Recursos Humanos RRHH Digital Elephant Talk utiliza Cezanne OnDemand desde principios de 2012 para centralizar la información, personal y profesional de sus 215 empleados. La gestión de las personas y del absentismo, fue el primer paso de un proyecto que ha permitido agilizar los procesos del área de recursos humanos, dinamizar la comunicación interna y liberar de tareas administrativas y manuales al departamento. A mediados de 2012 la compañía inicia la implantación del módulo de gestión del desempeño simplificando así, la planificación de sus procesos de evaluación y rendimiento.
Elephant Talk Communications es un proveedor internacional tecnología dirigida a empresas del sector de las Telecomunicaciones destacando, entre sus soluciones, la plataforma móvil de software DNA™. La compañía tiene oficinas en España, Reino Unido, Holanda, Oklahoma y China y cuenta con una plantilla global de 215 profesionales. En España, Elephant Talk comenzó a operar en 2008. Actualmente su equipo en España se ha incrementado y está compuesto por 80 hombres y mujeres.
Elephant Talk es una compañía joven que ha crecido muy rápidamente, por lo que necesita agilidad para estructurar sus procesos internos. Así, hasta el año 2011 Elephant Talk no contaba, por ejemplo, con un departamento de Recursos Humanos profesionalizado y la información que afectaba a los empleados no se gestionaba de forma centralizada. Consciente de estas limitaciones, a mitad de 2011 la compañía sintió la necesidad de implementar una herramienta con la que poder gestionar información relativa a su personal, especialmente en lo que a salarios, incentivos, procesos de aprobación, gestión de ausencias y datos de contacto se refiere.
Esta necesidad se incrementa mientras que se produce la expansión y la internacionalización y el personal de Estados Unidos y Oriente Medio comienza a operar. Por esta razón un sistema que permite automatizar y profesionalizar los procesos es esencial.
Centralizar la información para optimizar recursos
El primer paso que dio Elephant Talk fue llevar a cabo un análisis de las herramientas disponibles en el mercado para comprobar si se ajustaban a sus requisitos. En primer lugar, la solución debía adaptarse al perfil global de la compañía, ofreciendo la posibilidad de trabajar en varios idiomas y con varias divisas. Asimismo, tenía que ser capaz de asumir el sistema de evaluación del desempeño ya diseñado por RRHH. Ser también una solución escalable y flexible, que pudiera seguir el ritmo de crecimiento de la empresa; muy sencilla de implantar y, por último, presentar un coste apropiado. Tras llevar a cabo una exhaustiva selección, Elephant Talk se decidió por Cezanne OnDemand, al ver que esta solución cubría todas sus necesidades y ofrecía una gestión sencilla y segura, proporcionando una gran variedad de reportes e informes de gran ayuda en las tareas de toma de decisión.
Así, la implantación de Cezanne OnDemand en Elephant Talk se inició a finales de 2011. En enero 2012 la herramienta ya estaba lista y abierta a los empleados, comenzando con los módulos de gestión de personas y de absentismo. Esto permitiría a la compañía gestionar toda la información, tanto personal como profesional, relacionada con los empleados: habilidades, cualificaciones, salarios, beneficios, absentismos, vacaciones, códigos disciplinarios, reclamaciones, formación, etc. En el caso de la gestión del absentismo, fue especialmente valorada la característica de Cezanne OnDemand que admite diferentes configuraciones para dar respuesta a los distintos enfoques de planificación y gestión de los absentismos y que refleja diferencias regionales, un requisito estratégico para muchas empresas internacionales, como es el caso de Elephant Talk.
En una segunda fase, a mediados de 2012, se inició la implantación del módulo de Gestión del Desempeño, que simplifica la planificación de los procesos de evaluación y rendimiento, proporcionando información inteligente acerca de los empleados, quienes son evaluados en base a objetivos y competencias laborales. Esta solución permite identificar necesidades de desarrollo, planes de acción y recomendaciones de compensación dentro del mismo sistema de gestión del desempeño. De este modo, la administración del rendimiento se convierte en el corazón de la planificación efectiva de los recursos humanos.
Durante el proceso de implementación, Cezanne HR impartió diversos cursos de formación en Madrid y en Londres para que los responsables de la empresa adquirieran todas las habilidades y conocimientos necesarios que les permitieran aprovechar al máximo las posibilidades que ofrece la herramienta. La empresa también preparó y difundió varios comunicados internos dirigidos a los empleados, a fin de mantenerles al tanto del cambio que se estaba produciendo y de los nuevos métodos que se incorporaban. Según Borja Menéndez, HR Global Associate en Elephant Talk, “este proceso sirvió, además, para mejorar la comunicación interna con los empleados, establecer un flujo de colaboración más dinámico y fortalecer la imagen del departamento de RR.HH”.
Transparencia, ahorro e información veraz y actualizada
Menéndez, resumen los beneficios principales que se han conseguido con la implantación de Cezanne OnDemand en los siguientes puntos:
• incrementar la transparencia en los procesos de la empresa mediante la automatización y visibilidad de los mismos, “algo muy importante, por ejemplo, al asignar los bonus de rendimiento a los empleados, pudiendo consultar en cualquier momento sus evaluaciones y sus puntos de mejora”;
• alcanzar un ahorro de costes considerable y probado, “solo el dejar de trabajar con papel y no tener que mantener un archivo físico ya supone un ahorro relevante, también desde un punto de vista sostenible”
• acceder a reportes y estadísticas con un solo click “optimizar el tiempo y el dinero invertido”
• disponer de información actualizada y veraz para poder hacer frente a cualquier situación que lo requiera, “como puede ser el caso de una inspección laboral o cualquier otra gestión de tipo legal”.
Además, añade Borja Menéndez, “la herramienta también supone una fuente de información muy importante para los empleados acerca de la estructura organizativa de la compañía”.
En la actualidad, todos el personal de Elephant Talk utilizan Cezanne OnDemand, tanto para solicitar las vacaciones como para acceder al Portal del Empleado. La compañía también ha puesto en marcha un sistema de evaluación del desempeño que se gestiona a través del módulo de Performance, y que se compone de distintos formularios, dirigidos tanto a empleados como los managers, para llevar a cabo las evaluaciones y designar los objetivos futuros. Con esta herramienta Elephant Talk ha conseguido profesionalizar el establecimiento de objetivos, algo fundamental en su modelo de actividad.
Adaptación al crecimiento de la empresa
En un futuro próximo Elephant Talk tiene previsto integrar el módulo de Selección, tarea que en estos momentos aún se realiza de forma manual. La idea, según Borja Menéndez, es que la solución de Cezanne HR crezca a medida que lo haga la estructura de la empresa. “En el departamento de Recursos Humanos vamos a profesionalizar la tarea de selección, especialmente con la funcionalidad de mapeo de posiciones, que ahora aún no utilizamos y que la solución nos ofrece para estandarizar, de esta forma, los distintos puestos de trabajo dentro de la organización”.
En Elephant Talk se valora muy positivamente la solución Cezanne OnDemand, especialmente por la flexibilidad que presenta a la hora de adaptarse a los constantes cambios y reestructuraciones de una compañía en situación de crecimiento y de expansión global. “En nuestra empresa, como en cualquiera del sector de las telecomunicaciones, se crean nuevos departamentos en función de la aparición de nuevas tecnologías y proyectos. Las soluciones como Cezanne OnDemand deben ser muy flexibles y poder seguir el ritmo de la empresa”.
Borja Menéndez valora especialmente el apoyo de Cezanne HR durante el proceso de implantación, así como la capacidad de la empresa a la hora de ofrecer soporte en español y en inglés. “La comunicación con Cezanne HR ha sido muy fluida, muy profesional y sus respuestas muy rápidas. El equipo de desarrollo de Cezanne HR se ha reunido también varias veces con nosotros, y eso se agradece, porque demuestra la cercanía que tiene con sus clientes y su preocupación a la hora de proporcionar la mejor solución posible a nuestras demandas”.
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