RRHH Digital. EVER TEAM, líder europeo en software de sistemas de Información Documental y Gestión de Contenidos con presencia en más de veinte países a través de sus filiales, de su red de colaboradores y distribuidores y presente en el mercado español desde 1990 y el Instituto Nacional de Estadística, (INE) han puesto en marcha un proyecto denominado IMAGINE basado en la plataforma EverSuite de EVER TEAM con el socio integrador Tecnocom, que permitirá al INE disponer de un sistema de gestión documental.
Para la elaboración de sus estadísticas, el INE recaba datos de los ciudadanos y las empresas por múltiples canales: mediante entrevista directa en la que el entrevistador hace uso de un dispositivo móvil o cumplimenta un cuestionario en papel: Mediante cuestionarios en papel puestos a disposición de los informantes, a través de entrevistas telefónicas o proporcionando medios de entrada de datos por Internet. La plataforma ECM que EVER TEAM ha proporcionado al INE ha permitido la carga y recuperación de las imágenes digitales de los cuestionarios en papel. Las aplicaciones se han construido básicamente mediante la parametrización del conjunto de módulos de dicha plataforma.
Aún contando con una política de captura de datos multicanal, hay bastantes operaciones estadísticas en las que ha de mantenerse el uso de cuestionarios en papel, que llegan a los servicios centrales de la organización en cantidades que pueden variar entre unos miles para una encuesta a empresas y millones para un censo. Los cuestionarios, siempre que es posible se diseñan para permitir el uso de técnicas de reconocimiento OCR, y sistemáticamente, son escaneados para retirar el papel de circulación, reduciendo costes de transporte y almacenaje y ofreciendo las imágenes de los documentos a todas las unidades técnicas que concurren en las tareas de análisis y depuración de los datos.
Del mismo modo, la Oficina del Censo Electoral, encuadrada en el INE, almacena documentación relacionada con las gestiones de los electores en relación con su inscripción en el Censo electoral, que le llega ya en formato digital desde otros organismos de la Administración Pública relacionados con la gestión electoral.
El Instituto Nacional de Estadística necesitaba contar con un sistema de gestión documental robusto, capacitado para gestionar procesos de carga masiva de imágenes en muy poco tiempo, y ofrecer los documentos a cualquiera de las aplicaciones corporativas preexistentes y a los portales de colaboración entre administraciones a través de servicios web.
El sistema IMAGINE permite la completa trazabilidad de las consultas generadas, dadas las altas exigencias de protección de la información personal y la obligación de salvaguardar el secreto estadístico que rigen en la institución y la exportación o generación de copias de grupos de imágenes cifradas para su entrega a las delegaciones provinciales, o a otras entidades del sistema estadístico nacional. El soporte documental se proporciona tanto a los usuarios internos (analistas y depuradores) como a personal externo, de los organismos estadísticos de las comunidades autónomas, que acceden a datos y documentos a través de portales que usan la intranet interadministrativa. En estos momentos se está procediendo a la carga de 1.400.000 cuestionarios cumplimentados con motivo del reciente Censo Agrario.
Según afirman desde la Subdirección General de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones del INE, “necesitábamos un sistema de gestión documental robusto, capacitado para gestionar procesos de carga masiva de imágenes en muy poco tiempo, y ofrecer los documentos a cualquiera de las aplicaciones corporativas preexistentes y a los portales de colaboración entre administraciones a través de servicios web. EverSuite ha sido la plataforma que ha dado respuesta a estos requerimientos”.
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