RRHH Digital. EVER TEAM, líder europeo en software de sistemas de Información Documental y Gestión de Contenidos con presencia en más de veinte países a través de sus filiales, de su red de colaboradores y distribuidores y presente en el mercado español desde 1990, ha puesto en marcha tres proyectos internacionales de gestión de contenidos en Francia, Arabia Saudí y Qatar, con los que refuerza su presencia en el mercado internacional.
El primero de los proyectos ha tenido con destinatario la compañía de seguros francesa Maif, la quinta empresa del sector en Francia y que maneja más de 10.000 documentos. MAIF cuenta con oficinas en diferentes lugares de Francia que transmiten y comparten diariamente una gran cantidad de documentos relativos a la tramitación de los expedientes de sus clientes y del resto de compañías con las que colaboran. Por ejemplo, el centro de Rennes recibe más de 1 millón de páginas al año.
La solución ECM implantada por EVER TEAM, en base a su plataforma EverSuite, ha conseguido un mejor el almacenamiento, indexación, búsqueda y seguridad de los documentos de reclamación de los accidentes, permitiendo a sus centros de gestión acelerar el procesamiento de más de 2,6 millones de documentos por año. EverSuite ha proporcionado transparencia y acceso rápido en línea a la información en todos sus centros, reduciendo los costes de mantenimiento y optimizando el intercambio de datos entre todas las oficinas de Maif. Igualmente se ha logrado una importante reducción del tiempo de respuesta a los clientes, así como de los costes de las llamadas telefónicas, simplificando el proceso de seguimiento de los expedientes de reclamación.
Oficina del Primer Ministro de Qatar
La oficina del Primer Ministro de Qatar ha sido el segundo de los proyectos para el que EVER TEAM ha diseñado un sistema, basado en su plataforma EverSuite y destinado al proceso, gestión y seguimiento de todos los documentos e información que se intercambian entre la citada oficina y el resto de ministerios y organizaciones externas del emirato de Qatar.
El principal reto al que se enfrentaba EVER TEAM en este proyecto era la búsqueda y recuperación de documentos en tiempo real, provenientes de diversas fuentes (CD, papel, correo electrónico, fax) y todos ellos en árabe. La plataforma está destinada a unos 25 usuarios con más de 1.000 documentos manejados diariamente. Entre los principales beneficios que este proyecto ha supuesto para la oficina del Primer Ministro de Qatar destacan, la reducción del número de documentos en papel que se manejan diariamente, así como la reducción de los costes de impresión y la mejora de la eficiencia operativa.
Por último, el tercero de los proyecto ha tenido con destinatario la Comisión Real de la ciudad de Yanbú, en Arabia Saudí. Fundada en 1975, esta comisión tiene como objetivo el desarrollo de la zona desértica de Arabia. Uno de sus proyectos más importantes es conseguir reducir la dependencia económica de esta región de los recursos petrolíferos. El desarrollo puesto en marcha conjuntamente con EVER TEAM tiene como objetivo migrar de su actual sistema de gestión de documentos a un concepto más amplio de ECM, con la implementación de una infraestructura sólida flexible con funcionalidades de gestión de todo el ciclo de vida del documento, garantizando la seguridad a nivel de documento así como su adopción por parte del usuario final. Entre los beneficios conseguidos con este proyecto destacan; la reducción de los costes de almacenamiento y recuperación de documentos, así como la normalización de los sistemas de captura y registro.
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