Las claves para el éxito de una secretaria: vocación, win-win y asertividad

RRHH Digital. En las organizaciones, la Secretaria de Dirección ya no es únicamente la persona de soporte que desempeña las principales funciones administrativas del departamento. La confianza con la que su jefe delega en ella  la multitud de tareas y responsabilidades a las que atiende ha convertido este perfil profesional en una figura clave de las empresas.

La división de Asistentes & Secretarias de Page Personnel, que lleva 10 años seleccionando Secretarias de Alta Dirección, ha querido dar voz a las representantes de esta categoría, en un evento que ha tenido lugar el pasado jueves en Madrid y Barcelona. Durante la charla, las asistentes han podido aportar su punto de vista y experiencia personal sobre algunos de los aspectos más debatidos de esta profesión, como las barreras profesionales existentes, la conciliación laboral, la asertividad y la importancia de los idiomas, entre otros.

Uno de los temas que trataron durante la charla, es el llamado ”techo de cristal”, es decir cómo seguir escalando, que más se puede hacer y cómo venderse más allá de la presidencia. Muchas veces, este techo ficticio es una barrera creada por tareas que no corresponden al cargo de secretaria, convirtiéndola en la “secretaria para todo”. Para evitar esto y conseguir ser más productiva y eficiente, tanto en beneficio propio como en de la empresa, la secretaria debe trabajar la asertividad y el win-win.

“Hacer valer tu puesto como pieza clave que sirve de nexo entre los distintos departamentos y cargos directivos dentro de la empresa, elevar tu propia posición y venderse es fundamental para ser reconocidas. Sabiendo qué delegar y qué no delegar, dando el valor añadido que merece tu puesto de trabajo”, fueron las principales conclusiones entre las opiniones vertidas acerca de este problema.

Carmen Gonzalez, Manager División Asistentes & Secretarias de Page Personnel, explicaba como en otros países este puesto suele estar mejor valorado “EEUU es el principal país a nivel de reconocimiento profesional y salarial. En estos países la figura de la secretaria forma parte del equipo como una colaboradora más.”

Las asistentes debatieron además acerca de la conciliación laboral, puesto que muchos directivos requieren una plena disponibilidad para acceder a un puesto de secretaria de dirección. Una de las reglas clave en pro de una estandarización de rutinas sería el trabajo por objetivos. Si el directivo tiene unos objetivos, paralelamente a la secretaria también se le pueden asignar otros, buscando el win-win y sobre todo la eficiencia para aprovechar las horas de trabajo sin “calentar la silla” innecesariamente.

La mayoría de las asistentes comentó que se trata de un problema cultural del país, ya que los horarios no facilitan la conciliación entre vida profesional y vida personal. Además, en muchos casos la secretaria depende de los horarios de su jefe, quien precisa la total disponibilidad de su mano derecha. Como expresaron algunas de las asistentes, la importancia reside en ser eficiente durante su jornada, respetando el horario laboral establecido. Para ello, el uso de las nuevas tecnologías (como por ejemplo una Blackberry) debería ayudar a poder cumplirlo.

Otro de los aspectos destacados durante la charla, ha sido la importancia de los idiomas. El nivel de inglés, por ejemplo, es uno de los requisitos que adquieren cada vez más importancia a la hora de seleccionar una secretaria. Este idioma se usa a menudo en el día a día de la empresa, ya que gran parte de la comunicación y de los sistemas informáticos están en inglés.

Finalmente, Ainara Ormazabal, Executive Manager de Page Personnel, explicaba cuáles son los requisitos y competencias principales que las empresas buscan en una secretaria “Es muy importante contar con una persona con gran capacidad de comunicación, tanto en español como en inglés. La actitud es fundamental, los directivos buscan perfiles con flexibilidad, versatilidad e inteligencia emocional, que encajen con su forma de dirigir y de trabajar y que faciliten la comunicación entre varios agentes. A nivel de competencias, habilidades y perfil, las empresas suelen tener preferencias por las candidatas que hayan cursado Secretariado, al haber elegido esta profesión por vocación”.