RRHH Digital. EVER TEAM, líder europeo en software de sistemas de Información Documental y Gestión de Contenidos con presencia en más de veinte países a través de sus filiales, de su red de colaboradores y distribuidores y presente en el mercado español desde 1990, y la Autoridad Portuaria de Huelva han puesto en marcha un innovador proyecto destinado a la implantación de un Sistema de Gestión Documental que permitirá a los responsables del archivo describir, consultar, recuperar y difundir tanto a usuarios de la propia Autoridad Portuaria como a externos e investigadores, su amplio fondo fotográfico, formado por más de 20.000 fotografías y aproximadamente otros tantos planos que conforman su archivo documental.
Tras un estudio del mercado y de las soluciones existentes, el Puerto de Huelva apostó por la adquisición de la solución CLARA y el OPAC Web, de EVER TEAM. Se trata de un Sistema de Gestión Integral de Archivos, gracias al cual la Autoridad Portuaria ha logrado la descripción de la totalidad del fondo fotográfico del que dispone, así como la asociación de las fotografías a su descripción, lo que permite al usuario tener acceso a través de Internet tanto al documento primario (fotografía), como al secundario (el registro de descripción de la ficha).
En palabras de Ana María Mojarro, Responsable de Archivo de la Autoridad Portuaria de Huelva, “gracias a este proyecto disponemos de una completa y detallada descripción de todos nuestros fondos, permitiendo de ésta forma que cualquier usuario, tanto del puerto como externo, y los numerosos investigadores que trabajan con nosotros, puedan acceder a ellos a través de Internet”.
Diferentes fases
Teniendo en cuenta la envergadura del proyecto, su desarrollo se está llevando a cabo en distintas fases. La primera de ellas consistió en la implantación del sistema de gestión del archivo fotográfico, su digitalización y catalogación. La segunda fase ha contemplado el trabajo sobre el fondo cartográfico. En un siguiente paso se abordará la digitalización de otro tipo de documentos como libros de actas o memorias.
El éxito de este proyecto llevó a la Autoridad Portuaria a plantearse también su integración con el archivo de imágenes. Actualmente se está procediendo a la digitalización del fondo de planos, aproximadamente unos 20.000 y que irá aumentando con la vida del archivo.
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