé. Este espacio no sólo actúa como comedor y cafetería, sino que también es el lugar elegido por los trabajadores para compartir ideas en un entorno más informal, fortalecer las relaciones personales, buscar la inspiración o recibir visitas de proveedores o clientes.