Una mala gestión del correo electrónico cuesta a las empresas más de 4.000 millones de euros en todo el mundo

RRHH Digital. Contestar a cada e-mail que recibimos de forma automática, disponer de sonido cada vez que entre en la bandeja de entrada un correo o hacer copia a más personas de las necesarias cuando enviamos un e-mail, son sólo algunos ejemplos de malas prácticas a la hora de gestionar el correo en el trabajo. 

Pese a lo que parece, gestionar de un modo adecuado y eficaz el correo que se recibe cada día en la empresa puede aumentar la productividad del empleado e, incluso, mejorar el clima laboral y equilibrar la vida personal y profesional. De hecho, según estudios publicados por Tim Burres experto en la materia y autor de libros sobre el tema, una mala gestión del correo electrónico supone a las empresas una pérdida de más de 4.000 millones de euros en todo el mundo. Y es que, el día a día en el trabajo, se basa, cada vez más, en revisar, responder o borrar correos.

Se ha calculado que un 30% de la jornada laboral se dedica a estos menesteres. Es por este motivo que es de vital importancia utilizar de un modo el correcto el correo para que sea una ayuda y no una amenaza. “Muchas veces no nos damos cuenta de los errores que cometemos a la hora de gestionar nuestro correo porque los cometemos ya de un modo inconsciente. Si lo utilizáramos de un modo más correcto, no sólo lograríamos aumentar nuestra productividad sino que reduciríamos el estrés y el desgaste que puede llegar a suponer el estar “a todas horas” contestando, recibiendo o enviando mails innecesarios”, apunta Ángeles de la Flor, Directora General de Atesora.

Cuidado con los e-mails para todos

Tal y como se ha publicado en diversos estudios, el 70% de los empleados utiliza mal el correo electrónico, con la subsiguiente pérdida de tiempo que esto conlleva. Para hacer un buen uso del correo son muchas las prácticas que pueden ponerse en marcha. “Aunque muchas de las buenas prácticas que podemos poner en marcha para gestionar de un modo eficaz nuestro correo son, aparentemente, obvias, no las percibimos hasta que un experto nos hace caer en ellas”, comenta Ángeles de la Flor y añade “otras, en cambio, no lo son tanto y también es necesaria la ayuda de un profesional que nos indique”. 
 
Una de los principales focos de pérdida de tiempo, aumento del estrés y desmotivación es lo que podría llamarse como el “e-mail para todos”. Es decir, el envío de e-mails con copias, visibles u ocultas, a diversos receptores. Este tipo de copias a diferentes destinatarios en los correos son en un 90% innecesarias y generan pérdida de tiempo en aquellas personas que no tienen una relación directa con el tema que se trata en el mensaje.

Por otro lado, actualmente, debido a la comodidad y ubicuidad del e-mail, acostumbramos a enviar correos de forma aleatoria, en cualquier lugar y momento, sin reparar en si son necesarios o no, o en si el tono era el adecuado. “En los e-mails se pierde mucho de la comunicación verbal y gestual. Por eso, tenemos que tener mucho cuidado con lo que escribimos y cómo lo hacemos y pensar si es totalmente necesario ese mensaje que vamos a escribir o no”, destaca Ángeles de la Flor, a lo que añade “lo escrito, escrito queda, y muchas veces puede dar lugar a desavenencias o malos entendidos, que pueden entorpecer en lugar de ayudar a la comunicación en nuestro trabajo”.

Con el fin de lograr una gestión eficaz del correo electrónico en el trabajo, Atesora, consultora especializada en outplacement, liderazgo, coaching y diagnóstico, en colaboración con Productividad Personal, han organizado un taller gratuito.