El Correo Electrónico como eje de comunicación en las empresas

Evolución de los servicios de correo electrónico

Desde que en 1982 se acuñara por primera vez el término email, la evolución de este servicio y su forma de uso ha sufrido una transformación constante. Hoy en día el correo electrónico es una de las aplicaciones de comunicaciones más consolidadas y de mayor crecimiento. En el ámbito profesional además es una herramienta imprescindible. Sus características de comunicación textual y asíncrona, y sus capacidades de comunicar de uno a muchos han facilitado su propagación. En su evolución el servicio ha ido incorporando nuevas funcionalidades que facilitan la organización de los mensajes o bien el filtrado de los mismos, que integran la mensajería con las redes sociales, o bien que facilitan el acceso a los correos desde dispositivos móviles.

Por otra parte y como consecuencia del crecimiento de la computación en la nube (Cloud Computing), los fabricantes y los proveedores de servicios están rediseñando sus plataformas para adaptarlas a este nuevo paradigma creando entornos de correo ‘multi-tenant’ para favorecer las economías de escala y en consecuencia reducir los costes del servicio.

correo cloudObviamente a este rápido ritmo de evolución de la tecnología y los servicios le sigue un ritmo más lento de adaptación del mercado a las nuevas soluciones. Son aún muchas las pequeñas y medianas empresas que inmersas en su frenético día a día siguen manteniendo un servicio de correo privado con arquitecturas hardware obsoletas y sin mantenimiento o con un elevado coste de propiedad.

La actual coyuntura económica está ejerciendo sobre estas compañías una presión considerable, que puede ser parcialmente mitigada a través de un cambio en el proceso de uso de sus TIC, y en particular de sus servicios de correo corporativo. Un rápido análisis de las necesidades reales y de los costes soportados puede descubrir ineficiencias fácilmente resolubles en base a las nuevas propuestas de servicios, tales como el correo corporativo en cloud computing.

Cuantificar el coste y modelar las necesidades

El primer paso en el camino de la optimización del servicio pasa necesariamente por un análisis de la necesidad del mismo, la forma en que actualmente se ofrece y sus costes (visibles y ocultos).

A.- Definir para cada usuario el modelo de uso del servicio

Determinar las necesidades es el primer paso para establecer una hoja de ruta adecuada y resolver primeras contradicciones. Un ejemplo de este análisis podría ser el siguiente:

Considere también como de estable puede ser este modelo en el tiempo. Si su actividad implica que dicha matriz sufre constantes cambios usted necesitará un servicio y/o un proveedor flexible capaz de adaptarse rápidamente a sus necesidades.

B.- Determinar sus costes

La determinación del coste del servicio dependerá del modelo actual con el que este se provea:

On-premises: desde una plataforma de email dedicada operada desde su sede.
Hosting dedicado: como plataforma dedicada alojada externamente
Public Cloud email: como servicio en la nube

En base a dicha información estructurada y cuantificada usted podrá comparar la estructura real de costes de su servicio con otras alternativas al mismo y elegir aquella que más se adapte a sus necesidades.

Un factor esencial a tener en cuenta en el proceso de selección, es el coste asociado a la migración de plataforma de sus usuarios. Considere este aspecto en el modelo y considere este coste necesariamente en su análisis de ROI. Hay que tener en cuenta que precisamente una de las ventajas de una solución de correo basada en Cloud público, evolucionará de la mano del proveedor del servicio, garantizándole la adecuación permanente del servicio a la evolución del mercado.

Opciones de correo corporativo

Actualmente existen en el mercado muchas soluciones de correo pensadas para el entorno empresarial. Pasarelas de correo, Exchange dedicado o compartido,… son alguna de las opciones que tienen las empresas a su disposición. Por esto es importante contar con el asesoramiento de un proveedor o asesor tecnológico que, a través de su conocimiento, pueda orientar al cliente a escoger entre una u otra modalidades de servicio.

Independientemente de la opción seleccionada, es importante que la plataforma donde esté alojada sea escalable. Por esto las alojar el correo corporativo en una plataforma cloud puede ser una buena solución para obtener flexibilidad a precios reducidos.

Un ejemplo de plataforma de correo para entornos empresariales sería NexicaMail, una solución de correo POP profesional de Nexica orientado a la productividad. Esta pasarela de correo permite protocolos de correo tales como POP, IMAP o WebMail. Entre otras funcionalidades permite la sincronización con dispositivos móviles y la sincronización entre Outlook y Nexica Webmail (vía Outlook Sync plugin).

NexicaMail, un ejemplo de correo corporativo basado en cloud

Bajo la premisa de ofrecer servicio de mensajería orientado a la productividad, y disponiendo de un datacenter propio orientado a cloud computing, Nexica ha desarrollado una solución con nuevas funcionalidades email-cloud-computingorientada a la productividad. NexicaMail aporta los siguientes beneficios:

Interfaz ágil y robusta: Gracias a una interfaz gráfica simplificada, Nexica Webmail ofrece un funcionamiento rápido e intuitivo garantizando una excelente experiencia de navegación sin merma de funcionalidades. Todo lo que su empresa necesita a un solo clic y sin “widgets” irrelevantes para un funcionamiento óptimo, con un diseño optimizado para funcionar adecuadamente con independencia de la carga de los servidores.

* Agenda de contactos locales: Los usuarios pueden generar su propia agenda y crear y administrar grupos de contactos. La función de autocompletar simplifica posteriormente el envío de correos al identificar y escribir automáticamente una dirección identificada en dicho directorio.

* Calendarios compartidos: Además de la gestión de la agenda individual del usuario, este puede crear agendas con quien compartir actividades con otros usuarios del dominio.

* Sincronización: Sincronización de contactos y calendarios con Outlook via plug-in.

* Quick Reply: La búsqueda de la máxima productividad es lo que promueve Nexica Webmail. Puesto que gran parte de los correos profesionales se responden con frases breves, nuestra aplicación está pensada para reducir de 3 (pulsar abrir, pulsar responder, pulsar enviar) a 1 (pulsar “quick reply”) las acciones a ejecutar para dar una respuesta a un correo. Rápido y efectivo.

* Funcionalidad Drag & Drop: A través del navegador el usuario puede utilizar la aplicación de forma similar a como lo haría mediante su cliente de correo, arrastrando y soltando elementos mediante el uso del ratón.

* Compatibilidad: Compatible con la mayoría de navegadores: Internet Explorer 8+, Mozilla Firefox 2+, Google Chrome 4+, Safari 3+, Opera 10+.