Recursos Humanos RRHH Digital Canon presenta las conclusiones de un estudio europeo independiente sobre tendencias tecnológicas en entornos de oficina, Office Insights 2013 en el que, la compañía líder mundial en soluciones de imagen, identifica una clara desconexión entre quienes toman las decisiones de compra de TI y las necesidades reales de los usuarios finales. Las nuevas prácticas de trabajo flexible, la movilidad y el incremento constante de los documentos electrónicos e impresos exigen nuevas herramientas documentales eficientes y de fácil uso.
Según el estudio, el 30% de los empleados no podría hacer su trabajo sin acceso a una impresora o un dispositivo multifunción (MFD). El escaneado se ha convertido en una pieza clave de los flujos de trabajo, dado que el volumen de documentos electrónicos no deja de crecer y los usuarios necesitan soluciones que mejoren el procesamiento, ahorren tiempo y aumenten la productividad.
No obstante, los documentos impresos mantienen su importancia para la producción de materiales de marketing, legales y financieros o para facilitar una comunicación clara y eficaz tanto en las reuniones internas como con los clientes. De hecho, un 85 % espera incluso utilizar mucho más las impresoras y los MFD en los próximos tres años de lo que lo hace ahora. La mejora de la productividad asociada a los dispositivos multifunción, las impresoras y los escáneres es un hecho para el 58 % de los usuarios, especialmente en aquellos equipos aptos para su uso mediante Wi-Fi.
Movilidad, seguridad y formación. Las tres preocupaciones clave.
Dos de cada cinco usuarios destacan el valor de la impresión móvil y desean utilizar sus propios dispositivos para fines profesionales. Sin embargo, aún son una minoría las organizaciones que equipan a sus empleados con smartphones (20 %) o tablets (9 %), aunque resulten críticos para realizar su trabajo.
En cuanto a la seguridad, y a pesar de que dos tercios de las organizaciones trabajan con documentos sensibles o confidenciales, un 79 % utiliza impresoras accesibles a terceros no autorizados. De hecho, menos de un 5 % de los responsables de la toma de decisiones tiene en cuenta la seguridad como factor clave al elegir un hardware de impresión, copia o escaneado.
Por último, los usuarios manifiestan claramente el deseo de recibir formación en el uso de las prestaciones y funciones de sus impresoras y MFD para ser más eficientes. Solo el 24 % de los usuarios finales considera que conoce todas las funcionalidades que le ofrece la tecnología de su oficina, y el 51 % está interesado en recibir formación para aprovechar mejor sus impresoras y equipos multifunción.
Ante esta situación, Canon ofrece a las organizaciones europeas cuatro recomendaciones básicas:
• Revisar en profundidad las prácticas de trabajo y necesidades de los usuarios finales.
• Implicar a los usuarios finales en el proceso de toma de decisiones sobre la compra de nuevos equipos.
• Formar a los usuarios en las herramientas tecnológicas y gestión documental.
• Garantizar un intercambio continuo de opiniones y conocimientos con los usuarios finales.
“Los usuarios finales y los responsables de la toma de decisiones esperan lo mismo de la tecnología: mayor productividad, capacidad para trabajar de forma más inteligente y con mayor rapidez, y la tranquilidad de manejar flujos de trabajo seguros y fiables. Sin embargo, los costes de adquisición suelen jugar un papel decisivo frente a otros aspectos como la calidad o la idoneidad de los equipos para los flujos de trabajo de la organización. Debemos acabar con esta separación y atender las necesidades reales de los usuarios en los entornos de oficina para permitirles, a su vez, ser más productivos y eficientes”, declara Marco Aurelio Losas, Director de Customer & Channel Marketing de Canon España.
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