ITHcap colabora con Parcesa para mejorar la gestión de la información de sus Recursos Humanos

RRHH Digital. IT for Human capital, (ITHcap), única compañía integradora de Tecnologías de la Información en el departamento de Recursos Humanos , ha puesto en marcha en la empresa funeraria Parcesa, Parques de la Paz, S.A. un proyecto para mejorar la gestión de la información de los Recursos Humanos, mediante la implantación de una solución de control de presencia.
 
Aunque Parcesa ya contaba con un sistema de estas características, que controlaba las entradas y salidas, era necesario mejorar el acceso a la información de forma puntual y responder con más eficiencia a la complejidad de turnos, horarios y perfiles profesionales. Además, según la Directora de RRHH y RSE de Parcesa, Francisca Merino, “la gestión se realizaba en hojas de cálculo y cada responsable de área enviaba un fichero al departamento de RRHH con la distribución de los turnos al iniciar el mes. Al finalizar, se reenviaba dicho fichero con todas las incidencias y se verificaba con la información de RRHH”.
 
Teniendo en cuenta el coste de recursos, las incidencias que estos procedimientos suponían y el incremento de la plantilla en un 40% en 2009, los responsables de Parcesa decidieron implantar un sistema que ahorrara trabajo a los responsables de los diferentes departamentos y que les proporcionara información precisa de la plantilla en cada momento.
 
Para llevar a cabo esta acción, se eligió a ITHcap, empresa que, como comenta Francisca Merino, “entendió rápidamente cuales eran los retos a los que nos enfrentábamos, nuestras necesidades y nuestras exigencias, ofreciéndonos un trato personal y con un gran compromiso”. ITHcap, tras una labor previa de consultoría, decidió implantar el sistema Nettime.
 
La herramienta se ha integrado con el ERP que utiliza la compañía para la gestión de nóminas y con otras fuentes de información. Asimismo, se ha desarrollado un módulo para la extracción de datos y su incorporación al software de gestión empresarial. La fase de implantación y puesta en marcha fue corta y la más ardua.
 
“Capacitar a los responsables de cada área para que  gestionarán sus cuadrantes e incidencias por este sistema, ha sido la labor que más, tiempo ha necesitado (cambiar los hábitos). Cuando los responsables empiezan a obtener los primeros resultados, el proyecto ya va solo”, explica la responsable de Recursos Humanos que, prosigue, “se ha mejorado la gestión de la información, se ha reducido notablemente el número de llamadas a los responsables para recabar información sobre incidencias; y, ha aportado gran valor en la planificación de los recursos, agilidad en los múltiples cambios de horarios, turnos e incidencias”.
 
En cuanto a los beneficios obtenidos, ahora es posible planificar con una visión a largo plazo y gestionar con mayor agilidad los cambios de cuadrantes y los turnos de trabajo para en todo momento tener cubiertas las necesidades de la actividad. Se mejora así la toma de decisiones en los distintos departamentos, el flujo y la visualización de la información mediante el uso de informes y gráficas. Además, se han reducido el número de errores en la planificación y las incidencias, obteniendo así un importante ahorro de las horas dedicadas a la gestión.
 
Asimismo, se ha conseguido ofrecer a las subcontratas el control de sus recursos y la verificación de los servicios ofrecidos. A su vez, los empleados tienen la posibilidad de para obtener rápidamente sus calendarios anuales.
 
Por el momento, el sistema – mediante huella dactilar – está instalado en el Tanatorio de Alcobendas, ya que es el que cuenta con un mayor número de empleados, pero en poco tiempo estará disponible en el resto de instalaciones de la organización (Tanatorio M-40, Tanatorio de Collado Villalba y Cercedilla).