Coordinar la agenda del jefe, atender llamadas, trámites burocráticos, son las tareas que, hasta el momento eran las habituales en la profesión de secretaria. Sin embargo, los tiempos han cambiado, y además, de éstas, la evolución del mercado exige nuevas funciones y conocimientos que hacen de la secretaria un profesional “todo terreno”. Pero, ¿cuáles son esas nuevas funciones que desbancan por completo la idea de la secretaria “florero”? “la tecnología ha hecho necesario un cambio en la profesión y actividades administrativas muy rutinarias han dado paso a otras que implican gestión, negociación, resolución de conflictos. En realidad es una actitud para asumir funciones con absoluta responsabilidad.
Hoy en día los directivos buscan apoyo a su gestión y eso lo consiguen a través de ayudantes muy preparadas”, afirma Elisa del Pino, Presidenta del Consejo Profesional del Secretariado y Directora del claustro de profesores del Máster Internacional Ejecutivo para Ayudantes de Dirección y PA (Personal Assistants) organizado por SecretariaPlus. Y es que la secretaria actual ha pasado de sólo atender llamadas a ser miembro con voz y voto y gran poder de decisión en los comités de dirección.
Elisa del Pino advierte de la necesidad de adaptarse a la demanda a través de la adquisición de nuevos conocimientos en las materias demandadas en el mercado actual, “la secretaria actual debe formarse en habilidades directivas, organización y planificación, por supuesto estar al día en los avances tecnológicos, no olvidar la siempre asignatura pendiente de los idiomas, pero insisto, el futuro de la secretaria pasa por gestionar con eficacia determinadas competencias que hasta ahora estaban exclusivamente en manos de los directivos”.
Según un estudio elaborado por secretariaplus.com el profesional del secretariado tiene un nivel de formación más alto; así, el 74% de las secretarias tiene estudios universitarios o de secretariado. Sin embargo, los retos actuales de la economía exigen profesionales que se adapten a todas las situaciones; en estos tiempos que corren, apuesto por formación continuada, los más preparados y mejores aguantarán mejor el tirón, por eso no podemos “dormirnos en los laureles”. Por este motivo, ya se ha roto con mitos como el de “chica para todo” de la secretaria, “se ha terminado con la idea de pensar que ser secretaria es fácil y el confundir cualquier otro trabajo administrativo con las funciones de una secretaria ejecutiva”.
Temas financieros, labores de recursos humanos, apoyo al departamento comercial, asistencia a comités de dirección, puesta en marcha de temas de calidad y medio ambiente, organización de actos o prevención en riesgos laborales son algunas de las nuevas funciones o responsabilidades de la secretaria actual. Dichas funciones suponen una formación que contemple habilidades como management, recursos humanos, marketing o negociación.
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