RRHH Digital. Con el espacio aéreo europeo ya abierto, tras varios días de restricciones de vuelos debido a la nube de ceniza volcánica suspendida sobre la región, Carlson Wagonlit Travel (CWT), líder global especializado en la gestión de los viajes de empresa, ofrece a los gestores de viaje y a los viajeros varios consejos importantes para ayudarles a hacer frente a la situación de forma eficaz.
CWT advierte que los vuelos no operarán con normalidad hasta dentro de varios días y que los viajes estarán sujetos a la disponibilidad de vuelos. Como resultado, la empresa está trabajando estrechamente con las aerolíneas de todo el mundo para asegurar que los viajeros de empresa con problemas para volver a sus casas sean repatriados lo antes posible.
Consejos para los viajeros
Para ayudar a que los viajeros hagan frente de forma eficaz a lo que la empresa denomina un “suceso extraordinario para la industria global de los viajes,” CWT recomienda lo siguiente:
Los viajeros de empresa con dificultades para volver a sus casas y que tengan billetes deberán ponerse en contacto con la oficina de CWT en la que reservaron su viaje y con la oficina local de su aerolínea para facilitar información de contacto para que se les pueda informar de la disponibilidad de vuelos de última hora.
Todos los cambios del estado y/o de la ubicación del viajero deberán ser comunicados al gestor de viajes de su propia empresa, a CWT y a la aerolínea.
Es fundamental estar listo para acudir al aeropuerto con poco aviso previo.
Debe contarse con tiempo adicional para la facturación.
Se aconseja que los viajeros sin billete se pongan en contacto con su aerolínea antes de ir al aeropuerto.
Los intentos independientes realizados para llegar a su destino tal vez necesiten la aprobación previa de su jefe.
Cree una red de apoyo y alivie el estrés viajando con compañeros cuando sea posible.
Los viajeros que viajen con un visado que caduque antes de su regreso a casa deberán ponerse en contacto con la embajada local de su país para obtener asistencia.
Aunque puede que las flotas de coches de alquiler sigan siendo limitadas, CWT recomienda ir directamente al mostrador de una agencia de alquiler de coches para maximizar la posibilidad de alquilar un vehículo.
Los viajeros que ya estén alojados en un hotel pero que todavía no tengan un vuelo u otro medio de viaje para regresar de sus destinos, no deberán dejar su hotel hasta que cuenten con un itinerario de viaje confirmado. Tal vez sea preciso comprobar con CWT y las fuentes locales la política sobre los horarios para dejar las habitaciones, así como contar con el permiso de su empresa.
Se pide a los viajeros que no necesiten viajar urgentemente que esperen hasta finales de semana para ponerse en contacto con CWT, para que los asesores de viaje de la empresa puedan gestionar primero y de forma eficaz las necesidades de viaje más urgentes.
Utilice su herramienta de reserva en línea corporativa para el próximo viaje.
Dé prioridad a su bienestar y seguridad. Evite exponerse a peligros o riesgos.
Consejos para gestores de viaje/ travel managers
Los gestores de viaje juegan un papel fundamental a la hora de asegurar que los viajeros corporativos a los que dan servicio siguen estando y siendo productivos cuando están de viaje. Incluso cuando se despeje el cielo, pueden ayudar a los viajeros a hacer frente mejor a estos acontecimientos adoptando las siguientes medidas:
Permanecer en contacto regular con los viajeros con problemas para volver a sus casas mediante llamadas por conferencia al menos una vez al día. Además de recibir información actualizada, esto les permitirá realizar preguntas en tiempo real. También se recomienda utilizar el e-mail y el envío de mensajes instantáneos. Debe animarse también a los viajeros a que permanezcan bien informados visitando tanto la intranet de su empresa como la página pública de CWT en Netvibes para obtener información adicional y en tiempo real: http://www.netvibes.com/carlsonwagonlit.
Aumentar los límites de crédito de los viajeros y abrir o ajustar los códigos de comercio para que los viajeros cuenten con los recursos adicionales necesarios para poder cubrir la ampliación de tiempo de alojamiento, las dietas y realizar otras compras necesarias.
Animar a los viajeros a que utilicen herramientas corporativas de reserva en línea para reservar los próximos viajes rutinarios con el fin de dejar las líneas telefónicas de CWT abiertas para los viajeros con dificultades para volver a casa que tengan necesidades urgentes.
No aplicar temporalmente los procesos de aprobación previos a los viajes para acelerar las reservas.
Para paliar la frustración, debe informarse a los viajeros que tal vez les resulte difícil hacer nuevas reservas en los próximos días, ya que las aerolíneas recolocan sus aviones y su personal y los aviones se llenan rápidamente.
Si se cancela un vuelo, deberá recordarse a los viajeros que cancelen también el hotel.
Fomentar la organización de reuniones virtuales para que la actividad de su empresa no se pare.
Operar en modo de crisis
CWT, su Red Global de Asociados, las empresas clientes y los viajeros de empresa a los que da servicio no sólo han estado haciendo horas extras, sino también han trabajado de forma creativa para hacer frente al impacto que la ceniza volcánica ha tenido en la industria global de los viajes.
Desde el viernes 16 de abril, CWT ha permanecido en frecuente contacto con Eurocontrol, la organización europea para la seguridad de la navegación aérea, con los Servicios de tráfico aéreo nacionales del Reino Unido y con otros organismos encargados del tráfico aéreo para estar a la cabeza de lo que ha sido una situación en continua evolución. Asimismo, muchas oficinas de CWT de todo el mundo han ampliado su horario comercial a la noche, mientras miles de personas trabajaron el fin de semana del 17-18 de abril para reacomodar a los viajeros con problemas para volver a sus casas que no podían ni entrar ni salir de Europa.
Sólo en Europa, CWT registró 90.000 llamadas entrantes frente a las 900 recibidas durante un fin de semana normal cuando el Centro de Servicio de Emergencia de 24 horas de la empresa en el Reino Unido opera sin ayuda de nadie en la región. Los asesores de viajes de todo el mundo también dedicaron cientos de horas extras para ayudar a hacer frente a la situación. En la semana laboral que comenzaba el lunes 19 de abril, las llamadas realizadas a los centros de asistencia de CWT en toda Europa, la región más afectada por los cierres del espacio aéreo, ascendieron a 115.000 en comparación con las 65.000 llamadas registradas en un fin de semana normal.
Utilizando su sistema de seguimiento de viajeros, CWT también pudo ponerse en contacto de forma proactiva con muchos de sus clientes, bien por e-mail o por mensaje instantáneo, para ayudarles de la forma más eficaz posible. Desde que comenzara la crisis, se han buscado diferentes opciones de viaje para acercar a los viajeros a sus destinos: se han alquilado autobuses para ir y venir de varias ciudades europeas, se han utilizado trenes y ferries cuando ha sido posible, se han reservado coches de alquiler y se han ampliado las reservas de hotel. CWT se ha estado comunicando varias veces al día con los clientes de todo el mundo para mantenerles informados de los últimos desarrollos y ofrecerles asistencia.
Los mismos viajeros de negocios han mostrado su capacidad de resolución para llegar a sus destinos. Según ha sabido CWT, un viajero de empresa colgado en Nueva York compró un pasaje en un buque de carga para regresar al Reino Unido. Otro viajero consiguió llegar a casa desde París a la República Dominicana con la ayuda de un miembro de la Red Global de Asociados de CWT. Pero, desde luego, la ruta fue de todo menos directa: alquiló un coche para ir desde París hasta el sur de Francia. Desde allí voló hasta Madrid para coger un avión hasta la República Dominicana.
Tras varios días en el centro de mandos de CWT y habiendo pasado varias noches sin dormir, Emmanuel Guirado, vicepresidente de Servicios de Transacciones y para el Viajero de CWT para EMEA (Europa, Oriente Medio y África), reconoce que la nube de ceniza volcánica que provocó el cierre del espacio aéreo de Europa durante varios días ha afectado más a las operaciones de CWT que los trágicos acontecimientos del 11 de septiembre de 2001. Comentó lo siguiente: “Este extraordinario suceso ha tenido repercusiones globales e incluso ahora, varios días después, el sector de los viajes sigue sin operar con normalidad. Miles de pasajeros siguen sin poder volver a sus casas y la capacidad de las aerolíneas es limitada. No esperamos que las operaciones vuelvan a la normalidad hasta principios de la semana que viene.”
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