Decálogo para optimizar la gestión de Recursos Humanos en las organizaciones

RRHH Digital. Cezanne Software Ibérica, especialista en el desarrollo y comercialización de software de gestión de recursos humanos (RRHH), presenta su particular decálogo para ayudar a las organizaciones a optimizar la gestión de su capital intelectual.

Según explica Manuel Ortega, Product Manager y Responsable de Pre-venta de Cezanne Software Ibérica, “para gestionar a las personas no basta con tener buenas herramientas que te faciliten la información necesaria sobre ellas o que automaticen los procesos. Para que la gestión sea óptima es necesario pensar en la parte estratégica de los recursos humanos, que es la etapa en la que se estructuran los equipos de trabajo partiendo no sólo de valoraciones, evaluaciones y planificaciones. En esta fase hay que estar cerca de las personas, aunque hablemos de organizaciones descentralizadas. Una tecnología adecuada facilita esa cercanía con el equipo porque pone a disposición tanto de los managers como del propio equipo, las herramientas necesarias para su comunicación bidireccional”.

Los diez puntos clave de la tecnología aplicada a la gestión

El decálogo para optimizar la gestión de recursos humanos elaborado por Cezanne Software Ibérica incluye los siguientes puntos:

1.     Detectar las necesidades de la organización. Para ello, primero hay que saber en qué momento exacto se encuentra la compañía. Puede que ésta esté inmersa en un proceso de fusión, de compra o venta, que aunque tenga bien establecidos sus procesos internos en sus distintas áreas de negocio, precisen de un sistema que facilite una gestión global o sencillamente, puede que esté presionada por la obligatoriedad de reducir los costes. Conociendo el punto de partida de la empresa, se puede determinar lo que se espera de un sistema de gestión de recursos humanos, es decir, marcar los objetivos. Entre todos estos objetivos podemos destacar la creación de una única base de datos que permita el intercambio de información,  el aumento de la consistencia de los procesos de recursos humanos dentro de la propia organización, la visión más amplia de los talentos de la compañía, el traslado de algunos procesos transaccionales a los managers o, por el contrario, el fomento de la autogestión de los empleados.

2.     Recopilar los datos adecuados. Primero hay que conocer los datos de los que dispone el sistema con el que se trabaja (aunque sea una sencilla hoja de cálculo) y después hay que determinar si se deben trasladar a la nueva solución y con qué otros datos es necesario partir de cero. Hay que comprobar la precisión de los datos y “limpiarlos” si fuera preciso, antes de la migración. Si el nuevo sistema es capaz de contrastar o validar la información que se le va introduciendo para evitar duplicidades o errores, es un paso también importante.

3.     Mentalidad constructiva y pensar más allá del momento actual en el que se encuentra la compañía, el sector en el que opera e, incluso el propio entorno socio-económico. En este sentido, la tecnología debe ayudar a las empresas a prepararse para el nuevo escenario global que surgirá después de la crisis mundial que estamos atravesando. Para ello, es necesario apostar por una tecnología que tenga la vista puesta en aspectos relacionados con el medio ambiente, con las nuevas demandas profesionales, con las nuevas formas de comunicación que surgen al amparo de la Red, con las reformas estructurales que todo ello implicará para las compañías, etc., algo que pasa necesariamente por ser creativos y tener la capacidad de innovar, de adaptarse y de capacitarse.

4.     Abordar la parte estratégica. Es decir, no basta con suprimir o agilizar los procesos administrativos, se trata de incorporar la gestión de los recursos humanos al área corporativa, de hacer que este departamento aporte valor a la compañía y que participe en la toma de decisiones críticas.  Para lograrlo con éxito es necesario conocer a las personas, el trabajo que desarrollan, su capacidad de liderazgo, lo que aportan a la corporación, a  lo que aspiran dentro de la compañía y, sobretodo, dónde se encuentran los verdaderos talentos, los que ya están desarrollados y los potenciales.

5.     Capacidad de liderazgo ya que por muy buena que sea la tecnología que se utilice en la organización si en ésta no existe capacidad de liderazgo entre sus managers y directivos, la gestión de recursos humanos será un fracaso. Ser un/a pensador/a estratégico/a, tener relaciones personales estrechas fuera y dentro de la organización, tener habilidades como negociador y empatizar con el equipo para involucrarle en los proyectos que emprenda la compañía, son algunas de las habilidades que destacan de un buen líder.

6.     Aplicar la tecnología al mundo de la gestión, es decir, hacer que la tecnología se convierta en un aliado de la gestión y no al revés, subordinando todos los procesos de la organización a una tecnología que o se pasa o se queda corta. Lo ideal es que las herramientas tecnológicas proporcionen una gestión sencilla dirigida no sólo al profesional de los recursos humanos, sino al jefe de equipo y al propio empleado. Todos ellos forman un equipo  en la gestión de RRHH de forma que interactúan, por ejemplo, en los procesos de formación y evaluación mediante herramientas 100% web que permiten a los distintos actores colaborar (participar) en dichos procesos. La tecnología debe ser cercana a RRHH, lo suficientemente completa como para cubrir las necesidades de la organización, pero sin tender a ser un bloque monolítico de funcionalidades difícil de entender y poner en marcha. El alcance de la tecnología, o mejor dicho, de la solución seleccionada, debe ser el adecuado. Ni ser una súper-producción de software al tipo de los ERP clásicos ni un pequeño paquete informático, tipo solución ofimática que nos permita cubrir los requerimientos que las áreas de recursos humanos demandan.

7.     Flexibilidad para adaptarse a las necesidades actuales que muestre la compañía pero sobretodo, a los requerimientos que pueda plantear en un futuro. Por eso es importante optar por una solución modular que permita ir incorporando componentes a medida que la organización vaya demandando más funcionalidades.

8.     Implicación de las personas no sólo de los profesionales del área de recursos humanos, sino de los empleados y, por supuesto, de la propia dirección. Un proyecto de estas características no resulta ni viable ni rentable, si las personas que utilizarán este sistema no están convencidas de las ventajas que les reportará. Y conocer estos beneficios, no será posible si los profesionales que deben liderar el proyecto (managers y cuerpo directivo) no son capaces de transmitírselo a sus colaboradores. Hacer partícipes a todos los miembros de la organización en el proceso de cambio es estratégico para motivarles y que sumen al proyecto en lugar de que resten resistiéndose al cambio con excusas y quejas constantes. El sistema debe generar confianza desde el principio.

9.     Precio asequible especialmente en estos tiempos que corren en los que plantearse grandes inversiones resulta prácticamente impensable. En este sentido, cobran particular interés las soluciones tecnológicas que se utilizan en modo SaaS, es decir, desde el punto de vista del software como servicio. Esta modalidad, garantiza el uso de la parte del sistema que las empresas necesitan, con todas las garantías de seguridad y confidencialidad posibles, con acceso a todas las actualizaciones que el proveedor vaya presentando de forma inmediata y gratuita, sin tener que preocuparse por infraestructuras tecnológicas o mantenimiento y a precios (abonados en mensualidades) más que asequibles.

10.   Expectativas a corto o a largo plazo esta es la eterna cuestión. Lo cierto es que determinar el ROI siempre requiere algo más de tiempo porque es necesario comprobar que los empleados van mejorando su productividad, que se es capaz de retener mejor a los empleados más cualificados y que, aquellos colaboradores que no llegaban al nivel de competencias y conocimientos requeridos para el puesto que ocupaban, van desarrollando esas cualidades. En este sentido, hay que decir que no se puede esperar un retorno de la inversión inmediata, sino más bien a medio plazo. Lo que sí se puede constatar de forma más rápida es cómo cambia la cultura del departamento de recursos humanos en la compañía pasando de tener una perspectiva departamental a una visión más corporativa, empezando a definirse políticas de RRHH cuyo objetivo final se centre en el rendimiento global de la compañía.