La empresa de selección especializada Michael Page ha automatizado los procesos de comunicación con clientes, empleados y proveedores debido al aumento del volumen de información a gestionar por parte del propio grupo de RRHH.
A causa de este crecimiento, algunos procesos de back-office empezaban a alejarse de los estándares de eficiencia que el Grupo Michael Page requería. Principalmente, se habían identificado puntos susceptibles de mejora en las áreas de proceso de documentos por fax y en las comunicaciones con clientes. La compañía necesitaba una solución que automatizara estos procesos y resolviera los problemas de cuello de botella, instalando así un sistema moderno y rápido de procesos empresariales.
José Ramón Muñoz, director de informática del Grupo Michael Page para Europa del Sur, explica “En Michael Page siempre hemos apostado por la tecnología. Con Esker el envío de documentos por fax integrado, email y correo externalizado dinamiza la gestión de nuestro Grupo, recorta los gastos generales y nos compromete con el medioambiente al reducir nuestro consumo de papel y otros consumibles”.
El proyecto de automatización documental empezó en septiembre de 2007 y se realizó en dos fases diferenciadas. En un primer momento, se procedió al envío y recepción de documentos por fax sobre IP para las oficinas de España y Portugal. De este modo, aprovechando la infraestructura de VoIP existente, se integró la solución Esker Fax con Microsoft Exchange y así se habilitó el envío y la recepción de unos 36.000 faxes anuales desde Outlook. Más adelante, se incluyó también la gestión de faxes para Turquía.
En la segunda fase, a principios de 2008 se procedió a la externalización del envío de facturas, remitiéndolasa los clientes españoles desde la plataforma Esker Mail On Demand. De esta manera las facturas se formatean con Esker DeliveryWare y se envían en formato tradicional al centro de producción de correo postal de Esker en España donde se realiza la impresión, ensobrado y puesta en correo. Michael Page recibe entonces las notificaciones correspondientes de recepción y/o no recepción de cada una de estas facturas.
“Gracias a las 12.000 facturas que vamos a enviar a través de la plataforma Esker Mail On Demand cada año, además de los 36.000 faxes recibidos o enviados con Esker, estamos ahorrando la compra de 240 kg de papel, equivalentes a cuatro árboles, miles de euros en tóner y en el mantenimiento de máquinas. Y sobre todo, estamos mejorando nuestra eficiencia gracias a la reducción del tiempo dedicado a la gestión, la producción y el envío de dichas facturas”, concluye José Ramón Muñoz.
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